従業員へ文書配付をする

文書配付機能は、従業員宛に合意書類や確認書類を送信し、合意・確認をしてもらう機能です。

従業員に対してさまざまな書類を送信することを、文書配付と呼んでいます。

このページでは、管理者が従業員宛に文書を送付する一連の流れについて、説明します。

依頼グループを作成する

文書配付をするには、まず依頼グループを作成します。

依頼グループとは、任意の書類セットもしくはPDF書類と、依頼対象従業員を関連づけるためのグループです。

依頼グループ作成後は、書類セットおよびPDF書類の変更はできません。

依頼対象従業員はあとから追加可能です。ただし、同じ従業員に対する送信は、1回限りです。

1. ［+ 従業員への文書配付をはじめる］を押す

文書配付メニューの［ダッシュボード］>［+ 従業員への文書配付をはじめる］を押すと、［依頼グループの作成］画面が表示されます。

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2. ［配付する書類］を選択する

最初に、従業員に配付する書類を選択します。

書類テンプレートから作成する場合は、［書類セット］にチェックを入れ、作成済みのPDFファイルを送信する場合は、［PDF書類］にチェックを入れます。

片方のみ、両方、いずれも選択できます。

チェックを入れ、［次へ］を押すと、依頼に使用する書類を選択する画面が表示されます。

3. 書類を選択し、［次へ］を押す

次に、依頼に使用する書類を選択します。

前の画面で［書類セット］［PDF書類］のいずれかを選んだ場合、画面には選択した書類のみ表示されます。

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書類セットを選択する場合

あらかじめ書類テンプレートを作成し、 書類セットの作成を済ませておく必要があります。

［書類セットを選択］を押すと、使用できる書類セット一覧が表示されます。

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使用できる書類セット一覧では、書類セット名で検索ができます。［書類テンプレート］欄には、書類セットに含まれる書類テンプレート名が表示されます。

使いたい書類セットを選択し、［選択］を押します。

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選択した書類セットと、書類セットに含まれる書類テンプレートが［依頼グループの作成］画面に表示されます。

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PDF書類を追加する場合

PDF書類として送る、PDFファイルの書類名を設定します。

実際に送信するPDFファイルのアップロードは、依頼グループ作成時には行いません。

「＋PDF書類を追加」を押し、［書類名］の入力と［合意の要否］を設定します。

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ここで入力した書類名は、従業員に配付時に表示されます。（書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます）

PDF書類の書類名は、あとから変更できません。

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依頼に使用する書類の選択を終えたら、［次へ］を押します。

4. 通知メール設定と閲覧設定をし、［次へ］を押す

通知メールと閲覧権限の設定します。

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通知メール設定

依頼送信時・依頼再送時・依頼完了時に送るメールのフォーマットを選択できます。

使用するメールフォーマットは、依頼グループ作成後も変更できます。

書類セットを使用する場合は、書類セットに設定されているフォーマットが自動適用されます。

PDF書類のみを使用する場合は、標準メールフォーマットが自動適用されます。

閲覧設定

依頼グループを閲覧できる権限を設定できます。

閲覧設定は、依頼グループ作成後も変更できます。

「すべての業務担当者」を選択すると、権限設定で「業務担当者むけ機能の利用：する」に設定しているすべての権限が閲覧できるようになります。

「指定した権限のみ」を選択すると、管理者と指定した権限以外は閲覧できません。

5. ［依頼グループ名］ を入力し、［作成］ を押す

次に、作成した依頼グループに対して、依頼グループ名をつけます。

［依頼グループ名］を入力して［作成］を押すと、依頼グループの新規作成が完了し、［依頼対象従業員の選択］画面に切り替わります。

依頼グループに依頼対象従業員を追加する

6. 依頼を送りたい従業員を選択し、［追加］を押す

依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、［追加］を押すと、従業員が依頼グループに追加されます。

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大量の依頼対象従業員を一度に追加する場合は、［社員番号から従業員を一括で追加］を利用すると作業が軽減されます。

依頼グループ詳細画面から、依頼を送信・依頼の送信を予約

7. 書類に不備がないか確認する

書類の内容に問題がないかを確認してください。 また、以下のように書類の準備を終えていない場合、依頼を送信できません。

• 書類テンプレートで設定されている［入力必須項目］のデータが、SmartHRの従業員情報に登録されていない
• ［CSV挿入用テンプレート変数］の挿入が終わっていない
• ［PDF書類］にPDFファイルのアップロードが終わっていない

8. 依頼を送信する

依頼を送信する場合、［今すぐ送信］と［送信を予約］の2つの方法があります。

今すぐ送信

依頼グループ詳細画面で、依頼したい従業員にチェックを入れ ［依頼を一括送信］>［今すぐ送信］を押します。依頼が［依頼中］タブに移動し、送信の処理が完了した依頼から順次、［未完了］タブに移動します。

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送信を予約

依頼グループ詳細画面で、依頼したい従業員にチェックを入れ ［依頼を一括送信］>［送信を予約］を押すと、送信予定日時を選択する画面が表示されます。

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日時を選択し［予約］を押します。依頼が［依頼中］タブに移動し、予約の処理が完了した依頼から順次、［予約中］タブに移動します。

送信予定日時になると、従業員に送信され［未完了］タブに移動します。書類の内容は予約をした時点の従業員情報が反映されて送られます。

予約直後の送信予定日時を指定した場合には、処理状況によって従業員に遅れて届く場合があります。

送信もしくは送信を予約したい依頼が1件の場合には、依頼の右側の［…］メニューからも予約できます。

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依頼ステータスの意味

ステータス名	意味
下書き	書類テンプレートから、従業員ごとの書類を作成する準備が整っていない状態。 もしくは、従業員から依頼が差し戻された状態。
依頼中	依頼の送信を準備している状態。
書類準備中	依頼対象の従業員が SmartHR にログインできる状態になっていない状態。 このあと、SmartHR への招待を行なうことで、依頼が送信されます。
作成失敗	書類テンプレートで必須項目に設定された情報が SmartHR に未登録のため書類の作成に失敗している状態。
予約中	依頼の送信を予約し、送信予定日時に送信されるのを待っている状態。
未完了	従業員に依頼を送信し、従業員による書類の確認・合意を待っている状態。
差し戻し	従業員が依頼を差し戻した状態。
完了	従業員が、依頼に含まれるすべての書類の確認・合意をした状態。

従業員に依頼を通知する

依頼送信時には、SmartHR から従業員宛に通知メールが自動的に送信されます。

依頼後に、リマインドメールを送ったり、従業員ごとに再通知もできます。