書類テンプレートを作成・編集する

文書配付機能では、従業員に配付する書類のひな形を書類テンプレートとして作成して使用します。

書類テンプレートを作成・編集する手順と、変更履歴を確認する手順を説明します。

書類テンプレートを作成する

文書配付メニューの［設定］>［書類テンプレート］を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。

［＋テンプレートの作成］を押すと、テンプレートのタイプを選択する画面が表示されます。

作成する書類テンプレートを、従業員の合意が必要な書類とするかどうかを選択します。合意が必要な書類の場合、従業員と合意するか、従業員の関係者と合意するかを選択します。 ［作成］を押すと、書類テンプレートの作成画面に移動します。

［従業員向けテンプレート名］と、任意で［管理者向けテンプレート名］を入力します。［従業員向けテンプレート名］は、書類配付時、書類名として従業員側に表示されます。

［レイアウト］欄に、書類のひな形に含めたい情報を入力します。

［レイアウト］欄の編集が完了したら［登録］を押して、書類テンプレートを登録します。

書類テンプレートを就労条件通知を含む書類として扱う場合は、［このテンプレートを就労条件に関する通知（労働条件通知書または就業条件明示書）として扱いますか？］で［はい］を選択して登録します。

書類テンプレートを登録すると、書類テンプレート一覧画面に戻ります。

登録した書類テンプレートのテンプレート名を押して詳細画面を開き、「テンプレート詳細」で表示内容を確認します。

文書配付メニューの［設定］>［書類テンプレート］を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。編集したい書類テンプレートのテンプレート名を押して、書類テンプレート詳細画面を開きます。

画面右上の［編集］を押して、書類テンプレート編集画面を開きます。

必要な箇所を編集します。編集が完了したら、書類テンプレートの使用状況が［未使用］の場合は［更新］を押して書類テンプレートを更新します。使用状況が［使用中］の場合は［次へ］を押します。

書類テンプレートの使用状況が［使用中］の場合は、変更概要を入力する画面が表示されます。変更概要の入力は任意ですが、変更点を記録しておくと、書類テンプレートのバージョンを管理しやすくなります。変更点を入力して［更新］を押します。

書類テンプレートを更新すると、書類テンプレート一覧画面に戻ります。

更新した書類テンプレートのテンプレート名を押して詳細画面を開き、「テンプレート詳細」で表示内容を確認します。

［使用中］の書類テンプレートを編集した場合、変更履歴が記録され、変更概要に入力したコメントや変更前のバージョンの内容を確認できます。

文書配付メニューの［設定］>［書類テンプレート］を押して、書類テンプレート一覧画面を開きます。変更履歴を確認したい書類テンプレートのテンプレート名を押して、書類テンプレート詳細画面を開きます。

画面右上の［…］メニュー>［変更履歴を表示］を押して、変更履歴画面を開きます。

［変更概要］欄には、バージョン作成者が変更概要に入力したコメントが表示されています。

［変更バージョン］欄のリンクを開くと、変更バージョンの詳細画面が開き、詳細を確認できます。

なお、バージョン作成者本人のみ、変更バージョンの詳細画面から［変更概要］を編集できます。

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