書類セットや依頼グループの通知メールを設定・編集する
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依頼送信時・依頼再送時・依頼完了時に従業員に送られる通知メールは、書類セットごとにメールフォーマットを設定できます。 また、依頼グループごとに通知メールの編集もできます。
登録済みのメールフォーマットを書類セットに紐づける手順と、依頼グループの通知メールを編集する手順を説明します。
目次
書類セットにメールフォーマットを設定する
書類セットに対応するメールフォーマットは、書類セット編集画面で設定します。
1. 書類セット一覧画面を開く
文書配付メニューの[設定]>[書類セット]を押して、書類セット一覧画面を開きます。
2. メールフォーマットを設定したい書類セットの編集画面を開く
既存の書類セットに設定する場合は[フォーマット名]を、新しく書類セットを作成する場合は[+書類セットを作成する]を押して、書類セット編集画面を開きます。
3. メールフォーマットを選択、[更新]または[作成]を押す
[メールフォーマット]欄の[依頼送信時配信メール][依頼再送信時配信メール][依頼完了時配信メール]それぞれで書類セットに設定したいメールフォーマットを選択し、書類セットを更新または作成します。
依頼グループごとに通知メールを編集する
依頼グループごとの通知メールは、依頼グループ作成画面でメールフォーマットを設定しますが、依頼グループ作成後にメール件名や本文を編集できます。
1. 通知メールを編集したい依頼グループの詳細画面を開く
文書配付メニューの[文書配付]>[依頼グループ]を押して依頼グループ一覧画面を開きます。 通知メールを編集したい依頼グループのグループ名を押して、依頼グループ詳細画面を開きます。
2. […]メニュー>[通知メール設定]を押す
画面右上の[…]メニュー>[通知メール設定]を押すと、通知メール設定画面に移動します。
3. 編集したい通知メールのタブを開き、編集して[更新]を押す
通知メール設定画面は[依頼送信時][依頼再送信時][依頼完了時]の3つのタブに分かれています。 編集したい通知メールのタブを開き、編集して[更新]を押すと、通知メールが更新されます。