書類テンプレートを作成・編集する

書類テンプレートとは

従業員に配付する書類のひな形を 書類テンプレート と呼びます。

書類テンプレート内に テンプレート変数 を挿入しておくと、依頼時に従業員ごとの情報を差し込んだ書類を作成できます。

詳しい操作手順は、SmartHRの従業員項目を書類テンプレートに挿入するを参照してください。

書類テンプレートを作成する

1. ［設定］ > ［書類テンプレート］をクリック

文書配付メニューから［設定］をクリックし、プルダウンリストにある［書類テンプレート］をクリックして、書類テンプレート一覧画面を表示します。

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2. ［+ テンプレートの作成］をクリック

書類テンプレート一覧画面右にある［+ テンプレートの作成］をクリックすると、［テンプレートのタイプを選択］画面が表示されます。

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3. 書類のタイプを選択する

［テンプレートのタイプを選択］画面で、テンプレートから作成する書類が ［合意が必要な書類］か ［合意がいらない書類］かを選択します。

［作成］をクリックして、 書類テンプレートの作成画面に移動します。

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合意が必要な書類 は、従業員に合意を依頼する書類です。

受け取った従業員は内容を確認し、合意した場合は署名をします。

合意が必要な書類 は、差し戻し と 破棄 ができます。

合意がいらない書類 は、従業員に確認を依頼する書類です。

受け取った従業員は内容を確認します。

4. テンプレート名を入力する

テンプレート名 を入力します。 テンプレート名は2種類設定できます。

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[従業員向けテンプレート名] は、従業員にも公開される名前です。

従業員宛の合意依頼メールに書類の名前として、表示されます。

「雇用契約書」や「条件通知書」などの一般的な名称を入力してください。

[管理者向けテンプレート名] は、管理者が用途を把握しやすいよう、別途設定できる名前です。

従業員に対しては公開されません。

管理者向けテンプレート名が設定されている場合、ダッシュボードや管理画面上での書類テンプレート名にはこちらが用いられます。

「雇用契約書（2020年4月入社用）」「条件通知書（外国籍アルバイト用）」など、管理用の情報をテンプレート名に含めることができます。

5. 書類の文面を作成し、[登録] をクリック

[レイアウト] エリアで書類の文面を作成し、 [登録] をクリックして保存します。

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書類テンプレート一覧 画面に切り替わり、書類テンプレートが追加されます。

登録した書類テンプレートのレイアウトを確認するには、テンプレート名 をクリックしてテンプレートの詳細画面に移動します。

テンプレート詳細画面では、配付する書類のプレビューやテンプレートの編集などの操作ができます。

書類テンプレートを編集する

1. 書類テンプレート詳細画面で［編集］をクリック

書類テンプレート詳細画面右上の［編集］をクリックして、書類テンプレートの編集画面を表示します。

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2. 必要な編集をして、［次へ］をクリック

テンプレートの編集画面で、内容を変更します。

更新を終えたら、［次へ］をクリックします。（ステータスが［下書き］の場合のボタンは［更新］です）

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3. 変更概要の入力ダイアログの［更新］をクリック

ステータスが「使用中」の書類テンプレートを編集して保存すると、変更履歴のコメントを記入する画面が表示されます。

変更点を記録しておくと、バージョン管理をする際に便利です。

書類テンプレートのバージョン管理に関しては、書類テンプレートを管理するで説明しています。

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