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文書配付

文書配付機能の権限を設定する

対象:
有料オプション

文書配付機能では、SmartHR基本機能で設定している権限ごとに、依頼グループの作成や依頼の送信などの業務担当者向け機能を利用するかどうかや、閲覧できる書類の範囲を設定できます。

権限の設定手順

1. 文書配付メニューにある[設定]>[権限設定]を押す

文書配付メニューの[設定]>[権限設定]を押し、[権限設定]画面に移動します。

2. [編集]を押す

権限設定をしたい項目の[編集]を押すと、権限の編集画面が表示されます。

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3. 設定項目を選択し、[保存]を押す

各権限の閲覧範囲と利用できる機能を設定します。

はじめに、[業務担当者向け機能の利用][しない][する]かを選んでください。

[しない]を選ぶと、従業員自身が受け取る依頼・書類のみ、受信ボックスから確認できます。

[する]を選ぶと、[閲覧できる依頼・書類の範囲][利用できる機能]を設定できるようになります。

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最後に [保存]を押すと、権限の設定が反映されます。

各項目の詳細

権限名

SmartHRに登録している [権限]の名前を表示しています。

変更する場合は、SmartHR基本機能の [共通設定]>[権限]から編集してください。

変更後、文書配付機能の [権限一覧]画面の [権限を同期]を押すと、変更が反映されます。

権限とは

権限設定の[従業員関連]>[操作できる範囲]とは

業務担当者向け機能の利用

該当の権限が、依頼グループの閲覧や依頼の送信などの業務担当者向け機能を利用するかを設定します。

[する]を選ぶと、[閲覧できる依頼・書類の範囲][利用できる機能]を変更できます。

閲覧できる依頼・書類の範囲

閲覧できる依頼の範囲

[業務担当者向け機能の利用][しない]になっている場合、閲覧できる依頼の範囲は [本人への依頼のみ]になります。

[業務担当者向け機能の利用][する]になっている場合、閲覧できる依頼の範囲はSmartHR基本機能で設定している [操作できる範囲]と同じ範囲になります。

変更する場合は、[共通設定]>[権限]から編集し、[権限一覧]画面の [権限を同期]を押してください。

権限設定の[従業員関連]>[操作できる範囲]とは

閲覧できる書類の範囲

[業務担当者向け機能の利用][しない]になっている場合、閲覧できる書類の範囲は[本人への書類のみ]になります。

[業務担当者向け機能の利用][する]になっている場合、[本人+閲覧できる依頼の書類]も選択できます。

利用できる機能

依頼グループの操作

項目内容
依頼グループの作成依頼グループの作成と依頼グループ名の編集ができるようになります。
従業員へ文書配付をする
なお、書類セットを使用する場合は、この権限に紐づく書類セットの設定も別途必要になります。
書類セットの使用方法は、書類セットを作成するを参照してください。
PDF書類の配付PDF書類の配付ができるようになります。
既存のPDFファイルを書類として配付する
PDF書類の合意の要否設定PDF書類の合意の要否を設定できるようになります。
既存のPDFファイルを書類として配付する
依頼グループのアーカイブ依頼グループをアーカイブできるようになります。
依頼グループの削除依頼グループを削除できるようになります。
依頼グループを削除する
閲覧設定の操作依頼グループの閲覧権限を操作できるようになります。
文書配付機能の依頼グループの閲覧設定をする
通知メールの設定依頼グループごとの通知メール設定でメールの内容を編集できるようになります。
依頼グループごとに通知メールを編集する
依頼の自動再送設定依頼ステータスが未完了の従業員に対する自動再通知の頻度を設定できるようになります。
依頼の再通知(リマインド)を設定する

依頼の操作

項目内容
依頼の作成・追加閲覧可能な依頼グループに対して、依頼を送信対象となる従業員を追加(一括追加も含む)できるようになります。
なお、[閲覧できる依頼の範囲]に含まれない従業員は、追加することはできません。
従業員へ文書配付をする > 依頼グループに依頼対象従業員を追加する
依頼グループに従業員を一括追加する
また、閲覧可能な依頼グループに対して、書類の再作成ができるようになります。再作成を行なうと、 [下書き]タブにあるすべての依頼に更新内容が反映されます。
閲覧権限のない依頼にも反映されます。
Q. 書類テンプレートを更新した場合、依頼に含まれる書類に更新内容を反映できますか?
依頼の送信・取り消し閲覧可能な依頼を送信・再送・取り消しできるようになります。
従業員へ文書配付をする > 依頼グループ詳細画面から、依頼を送信
従業員への依頼を取り消す
依頼の削除閲覧可能な依頼を削除できるようになります。

書類の操作

項目内容
CSV挿入用テンプレート変数への一括挿入閲覧可能な依頼グループに含まれる閲覧可能な依頼に対して、CSV挿入用テンプレート変数の一括挿入ができるようになります。
SmartHRの従業員項目以外のデータを書類テンプレートに挿入する
PDFファイルのアップロード閲覧可能な依頼グループに含まれる閲覧可能な依頼に対して、PDFファイルのアップロードができるようになります。
[同じPDFファイルの一括アップロード]と[別々のPDFファイルの一括アップロード]どちらの操作も可能です。
該当のアカウントが行なったバックグラウンド処理の一覧も確認できるようになります。
PDF書類にPDFファイルをまとめてアップロードする
なお、閲覧できる書類の範囲が[本人の書類のみ]の場合は、PDFファイルのアップロードはできません。
書類の一括ダウンロード閲覧可能な依頼グループに含まれる書類の一括ダウンロードができるようになります。
依頼に含まれる書類のPDFを一括ダウンロードする
なお、閲覧できる書類の範囲が[本人の書類のみ]の場合は、書類の一括ダウンロードはできません。
書面での通知が必要な書類の管理閲覧可能な依頼に書面での通知が必要な書類がある場合、ダッシュボードに[書面での通知が必要な書類]が表示され、書類の管理ができるようになります。
書類詳細画面では、[書面での通知管理]へのチェック、コメント入力と、保存ができます。
なお、閲覧できる書類の範囲が[本人の書類のみ]の場合は、[書面での通知が必要な書類一覧]に該当の書類は表示されません。
従業員情報の再取得書類に反映する従業員情報の再取得ができるようになります。
書類の破棄依頼・実行閲覧可能な依頼グループに含まれる書類の破棄依頼・破棄の実行・破棄依頼の再送・破棄依頼の取り消しができるようになります。
合意済み書類を破棄する

契約更新の操作

項目内容
契約更新管理・契約更新グループの操作契約更新管理機能を使えるようになります。
契約更新グループ詳細画面から依頼グループを作成する場合には、[依頼グループの作成][依頼の作成・追加]の権限も必要です。
契約更新管理機能を使って、契約更新の依頼を作成する