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文書配付

従業員ごとに送信する依頼の進捗管理をする

対象:
有料オプション

文書配付機能の[依頼一覧] では、従業員ごとに送信する依頼の進捗管理ができます。

さまざまな条件から依頼を抽出し、紐付いている依頼グループや書類の閲覧ができます。

文書配付メニューから [文書配付] をクリックし、プルダウンリストにある [依頼一覧] をクリックすると、 [依頼一覧] 画面が表示されます。

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依頼を検索する

条件を設定して [検索] ボタンをクリックすると、条件設定パネルの下に条件に合う依頼が一覧表示できます。

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依頼ステータスを選択する

依頼ステータスは、下書き書類準備中予約中作成失敗未完了完了差し戻し があります。

ステータス名意味
下書き書類テンプレートから、従業員ごとの書類を作成する準備が整っていない状態。
もしくは、従業員から依頼が差し戻された状態。
依頼中依頼の送信を準備している状態。
書類準備中依頼対象の従業員が SmartHR にログインできる状態になっていない状態。
このあと、SmartHR への招待を行なうことで、依頼が送信されます。
作成失敗書類テンプレートで必須項目に設定された情報が SmartHR に未登録のため書類の作成に失敗している状態。
予約中依頼の送信を予約し、送信予定日時に送信されるのを待っている状態。
未完了従業員に依頼を送信し、従業員による書類の確認・合意を待っている状態。
差し戻し従業員が依頼を差し戻した状態。
完了従業員が、依頼に含まれるすべての書類の確認・合意をした状態。

氏名や社員番号、部署名で検索する

フリーワードの入力フォームに、氏名、フリガナ、社員番号、部署名、役職を入力して検索できます。

雇用形態を選択する

プルダウンリストからSmartHRに登録されている雇用形態を選択できます。

mceclip2.png画像を表示する

送信者を選択する

プルダウンリストから、今まで依頼を送信したことのあるアカウントを選択できます。

書類名で検索する

フリーワードの入力フォームに、書類名を入力して依頼を検索できます。

部分一致検索が可能です。

書類名は、 [管理者向けテンプレート名] が使用されますが、未設定の場合は [従業員向けテンプレート名] が用いられます。

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送信日で検索する

依頼を送信した日、期間を指定して依頼を絞り込めます。

作成日で検索する

依頼を作成した日(依頼グループに従業員を追加した日)、期間を指定して依頼を絞り込めます。

アーカイブや退職者、破棄依頼中を条件にする

[詳細な条件] として、[検索結果からアーカイブした依頼グループを除外][検索結果から退職者を除外][破棄依頼中の書類を含む依頼のみを表示] も用意しています。

依頼を確認する

依頼は、デフォルトでは作成日の新しい順(降順)で一覧表示されます。

並び順は、 [社員番号][送信日][作成日] の昇順/降順に変更できます。

(依頼一覧の表は横に長いので、画面を右にスクロールしてください。)

sort01.png画像を表示する

sort02.png画像を表示する 依頼一覧を右スクロールした状態

依頼グループを確認する

それぞれの [依頼] 項目の依頼名をクリックすると、該当の依頼グループ画面へ移動します。

click_request.png画像を表示する

書類の内容を確認する

それぞれの [書類] 項目にある書類名をクリックすると、該当の書類の閲覧画面を表示します。

1回の依頼で複数の書類を送信している場合、マウスオーバーで書類名が表示されます。

click_doc.png画像を表示する

依頼一覧をダウンロードする

依頼ステータスなど、一覧に表示した内容をCSVファイルに書き出してダウンロードできます。

ダウンロードできる項目は以下の通りです。

  • 社員番号
  • 従業員氏名
  • 従業員氏名カナ
  • ステータス
  • 合意済み書類数
  • 全書類数
  • 依頼グループ
  • 書類
  • 雇用形態
  • 部署
  • 役職
  • 送信者
  • 送信日(送信予定日)
  • 書面通知
  • 開封ステータス
  • 備考

ダウンロード対象の依頼は、依頼一覧の表示と同じように条件抽出してください。

CSVファイルの中身は、依頼一覧画面に表示した並び順で書き出されます。

request_csv.png画像を表示する

1. [ダウンロード] をクリック

依頼表示画面の左上にある [ダウンロード] をクリックすると、ダウンロードが予約され、[依頼一覧CSVのダウンロード] 画面へ遷移します。

request_csv_download.png画像を表示する

予約したダウンロードは、黄色くハイライトされます。

ステータスとクラウドマークの項目に [作成中] と表示されます。

SmartHR_____.png画像を表示する

2. 画面を更新し、[ダウンロード] のリンクをクリック

ブラウザの更新ボタンをクリックして画面をリロードします。

CSVへの書き出しが完了し、ダウンロード可能になると、ステータスが [作成完了] に変わって、右側のクラウドマークの項目に [ダウンロード] のリンクが表示されます。

[ダウンロード] をクリックすると、CSVファイルをダウンロードできます。

SmartHR_____.png画像を表示する