依頼グループを作成する
- 対象:
- 有料オプション
文書配付機能は、従業員宛に合意書類や確認書類を送信し、合意・確認をしてもらう機能です。
従業員に対してさまざまな書類を送信することを、文書配付と呼んでいます。
文書配付をするには、まず依頼グループを作成します。
このページでは、依頼グループを作成する手順について説明します。
依頼グループとは
依頼グループとは、任意の書類セットもしくはPDF書類と、依頼対象従業員を関連づけるためのグループです。
依頼グループ作成後は、書類セットおよびPDF書類の変更はできません。
1. ［+ 従業員への文書配付をはじめる］を押す
文書配付メニューの［ダッシュボード］>［+ 従業員への文書配付をはじめる］を押すと、［依頼グループの作成］画面が表示されます。
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2. ［配付する書類］を選択する
最初に、従業員に配付する書類を選択します。
書類テンプレートから作成する場合は、［書類セット］にチェックを入れ、作成済みのPDFファイルを送信する場合は、［PDF書類］にチェックを入れます。
片方のみ、両方、いずれも選択できます。
チェックを入れ、［次へ］を押すと、依頼に使用する書類を選択する画面が表示されます。
3. 書類を選択し、［次へ］を押す
次に、依頼に使用する書類を選択します。
前の画面で［書類セット］［PDF書類］のいずれかを選んだ場合、画面には選択した書類のみ表示されます。
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書類セットを選択する場合
あらかじめ書類テンプレートを作成し、 書類セットの作成を済ませておく必要があります。
［書類セットを選択］を押すと、使用できる書類セット一覧が表示されます。
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使用できる書類セット一覧では、書類セット名で検索ができます。［書類テンプレート］欄には、書類セットに含まれる書類テンプレート名が表示されます。
使いたい書類セットを選択し、［選択］を押します。
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選択した書類セットと、書類セットに含まれる書類テンプレートが［依頼グループの作成］画面に表示されます。
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PDF書類を追加する場合
PDF書類として送る、PDFファイルの書類名を設定します。
実際に送信するPDFファイルのアップロードは、依頼グループ作成時には行ないません。
「＋PDF書類を追加」を押し、［書類名］の入力と［合意の要否］を設定します。
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ここで入力した書類名は、従業員に配付時に表示されます。（書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます）
PDF書類の書類名は、あとから変更できません。
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依頼に使用する書類の選択を終えたら、［次へ］を押します。
4. 通知メール設定と閲覧設定をし、［次へ］を押す
通知メールと閲覧権限の設定します。
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通知メール設定
依頼送信時・依頼再送時・依頼完了時に送るメールのフォーマットを選択できます。
使用するメールフォーマットは、依頼グループ作成後も変更できます。
書類セットを使用する場合は、書類セットに設定されているフォーマットが自動適用されます。
PDF書類のみを使用する場合は、標準メールフォーマットが自動適用されます。
閲覧設定
依頼グループを閲覧できる権限を設定できます。
閲覧設定は、依頼グループ作成後も変更できます。
「すべての業務担当者」を選択すると、権限設定で「業務担当者むけ機能の利用：する」に設定しているすべての権限が閲覧できるようになります。
「指定した権限のみ」を選択すると、管理者と指定した権限以外は閲覧できません。
5. ［依頼グループ名］ を入力し、［作成］ を押す
次に、作成した依頼グループに対して、依頼グループ名をつけます。
［依頼グループ名］を入力して［作成］を押すと、依頼グループの新規作成が完了します。
このあとの手順については、以下を参照してください。