既存のPDFファイルを書類として配付する

PDF書類の配付機能について

作成済みのPDFファイルを文書配付機能にアップロードして従業員に配付できます。

PDF書類でも合意の要否を設定できますが、就労条件通知、契約更新管理のオプション設定はできません。

PDF書類として配付できないPDFファイル

合意の要否によって、配布できないPDFファイルの条件が異なります。

合意の要否にかかわらず配付できないPDFファイル

• ファイルサイズが5MBを超えるPDFファイル
• 閲覧パスワードを求められるPDFファイル
• 電子署名が付与されたPDFファイル

合意が必要な書類で配付できないPDFファイル

• テキスト・画像以外の情報(音声・動画・フォーム・注釈など)を含むPDFファイル
• 閲覧にはパスワードが不要で、編集にパスワードが求められるPDFファイル

PDF書類の配付手順

1. ［ダッシュボード］ 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」を押す

［ダッシュボード］ 画面の 「+ 従業員への文書配付をはじめる」を押し、依頼グループの新規作成をはじめます。

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2. ［依頼グループの作成］画面で、［配付する書類］の［PDF書類］にチェック

最初に、［配付する書類］から［PDF書類］にチェックを入れ、「次へ」を押します。

なお、配付する書類は「PDF書類のみ」「書類セットとPDF書類の両方」のいずれも選択できます。

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3. ［＋PDF書類を追加］を押し、［書類名］を入力

次に、PDF書類の書類名を設定します。

実際に配付するPDFファイルのアップロードは、ここでは操作しません。

［＋PDF書類を追加］を押すと、［書類名］の入力フォームが表示されます。

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［書類名］を入力し、［合意の要否］を選択します。設定した内容は、あとから変更ができません。

PDF書類の書類名は、従業員への配付時に表示されます。（書類テンプレートに設定する「従業員向けテンプレート名」と同様に表示されます）

さらにPDF書類を追加したい場合は、［＋PDF書類を追加］を押します。

1つの依頼グループにつきPDF書類は5つまで追加できます。つまり、1人の従業員宛に5つのPDFファイルを配付できます。

依頼に使用する書類の設定を終えたら、［次へ］を押します。

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4. メールフォーマットの選択

次に、依頼グループで使用する通知メールのフォーマットを選択し、［次へ］を押します。

詳しくは、【一覧】文書配付機能の通知メールの内容 を参照してください。

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5. 依頼グループ名の設定

次に、［依頼グループ名］を入力して［作成］を押すと、依頼グループの新規作成を完了します。

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6. 依頼を送りたい従業員を選択し、［追加］を押す

依頼を送りたい従業員のチェックボックスを選択し、［追加］を押すと、従業員が依頼グループに追加されます。

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［社員番号］の左側のチェックボックスにチェックを入れると、ページに表示されている従業員が一括で選択されます。

そのときに表示される［一覧の従業員〇〇人すべてを選択］を押すと、ページをまたいで従業員を一括で選択できます。

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また、［社員番号から従業員を一括で追加］からも一括で追加できます。

依頼グループ詳細画面からPDFファイルをアップロード

1. ［書類のステータス］欄の［アップロード］を押す

依頼グループに依頼対象従業員を追加したら、依頼グループ詳細画面で、配付するPDFファイルをアップロードします。

［アップロード］を押すと、従業員ごとの依頼詳細画面に移動します。

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なお、［一括操作▼］を押すと、PDFファイルをまとめてアップロード・ダウンロードができます。

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詳しくは、下記のヘルプページを参照してください。

2.［PDFファイルをアップロード］を押す

従業員ごとの依頼詳細画面で、［PDFファイルをアップロード］を押すと、PDFファイルのアップロード画面が表示されます。

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［PDFファイルのアップロード］画面で、「ファイルを選択」を押す、もしくはPDFファイルをドラッグアンドドロップして、PDFファイルをアップロードします。

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PDFファイルのアップロードが完了すると、アップロードしたファイル名が表示されます。

間違いがなければ、［アップロード］を押します。

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3. アップロードしたPDFファイルを確認

依頼詳細画面で、アップロードしたPDFファイルの内容を確認します。

依頼グループ詳細画面に戻るには、画面上部のメニューから［依頼グループに戻る］を押してください。

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4. 依頼グループ詳細画面から依頼を送信

PDFファイルのアップロードが完了したら、依頼グループ詳細画面からを依頼をします。

依頼手順は、依頼を送信する・送信を予約する を参照してください。