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文書配付

依頼グループを作成する

対象:
有料オプション

文書配付をするには、まず依頼グループを作成します。

このページでは、依頼グループを作成する手順について説明します。

1. [従業員への文書配付をはじめる]を押す

文書配付メニューの[ダッシュボード]>[従業員への文書配付をはじめる]を押すと、[依頼グループの作成]画面が表示されます。

2. [配付する書類]を選択する

書類テンプレートから作成する場合は、[書類セット]にチェックを入れ、作成済みのPDFファイルを送信する場合は、[PDF書類]にチェックを入れます。 片方のみ、両方、いずれも選択できます。

次へ]を押すと、依頼に使用する書類を選択する画面が表示されます。

3. 書類を選択し、[次へ]を押す

前の画面で[書類セット][PDF書類]のいずれかを選んだ場合、画面には選択した書類のみ表示されます。

依頼グループの作成(1/2)画面のスクリーンショット画像を表示する

書類セットを選択する場合

[書類セットを選択]を押すと、使用できる書類セット一覧が表示されます。 使いたい書類セットを選択し、[選択]を押すと、選択した書類セットと、書類セットに含まれる書類テンプレートが[依頼グループの作成]画面に表示されます。

PDF書類を追加する場合

PDF書類として送る、PDFファイルの書類名を設定します。 [+PDF書類を追加]を押し、[書類名]を入力して[合意の要否]を設定します。

ここで入力した書類名は、従業員に配付時に表示されます。(書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます)

PDF書類の書類名は、あとから変更できません。

SmartHR_____-1.png画像を表示する

依頼に使用する書類の選択を終えたら、[次へ]を押します。

4. 通知メール設定と閲覧設定をし、[次へ]を押す

通知メール設定

依頼送信時・依頼再送時・依頼完了時に送るメールのフォーマットを選択できます。

使用するメールフォーマットは、依頼グループ作成後も変更できます。

書類セットを使用する場合は、書類セットに設定されているフォーマットが自動適用されます。

PDF書類のみを使用する場合は、標準メールフォーマットが自動適用されます。

閲覧設定

依頼グループを閲覧できる権限を設定できます。

閲覧設定は、依頼グループ作成後も変更できます。

「すべての業務担当者」を選択すると、権限設定で「業務担当者むけ機能の利用:する」に設定しているすべての権限が閲覧できるようになります。

「指定した権限のみ」を選択すると、管理者と指定した権限以外は閲覧できません。

5. [依頼グループ名] を入力し、[作成] を押す

次に、作成した依頼グループに対して、依頼グループ名をつけます。

[依頼グループ名]を入力して[作成]を押すと、依頼グループの新規作成が完了します。

このあとの手順については、以下を参照してください。

依頼グループに従業員を追加する