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文書配付

依頼の進捗を管理する

対象読者:
管理者・担当者向け
対象プラン:
有料オプション

従業員に送信した書類の確認・合意依頼は、依頼一覧画面で進捗を確認できます。

依頼一覧画面は、文書配付メニューの[文書配付]>[依頼一覧]を押すと表示できます。

依頼一覧画面について説明します。

依頼のステータス

依頼一覧画面に表示される依頼のステータスは以下のとおりです。

ステータス名意味
下書き依頼送信前または依頼を取り消した状態。
もしくは、従業員から差し戻された書類を再作成した状態。
依頼中依頼の送信を準備している状態。
書類準備中対象従業員に依頼を送信したが、アカウントがないため送信が保留されている状態。
作成失敗必須項目の情報が未登録のため、書類の作成に失敗している状態。
予約中依頼の送信を予約し、送信予定日時に送信されるのを待っている状態。
未完了依頼を送信し、従業員による書類の確認・合意を待っている状態。
差し戻し従業員が依頼を差し戻した状態。
完了従業員がすべての書類を確認・合意した状態。

依頼の検索・絞り込み

依頼一覧画面は、以下の条件で絞り込み検索ができます。 条件を設定して[検索]を押すと、条件と合致する依頼が一覧に表示されます。

  • ステータス
  • フリーワード(氏名、ヨミガナ、社員番号、部署、役職):依頼対象従業員の情報で絞り込めます。
  • 雇用形態
  • 送信者:依頼を送信したことのあるアカウントで絞り込めます。
  • 書類名:設定済みの場合は[管理者向けテンプレート名]、未設定の場合は[従業員向けテンプレート名]で絞り込めます。
  • 送信日(送信予定日)
  • 作成日:依頼の作成日で絞り込めます。

その他、詳細な条件として以下の条件を設定できます。

  • 検索結果からアーカイブした依頼グループを除外
  • 検索結果から退職済みの従業員を除外
  • 破棄依頼中の書類を含む依頼のみを表示

依頼の並べ替え

一覧は初期設定では[作成日]の降順で表示されています。 [作成日][社員番号][送信日]を押すと、昇順・降順に並べ替えができます。

依頼を確認する

一覧に表示されている[依頼]欄の依頼名を押すと、依頼グループ詳細画面に移動します。 [書類]欄の書類名を押すと、書類の詳細画面に移動します。

一覧のダウンロード

一覧に表示されている依頼の情報を、CSVファイルでダウンロードできます。

CSVに出力される項目は以下の通りです。

  • 社員番号
  • 従業員氏名
  • 従業員氏名カナ
  • ステータス
  • 合意済み書類数
  • 全書類数
  • 依頼グループ
  • 書類
  • 雇用形態
  • 部署
  • 役職
  • 送信者
  • 送信日(送信予定日)
  • 書面通知
  • 開封ステータス
  • 備考

ダウンロード手順

一覧の左上にある[ダウンロード]を押すと、ダウンロードが予約され、依頼一覧CSVのダウンロード画面に移動します。 時間をおいて画面を再読み込みしてください。 CSVの作成が完了すると、ステータスが[作成完了]に変わります。 [ダウンロード]を押すと、CSVファイルがダウンロードされます。