PDF書類にPDFファイルをまとめてアップロードする

PDF書類にPDFファイルを一括アップロードする手順を説明します。

同じ1つの書類を依頼グループ内のすべての従業員にアップロードする方法と、別々の書類を一括でアップロードする方法があります。

依頼グループへの依頼対象従業員の追加や書類作成後の依頼については、依頼グループを作成するをご覧ください。

同じPDFファイルを一括アップロードする方法

1. 依頼グループ画面の［  同じPDFファイルを一括アップロード］をクリック

依頼グループ画面 の依頼一覧の右上にある［一括操作］から［ 同じPDFファイルを一括アップロード］をクリックすると、［同じPDFファイルの一括アップロード］ダイアログが表示されます。

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2.［同じPDFファイルの一括アップロード］ダイアログで［ファイルを選択］をクリック

［同じPDFファイルの一括アップロード］ダイアログで、アップロードしたいPDFファイルをドラッグ＆ドロップするか、［ファイルを選択］をクリックしてファイルを選択します。

選択できるファイルは1つです。

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3. ファイル名を確認し、［アップロード］をクリック

ファイル名を確認し［アップロード］をクリックすると、アップロードの実行ダイアログが表示されます。

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4. 書類のステータスが「書類が作成されました。」になったら、依頼を送信できます

PDFファイルのアップロードが完了すると、依頼グループ画面の依頼一覧の［書類のステータス］が［書類が作成されました。］に変わります。

アップロードしたPDFファイルの内容を確認するには、［書類名］をクリックして、プレビュー画面を表示してください。

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別々のPDFファイルを一括アップロードする方法

PDFファイルの準備

PDF書類にPDFファイルの一括アップロードをするには、PDFファイルの名前を変更しておく必要があります。

一括アップロードをする前にPDFファイルを用意しておくと、作業がスムーズです。

ファイル名のルール
{社員番号} + @ (半角アットマーク) + {任意のワード}
例：社員番号が2002の従業員用のファイルの場合：「2002@入社のしおり.pdf」

1. 依頼グループ画面の［  別々のPDFファイルを一括アップロード］をクリック

依頼グループ画面 の依頼一覧の右上にある［一括操作］から［ 別々のPDFファイルを一括アップロード］をクリックすると、PDFファイルの一括アップロード画面が表示されます。

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2. PDFファイルの一括アップロード画面で［ ファイルを追加］をクリック

PDFファイルの一括アップロード画面 で、アップロード先の依頼グループとアップロード先PDF書類を確認してください。

［ ファイルを追加］をクリックして、ファイルの追加ダイアログを表示します。

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3. ファイルの追加ダイアログからファイルを追加する

アップロードするすべてのファイルを選択して、［追加］をクリックします。

［追加］をクリックする前にファイルを選択し直すと、前に選択した分のファイルは追加されないので、気をつけてください。

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［追加］をクリックするとダイアログが閉じて、登録ファイル一覧にファイル名と登録判定のステータス、送付先の従業員の社員番号と氏名が表示されます。

なお、登録ファイル一覧で［登録可］のステータスのファイルは、社員番号順に表示されます。

誤ったファイルを登録ファイル一覧に追加してしまった場合

誤ったファイルを登録ファイル一覧に追加してしまった場合は、該当ファイルの削除を済ませてから、正しいPDFファイルを追加してください。

削除方法は、該当ファイルの［削除］をクリックするか、複数のファイルを一括で削除したい場合は、該当ファイルのチェックボックスにチェックを入れて［ファイルを一括削除］をクリックしてください。

ファイル削除の確認ダイアログが表示されるので［削除］をクリックすると、登録ファイル一覧から該当ファイルが削除されます。

なお、同じ社員番号がファイル名に含まれたPDFファイルが登録ファイル一覧に追加済みの場合、PDFファイルを追加できません。

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4. ファイル名を確認し、［アップロード］をクリック

登録ファイル一覧 のファイル名と送付先の従業員を確認します。

［アップロード］をクリックすると、アップロードの実行ダイアログが表示されます。

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PDFファイルのアップロードはバックグラウンド処理で実行されます。

登録ファイル一覧で［登録可］のステータスのすべてのファイルが、アップロードされるファイル として扱われます。

ファイル名を確認の上、［実行］をクリックすると、バックグラウンド処理を受け付けます。

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バックグラウンド処理の実行中は 依頼グループ画面 の上部に「PDFファイルの一括アップロードが実行中です」と表示されます。

バックグラウンド処理の詳細を確認するには、［バックグラウンド処理詳細］のリンクをクリックしてください。

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 バックグラウンド処理詳細画面には、画面上部の文書配付メニューの［ バックグラウンド処理］からバックグラウンド処理一覧画面を表示し、処理名をクリックしても移動できます。

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5. 書類のステータスが「書類が作成されました。」になったら、依頼を送信できます

PDFファイルのアップロードが完了すると、依頼グループ画面 の依頼一覧の［書類のステータス］が［書類が作成されました。］に変わります。

アップロードしたPDFファイルの内容を確認するには、［書類名］をクリックして、プレビュー画面を表示してください。

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