ヘルプセンター
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文書配付

依頼を送信する・送信を予約する

対象:
有料オプション

作成した書類を確認し、依頼を送信または依頼の送信を予約する方法を説明します。

1. 書類に不備がないか確認する

送信する前に、書類の内容に問題がないかを確認してください。

以下のように書類の準備を終えていない場合、依頼を送信できません。

  • 書類テンプレートで設定されている[入力必須項目]の従業員情報が登録されていない
  • [CSV挿入用テンプレート変数]の挿入が終わっていない
  • [PDF書類]にPDFファイルのアップロードが終わっていない
  • 依頼に含まれるすべての書類の承認が完了していない

準備を終えていない場合、依頼グループ詳細画面の依頼一覧に、以下のようなメッセージが表示されます。メッセージごとに必要な手順を参照し、準備を完了してください。

表示されるメッセージ必要な手順
書類の作成に失敗しました。必須項目の内容を確認してください。Q. 「書類の作成に失敗しました。必須項目の内容を確認してください。」と表示される場合は?
CSV挿入用テンプレート変数にデータが挿入されていません。CSV挿入用テンプレート変数にデータを挿入する
PDFファイルがアップロードされていません。PDFファイルをアップロードする
承認依頼前の書類です。承認者に承認を依頼する
承認待ちの書類です。承認者に承認を依頼する
承認者から却下されました。書類を承認依頼前に戻す

2. 依頼を送信する

依頼を送信する場合、[今すぐ送信][送信を予約]の2つの方法があります。

今すぐ送信

依頼グループ詳細画面で、依頼したい従業員にチェックを入れ [依頼を一括送信]>[今すぐ送信]を押します。確認画面が表示されたら、[送信]を押します。

依頼が[依頼中]タブに移動し、送信の処理が完了した依頼から順次、[未完了]タブに移動します。

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送信を予約

依頼グループ詳細画面で、依頼したい従業員にチェックを入れ [依頼を一括送信]>[送信を予約]を押すと、送信予定日時を選択する画面が表示されます。

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日時を選択し[予約]を押します。依頼が[依頼中]タブに移動し、予約の処理が完了した依頼から順次、[予約中]タブに移動します。

送信予定日時になると従業員に送信され、依頼は[未完了]タブに移動します。

送信もしくは送信を予約したい依頼が1件の場合には、依頼の右側の[…]メニューからも予約できます。

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送信後の進捗を確認するには以下を参照してください。

依頼の進捗を管理する

従業員に依頼を通知する

即時送信・送信を予約のいずれの場合も、送信時には自動で従業員に通知されますが、送信後にリマインドメールを送ったり、従業員ごとに再通知したりもできます。

通知メールの文面や編集手順は以下のヘルプページを参照してください。

【一覧】文書配付機能の通知メールの内容 書類セットや依頼グループの通知メールを設定・編集する

送信を再通知(リマインド)する手順は以下のヘルプページを参照してください。

依頼が未完了の従業員に再通知する