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文書配付

通知メールを書類セットや依頼グループに紐づける

対象:
有料オプション

文書配付機能では、依頼送信時・依頼再送信時・依頼完了時に従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズし、複数登録できます。

登録したメールフォーマットは書類のセットや依頼グループごとに設定できます。

メールフォーマットが登録できる通知メール

メールフォーマットを編集し、複数のパターンを登録できるのは以下のメールです。

  • 依頼送信時に、従業員が受け取るメールの件名と本文
  • 依頼再送信時に、従業員が受け取るメールの件名と本文
  • 依頼完了時に、従業員が受け取るメールの件名と本文

文書配付メニューの [設定] から [メールフォーマット] をクリックすると、[通知用メールフォーマット一覧] へ移動します。

mail_formats.png画像を表示する

その他の通知メールは、システム標準のメールのみです。

書類セットにメールフォーマットを設定する

従業員への通知用メールフォーマットは、書類セットに紐付けます。

[書類のセットを作成する] 画面で、登録済みのメールフォーマットをプルダウンリストから選択し設定します。

[標準メールフォーマット] があらかじめ選択されています。

template_groups_new_mail.png画像を表示する

依頼グループごとに通知メールを編集する

1. [依頼グループ詳細] 画面右上のメニューから [通知メール設定] 画面を表示する

[依頼グループ詳細] 画面右上のメニューから [通知メール設定] をクリックすると、 [通知メール設定] 画面に移動し、メールの内容を編集できます。

依頼グループ作成のタイミングでは、使用している書類のセットに紐付けられたメールフォーマットが適用されています。

request_groups_detail_mail.png画像を表示する

2. 配信用途を選択し、メールの内容を編集して [更新] をクリック

通知メール設定画面で、内容を変更したいメールの配信用途を選択してください。

[依頼送信時][依頼再送信時][依頼完了時] 、それぞれ書類セットに紐付いたメールフォーマットの内容が反映されているので、適宜編集します。

編集を終えたら、画面右下の [更新] をクリックして、変更内容を保存してください。

request-groups_detail_mail-format_settings.png画像を表示する