就労条件通知を含む書類を送る方法
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就労条件通知を含む書類(労働条件通知書または就業条件明示書)を文書配付機能で交付する方法を説明します。
就労条件通知を含む書類を文書配付機能で交付する条件
2019年4月より、就労条件通知を含む書類は、電磁的方法(メール・PDFファイル等)による交付が可能になりました。
労働基準法 第15条第1項及び、労働基準法施行規則 第5条第4項に基づき、交付には以下のような条件があります。
- 労働者自身が電子通知を希望した場合のみ電子化が可能
- 労働者が希望しない場合は、いままで通り書面での通知が必要
- 労働者が電子通知を希望したこと・実際に通知を受けたことの証跡を残す
そのためSmartHRでは、就労条件通知を含む書類を送る場合には、「電子通知を希望する/しない」の確認手順を設けています。
就労条件通知を含む書類を送る方法
1. 就労条件通知として扱う書類テンプレートを作成する
書類テンプレートを作成・編集する を参照し、書類テンプレートを作成します。
[このテンプレートを就労条件に関する通知(労働条件通知書または就業条件明示書)として扱いますか?]で[はい]を選びます。
[はい]を選ぶと、従業員が書類詳細画面を開いたときに「電子通知を希望する/しない」の確認画面が表示されます。
2. 書類セットを作成する
就労条件通知として扱う書類テンプレートを含め、書類セットを作成します。
詳しい手順は、書類セットを作成・編集する を参照してください。
3. 従業員に書類を配付する
該当の書類セットを使用し、従業員に書類を配付します。