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文書配付

従業員へ文書配付をする

対象:
有料オプション

文書配付機能は、従業員宛に合意書類や確認書類を送信し、合意・確認をしてもらう機能です。

従業員に対してさまざまな書類を送信することを、文書配付と呼んでいます。

このページでは、管理者が従業員宛に文書を送付する一連の流れについて、説明します。

依頼グループを作成する

文書配付をするには、まず依頼グループを作成します。

依頼グループとは、任意の書類セットもしくはPDF書類と、依頼対象従業員を関連づけるためのグループです。

依頼グループ作成後は、書類セットおよびPDF書類の変更はできません。

依頼対象従業員はあとから追加可能です。ただし、同じ従業員に対する送信は、1回限りです。

1. [+ 従業員への文書配付をはじめる]をクリック

文書配付メニューの[ダッシュボード]>[+ 従業員への文書配付をはじめる]をクリックすると、[依頼グループの作成]画面が表示されます。

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2. [配付する書類]を選択する

最初に、従業員に配付する書類を選択します。

書類テンプレートから作成する場合は、[書類セット]にチェックを入れ、作成済みのPDFファイルを送信する場合は、[PDF書類]にチェックを入れます。

片方のみ、両方、いずれも選択できます。

チェックを入れ、[次へ]をクリックすると、依頼に使用する書類を選択する画面が表示されます。

3. 書類を選択し、[次へ]をクリック

次に、依頼に使用する書類を選択します。

前の画面で[書類セット][PDF書類]のいずれかを選んだ場合、画面には選択した書類のみ表示されます。

mceclip2.png画像を表示する

書類セットを選択する場合

あらかじめ書類テンプレートを作成し、 書類セットの作成を済ませておく必要があります。

[書類セットを選択]をクリックすると、使用できる書類セット一覧が表示されます。

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書類セットを選択し、[選択]をクリックします。

[書類テンプレート]欄には、書類セットに含まれる書類テンプレート名が表示されます。

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選択した書類セットと、書類セットに含まれる書類テンプレートが[依頼グループの作成]画面に表示されます。

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PDF書類を追加する場合

PDF書類として送る、PDFファイルの書類名を設定します。

実際に送信するPDFファイルのアップロードは、依頼グループ作成時には行いません。

「+PDF書類を追加」をクリックし、[書類名]の入力と[合意の要否]を設定します。

SmartHR_____.png画像を表示する

ここで入力した書類名は、従業員に配付時に表示されます。(書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます)

PDF書類の書類名は、あとから変更できません。

SmartHR_____-1.png画像を表示する

依頼に使用する書類の選択を終えたら、[次へ]をクリックします。

4. 通知メール設定と閲覧設定をし、[次へ]をクリック

通知メールと閲覧権限の設定します。

mceclip0.png画像を表示する

通知メール設定

依頼送信時・依頼再送時・依頼完了時に送るメールのフォーマットを選択できます。

使用するメールフォーマットは、依頼グループ作成後も変更できます。

書類セットを使用する場合は、書類セットに設定されているフォーマットが自動適用されます。

PDF書類のみを使用する場合は、標準メールフォーマットが自動適用されます。

閲覧設定

依頼グループを閲覧できる権限を設定できます。

閲覧設定は、依頼グループ作成後も変更できます。

「すべての業務担当者」を選択すると、権限設定で「業務担当者むけ機能の利用:する」に設定しているすべての権限が閲覧できるようになります。

「指定した権限のみ」を選択すると、管理者と指定した権限以外は閲覧できません。

5. [依頼グループ名] を入力し、[作成] をクリック

次に、作成した依頼グループに対して、依頼グループ名をつけます。

[依頼グループ名]を入力して[作成]をクリックすると、依頼グループの新規作成が完了し、[依頼対象従業員の選択]画面に切り替わります。

依頼グループに依頼対象従業員を追加する

6. 依頼を送りたい従業員を選択し、[追加]をクリック

依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、[追加]をクリックすると、従業員が依頼グループに追加されます。

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大量の依頼対象従業員を一度に追加する場合は、[社員番号から従業員を一括で追加]を利用すると作業が軽減されます。

依頼グループ詳細画面から、依頼を送信

7. 依頼する従業員を選択し、[依頼を一括送信]をクリック

配付する書類の内容を確認後、依頼したい従業員にチェックを入れ [依頼を一括送信]をクリックすると、従業員に依頼を送信します。

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書類の作成の準備を終えていないと、依頼を送信できません。

  • 書類テンプレートで設定されている[入力必須項目]のデータが、SmartHRの従業員情報に登録されていない
  • [CSV挿入用テンプレート変数]の挿入が終わっていない
  • [PDF書類]にPDFファイルのアップロードが終わっていない

8. [未完了]をクリックし、依頼が送られたことを確認する

依頼が送信された従業員は、[未完了]タブの一覧に表示されます。

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依頼ステータスの意味

下書き書類テンプレートから、従業員ごとの書類を作成する準備が整っていない状態。
もしくは、従業員から依頼が差し戻された状態。
書類準備中依頼対象の従業員が SmartHR にログインできる状態になっていない状態。
このあと、SmartHR への招待を行なうことで、依頼が送信されます。
未完了従業員に依頼を送信し、従業員による書類の確認・合意を待っている状態。
完了従業員が、依頼に含まれるすべての書類の確認・合意をした状態。

従業員に依頼を通知する

依頼送信時には、SmartHR から従業員宛に通知メールが自動的に送信されます。

依頼後に、リマインドメールを送ったり、従業員ごとに再通知もできます。