通知メールを書類セットや依頼グループに紐づける
- 対象:
- 有料オプション
文書配付機能では、依頼送信時・依頼再送信時・依頼完了時に従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズし、複数登録できます。
登録したメールフォーマットは書類のセットや依頼グループごとに設定できます。
目次
メールフォーマットが登録できる通知メール
メールフォーマットを編集し、複数のパターンを登録できるのは以下のメールです。
- 依頼送信時に、従業員が受け取るメールの件名と本文
- 依頼再送信時に、従業員が受け取るメールの件名と本文
- 依頼完了時に、従業員が受け取るメールの件名と本文
文書配付メニューの [設定] から [メールフォーマット] をクリックすると、[通知用メールフォーマット一覧] へ移動します。
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その他の通知メールは、システム標準のメールのみです。
書類セットにメールフォーマットを設定する
従業員への通知用メールフォーマットは、書類セットに紐付けます。
[書類のセットを作成する] 画面で、登録済みのメールフォーマットをプルダウンリストから選択し設定します。
[標準メールフォーマット] があらかじめ選択されています。
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依頼グループごとに通知メールを編集する
1. [依頼グループ詳細] 画面右上のメニューから [通知メール設定] 画面を表示する
[依頼グループ詳細] 画面右上のメニューから [通知メール設定] をクリックすると、 [通知メール設定] 画面に移動し、メールの内容を編集できます。
依頼グループ作成のタイミングでは、使用している書類のセットに紐付けられたメールフォーマットが適用されています。
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2. 配信用途を選択し、メールの内容を編集して [更新] をクリック
通知メール設定画面で、内容を変更したいメールの配信用途を選択してください。
[依頼送信時] 、 [依頼再送信時] 、 [依頼完了時] 、それぞれ書類セットに紐付いたメールフォーマットの内容が反映されているので、適宜編集します。
編集を終えたら、画面右下の [更新] をクリックして、変更内容を保存してください。
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