PDF書類にPDFファイルをまとめてアップロードする
- 対象:
- 有料オプション
PDF書類にPDFファイルを一括アップロードする手順を説明します。
同じ1つの書類を依頼グループ内のすべての従業員にアップロードする方法と、別々の書類を一括でアップロードする方法があります。
依頼グループへの依頼対象従業員の追加や書類作成後の依頼については、依頼グループを作成するをご覧ください。
同じPDFファイルを一括アップロードする方法
1. 依頼グループ画面の[ 同じPDFファイルを一括アップロード]をクリック
依頼グループ画面 の依頼一覧の右上にある[一括操作]から[ 同じPDFファイルを一括アップロード]をクリックすると、[同じPDFファイルの一括アップロード]ダイアログが表示されます。

2.[同じPDFファイルの一括アップロード]ダイアログで[ファイルを選択]をクリック
[同じPDFファイルの一括アップロード]ダイアログで、アップロードしたいPDFファイルをドラッグ&ドロップするか、[ファイルを選択]をクリックしてファイルを選択します。
選択できるファイルは1つです。

3. ファイル名を確認し、[アップロード]をクリック
ファイル名を確認し[アップロード]をクリックすると、アップロードの実行ダイアログが表示されます。

4. 書類のステータスが「書類が作成されました。」になったら、依頼を送信できます
PDFファイルのアップロードが完了すると、依頼グループ画面の依頼一覧の[書類のステータス]が[書類が作成されました。]に変わります。
アップロードしたPDFファイルの内容を確認するには、[書類名]をクリックして、プレビュー画面を表示してください。

別々のPDFファイルを一括アップロードする方法
PDFファイルの準備
PDF書類にPDFファイルの一括アップロードをするには、PDFファイルの名前を変更しておく必要があります。
一括アップロードをする前にPDFファイルを用意しておくと、作業がスムーズです。
ファイル名のルール
{社員番号} + @ (半角アットマーク) + {任意のワード}
例:社員番号が2002の従業員用のファイルの場合:「2002@入社のしおり.pdf」
1. 依頼グループ画面の[ 別々のPDFファイルを一括アップロード]をクリック
依頼グループ画面 の依頼一覧の右上にある[一括操作]から[ 別々のPDFファイルを一括アップロード]をクリックすると、PDFファイルの一括アップロード画面が表示されます。

2. PDFファイルの一括アップロード画面で[ ファイルを追加]をクリック
PDFファイルの一括アップロード画面 で、アップロード先の依頼グループとアップロード先PDF書類を確認してください。
[ ファイルを追加]をクリックして、ファイルの追加ダイアログを表示します。

3. ファイルの追加ダイアログからファイルを追加する
アップロードするすべてのファイルを選択して、[追加]をクリックします。
[追加]をクリックする前にファイルを選択し直すと、前に選択した分のファイルは追加されないので、気をつけてください。

[追加]をクリックするとダイアログが閉じて、登録ファイル一覧にファイル名と登録判定のステータス、送付先の従業員の社員番号と氏名が表示されます。
なお、登録ファイル一覧で[登録可]のステータスのファイルは、社員番号順に表示されます。
誤ったファイルを登録ファイル一覧に追加してしまった場合
誤ったファイルを登録ファイル一覧に追加してしまった場合は、該当ファイルの削除を済ませてから、正しいPDFファイルを追加してください。
削除方法は、該当ファイルの[削除]をクリックするか、複数のファイルを一括で削除したい場合は、該当ファイルのチェックボックスにチェックを入れて[ファイルを一括削除]をクリックしてください。
ファイル削除の確認ダイアログが表示されるので[削除]をクリックすると、登録ファイル一覧から該当ファイルが削除されます。
なお、同じ社員番号がファイル名に含まれたPDFファイルが登録ファイル一覧に追加済みの場合、PDFファイルを追加できません。

4. ファイル名を確認し、[アップロード]をクリック
登録ファイル一覧 のファイル名と送付先の従業員を確認します。
[アップロード]をクリックすると、アップロードの実行ダイアログが表示されます。

PDFファイルのアップロードはバックグラウンド処理で実行されます。
登録ファイル一覧で[登録可]のステータスのすべてのファイルが、アップロードされるファイル として扱われます。
ファイル名を確認の上、[実行]をクリックすると、バックグラウンド処理を受け付けます。

バックグラウンド処理の実行中は 依頼グループ画面 の上部に「PDFファイルの一括アップロードが実行中です」と表示されます。
バックグラウンド処理の詳細を確認するには、[バックグラウンド処理詳細]のリンクをクリックしてください。

バックグラウンド処理詳細画面には、画面上部の文書配付メニューの[ バックグラウンド処理]からバックグラウンド処理一覧画面を表示し、処理名をクリックしても移動できます。

5. 書類のステータスが「書類が作成されました。」になったら、依頼を送信できます
PDFファイルのアップロードが完了すると、依頼グループ画面 の依頼一覧の[書類のステータス]が[書類が作成されました。]に変わります。
アップロードしたPDFファイルの内容を確認するには、[書類名]をクリックして、プレビュー画面を表示してください。
