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文書配付

従業員ごとに送信する依頼の進捗管理をする

対象:
有料オプション

文書配付機能の[依頼一覧] では、従業員ごとに送信する依頼の進捗管理ができます。

さまざまな条件から依頼を抽出し、紐付いている依頼グループや書類の閲覧ができます。

文書配付メニューから [文書配付] をクリックし、プルダウンリストにある [依頼一覧] をクリックすると、 [依頼一覧] 画面が表示されます。

requests.png画像を表示する

依頼を検索する

条件を設定して [検索] ボタンをクリックすると、条件設定パネルの下に条件に合う依頼が一覧表示できます。

search_panel.png画像を表示する

依頼ステータスを選択する

依頼ステータスは、下書き書類準備中予約中作成失敗未完了完了差し戻し があります。

ステータス名意味
下書き書類テンプレートから、従業員ごとの書類を作成する準備が整っていない状態。
もしくは、従業員から依頼が差し戻された状態。
依頼中依頼の送信を準備している状態。
書類準備中依頼対象の従業員が SmartHR にログインできる状態になっていない状態。
このあと、SmartHR への招待を行なうことで、依頼が送信されます。
作成失敗書類テンプレートで必須項目に設定された情報が SmartHR に未登録のため書類の作成に失敗している状態。
予約中依頼の送信を予約し、送信予定日時に送信されるのを待っている状態。
未完了従業員に依頼を送信し、従業員による書類の確認・合意を待っている状態。
差し戻し従業員が依頼を差し戻した状態。
完了従業員が、依頼に含まれるすべての書類の確認・合意をした状態。

氏名や社員番号、部署名で検索する

フリーワードの入力フォームに、氏名、フリガナ、社員番号、部署名、役職を入力して検索できます。

雇用形態を選択する

プルダウンリストからSmartHRに登録されている雇用形態を選択できます。

mceclip2.png画像を表示する

送信者を選択する

プルダウンリストから、今まで依頼を送信したことのあるアカウントを選択できます。

書類名で検索する

フリーワードの入力フォームに、書類名を入力して依頼を検索できます。

部分一致検索が可能です。

書類名は、 [管理者向けテンプレート名] が使用されますが、未設定の場合は [従業員向けテンプレート名] が用いられます。

doc_name.png画像を表示する

送信日で検索する

依頼を送信した日、期間を指定して依頼を絞り込めます。

作成日で検索する

依頼を作成した日(依頼グループに従業員を追加した日)、期間を指定して依頼を絞り込めます。

アーカイブや退職者、破棄依頼中を条件にする

[詳細な条件] として、[検索結果からアーカイブした依頼グループを除外][検索結果から退職者を除外][破棄依頼中の書類を含む依頼のみを表示] も用意しています。

依頼を確認する

依頼は、デフォルトでは作成日の新しい順(降順)で一覧表示されます。

並び順は、 [社員番号][送信日][作成日] の昇順/降順に変更できます。

(依頼一覧の表は横に長いので、画面を右にスクロールしてください。)

sort01.png画像を表示する

sort02.png画像を表示する 依頼一覧を右スクロールした状態

依頼グループを確認する

それぞれの [依頼] 項目の依頼名をクリックすると、該当の依頼グループ画面へ移動します。

click_request.png画像を表示する

書類の内容を確認する

それぞれの [書類] 項目にある書類名をクリックすると、該当の書類の閲覧画面を表示します。

1回の依頼で複数の書類を送信している場合、マウスオーバーで書類名が表示されます。

click_doc.png画像を表示する

依頼一覧をダウンロードする

依頼ステータスなど、一覧に表示した内容をCSVファイルに書き出してダウンロードできます。

ダウンロードできる項目は以下の通りです。

  • 社員番号
  • 従業員氏名
  • 従業員氏名カナ
  • ステータス
  • 合意済み書類数
  • 全書類数
  • 依頼グループ
  • 書類
  • 雇用形態
  • 部署
  • 役職
  • 送信者
  • 送信日(送信予定日)
  • 書面通知
  • 開封ステータス
  • 備考

ダウンロード対象の依頼は、依頼一覧の表示と同じように条件抽出してください。

CSVファイルの中身は、依頼一覧画面に表示した並び順で書き出されます。

request_csv.png画像を表示する

1. [ダウンロード] をクリック

依頼表示画面の左上にある [ダウンロード] をクリックすると、ダウンロードが予約され、[依頼一覧CSVのダウンロード] 画面へ遷移します。

request_csv_download.png画像を表示する

予約したダウンロードは、黄色くハイライトされます。

ステータスとクラウドマークの項目に [作成中] と表示されます。

SmartHR_____.png画像を表示する

2. 画面を更新し、[ダウンロード] のリンクをクリック

ブラウザの更新ボタンをクリックして画面をリロードします。

CSVへの書き出しが完了し、ダウンロード可能になると、ステータスが [作成完了] に変わって、右側のクラウドマークの項目に [ダウンロード] のリンクが表示されます。

[ダウンロード] をクリックすると、CSVファイルをダウンロードできます。

SmartHR_____.png画像を表示する