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文書配付

既存のPDFファイルを書類として配付する

対象:
有料オプション

PDF書類の配付機能について

作成済みのPDFファイルを文書配付機能にアップロードして従業員に配付できます。

PDF書類でも合意の要否を設定できますが、就労条件通知、契約更新管理のオプション設定はできません。

PDF書類として配付できないPDFファイル

合意の要否によって、配布できないPDFファイルの条件が異なります。

合意の要否にかかわらず配付できないPDFファイル

  • ファイルサイズが5MBを超えるPDFファイル
  • 閲覧パスワードを求められるPDFファイル
  • 電子署名が付与されたPDFファイル

合意が必要な書類で配付できないPDFファイル

  • テキスト・画像以外の情報(音声・動画・フォーム・注釈など)を含むPDFファイル
  • 閲覧にはパスワードが不要で、編集にパスワードが求められるPDFファイル

PDF書類の配付手順

1. [ダッシュボード] 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」を押す

[ダッシュボード] 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」を押し、依頼グループの新規作成をはじめます。

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2. [依頼グループの作成]画面で、[配付する書類]の[PDF書類]にチェック

最初に、[配付する書類]から[PDF書類]にチェックを入れ、「次へ」を押します。

なお、配付する書類は「PDF書類のみ」「書類セットとPDF書類の両方」のいずれも選択できます。

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3. [+PDF書類を追加]を押し、[書類名]を入力

次に、PDF書類の書類名を設定します。

実際に配付するPDFファイルのアップロードは、ここでは操作しません。

[+PDF書類を追加]を押すと、[書類名]の入力フォームが表示されます。

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[書類名]を入力し、[合意の要否]を選択します。設定した内容は、あとから変更ができません。

PDF書類の書類名は、従業員への配付時に表示されます。(書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます)

さらにPDF書類を追加したい場合は、[+PDF書類を追加]を押します。

1つの依頼グループにつきPDF書類は5つまで追加できます。つまり、1人の従業員宛に5つのPDFファイルを配付できます。

依頼に使用する書類の設定を終えたら、[次へ]を押します。

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4. メールフォーマットの選択

次に、依頼グループで使用する通知メールのフォーマットを選択し、[次へ]を押します。

詳しくは、【一覧】文書配付機能の通知メールの内容 を参照してください。

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5. 依頼グループ名の設定

次に、[依頼グループ名]を入力して[作成]を押すと、依頼グループの新規作成を完了します。

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6. 依頼を送りたい従業員を選択し、[追加]を押す

依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、[追加]をクリックすると、従業員が依頼グループに追加されます。

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大量の依頼対象従業員を一度に追加する場合は、[社員番号から従業員を一括で追加]を利用すると作業が軽減されます。

依頼グループ詳細画面からPDFファイルをアップロード

1. [書類のステータス]欄の[アップロード]を押す

依頼グループに依頼対象従業員を追加したら、依頼グループ詳細画面で、配付するPDFファイルをアップロードします。

[アップロード]を押すと、従業員ごとの依頼詳細画面に移動します。

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なお、[一括操作▼]を押すと、PDFファイルをまとめてアップロード・ダウンロードができます。

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詳しくは、下記のヘルプページを参照してください。

2.[PDFファイルをアップロード]をクリック

従業員ごとの依頼詳細画面で、[PDFファイルをアップロード]を押すと、PDFファイルのアップロード画面が表示されます。

pdffile.png画像を表示する

[PDFファイルのアップロード]画面で、「ファイルを選択」をクリック、もしくはPDFファイルをドラッグアンドドロップして、PDFファイルをアップロードします。

pdffileselect.png画像を表示する

PDFファイルのアップロードが完了すると、アップロードしたファイル名が表示されます。

間違いがなければ、[アップロード]を押します。

pdfuploadt.png画像を表示する

3. アップロードしたPDFファイルを確認

依頼詳細画面で、アップロードしたPDFファイルの内容を確認します。

依頼グループ詳細画面に戻るには、画面上部のメニューから[依頼グループに戻る]を押してください。

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4. 依頼グループ詳細画面から依頼を送信

PDFファイルのアップロードが完了したら、依頼グループ詳細画面からを依頼をします。

依頼手順は、従業員へ文書配付をするの「7. 依頼する従業員を選択し、[依頼を一括送信]をクリック」以降を参照してください。