従業員ごとに送信する依頼の進捗管理をする
- 対象:
- 有料オプション
文書配付機能の[依頼一覧] では、従業員ごとに送信する依頼の進捗管理ができます。
さまざまな条件から依頼を抽出し、紐付いている依頼グループや書類の閲覧ができます。
文書配付メニューから [文書配付] をクリックし、プルダウンリストにある [依頼一覧] をクリックすると、 [依頼一覧] 画面が表示されます。
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依頼を検索する
条件を設定して [検索] ボタンをクリックすると、条件設定パネルの下に条件に合う依頼が一覧表示できます。
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依頼ステータスを選択する
依頼ステータスは、下書き、書類準備中、予約中、作成失敗、未完了、完了、差し戻し があります。
| ステータス名 | 意味 |
|---|---|
| 下書き | 書類テンプレートから、従業員ごとの書類を作成する準備が整っていない状態。 もしくは、従業員から依頼が差し戻された状態。 |
| 依頼中 | 依頼の送信を準備している状態。 |
| 書類準備中 | 依頼対象の従業員が SmartHR にログインできる状態になっていない状態。 このあと、SmartHR への招待を行なうことで、依頼が送信されます。 |
| 作成失敗 | 書類テンプレートで必須項目に設定された情報が SmartHR に未登録のため書類の作成に失敗している状態。 |
| 予約中 | 依頼の送信を予約し、送信予定日時に送信されるのを待っている状態。 |
| 未完了 | 従業員に依頼を送信し、従業員による書類の確認・合意を待っている状態。 |
| 差し戻し | 従業員が依頼を差し戻した状態。 |
| 完了 | 従業員が、依頼に含まれるすべての書類の確認・合意をした状態。 |
氏名や社員番号、部署名で検索する
フリーワードの入力フォームに、氏名、フリガナ、社員番号、部署名、役職を入力して検索できます。
雇用形態を選択する
プルダウンリストからSmartHRに登録されている雇用形態を選択できます。
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送信者を選択する
プルダウンリストから、今まで依頼を送信したことのあるアカウントを選択できます。
書類名で検索する
フリーワードの入力フォームに、書類名を入力して依頼を検索できます。
部分一致検索が可能です。
書類名は、 [管理者向けテンプレート名] が使用されますが、未設定の場合は [従業員向けテンプレート名] が用いられます。
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送信日で検索する
依頼を送信した日、期間を指定して依頼を絞り込めます。
作成日で検索する
依頼を作成した日（依頼グループに従業員を追加した日）、期間を指定して依頼を絞り込めます。
アーカイブや退職者、破棄依頼中を条件にする
[詳細な条件] として、[検索結果からアーカイブした依頼グループを除外] と [検索結果から退職者を除外] 、[破棄依頼中の書類を含む依頼のみを表示] も用意しています。
依頼を確認する
依頼は、デフォルトでは作成日の新しい順（降順）で一覧表示されます。
並び順は、 [社員番号] 、 [送信日] 、 [作成日] の昇順／降順に変更できます。
（依頼一覧の表は横に長いので、画面を右にスクロールしてください。）
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依頼一覧を右スクロールした状態
依頼グループを確認する
それぞれの [依頼] 項目の依頼名をクリックすると、該当の依頼グループ画面へ移動します。
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書類の内容を確認する
それぞれの [書類] 項目にある書類名をクリックすると、該当の書類の閲覧画面を表示します。
1回の依頼で複数の書類を送信している場合、マウスオーバーで書類名が表示されます。
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依頼一覧をダウンロードする
依頼ステータスなど、一覧に表示した内容をCSVファイルに書き出してダウンロードできます。
ダウンロードできる項目は以下の通りです。
- 社員番号
- 従業員氏名
- 従業員氏名カナ
- ステータス
- 合意済み書類数
- 全書類数
- 依頼グループ
- 書類
- 雇用形態
- 部署
- 役職
- 送信者
- 送信日(送信予定日)
- 書面通知
- 開封ステータス
- 備考
ダウンロード対象の依頼は、依頼一覧の表示と同じように条件抽出してください。
CSVファイルの中身は、依頼一覧画面に表示した並び順で書き出されます。
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1. [ダウンロード] をクリック
依頼表示画面の左上にある [ダウンロード] をクリックすると、ダウンロードが予約され、[依頼一覧CSVのダウンロード] 画面へ遷移します。
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予約したダウンロードは、黄色くハイライトされます。
ステータスとクラウドマークの項目に [作成中] と表示されます。
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2. 画面を更新し、[ダウンロード] のリンクをクリック
ブラウザの更新ボタンをクリックして画面をリロードします。
CSVへの書き出しが完了し、ダウンロード可能になると、ステータスが [作成完了] に変わって、右側のクラウドマークの項目に [ダウンロード] のリンクが表示されます。
[ダウンロード] をクリックすると、CSVファイルをダウンロードできます。
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