ヘルプセンター
background
文書配付

PDF書類にPDFファイルをまとめてアップロードする

対象:
有料オプション

PDF書類にPDFファイルを一括アップロードする手順を説明します。

同じ1つの書類を依頼グループ内のすべての従業員にアップロードする方法と、別々の書類を一括でアップロードする方法があります。

依頼グループへの依頼対象従業員の追加や書類作成後の依頼については、従業員へ文書配付をするをご覧ください。

同じPDFファイルを一括アップロードする方法

1. 依頼グループ画面の[  同じPDFファイルを一括アップロード]をクリック

依頼グループ画面 の依頼一覧の右上にある[一括操作]から[ 同じPDFファイルを一括アップロード]をクリックすると、[同じPDFファイルの一括アップロード]ダイアログが表示されます。

画像を表示する

2.[同じPDFファイルの一括アップロード]ダイアログで[ファイルを選択]をクリック

[同じPDFファイルの一括アップロード]ダイアログで、アップロードしたいPDFファイルをドラッグ&ドロップするか、[ファイルを選択]をクリックしてファイルを選択します。

選択できるファイルは1つです。

画像を表示する

3. ファイル名を確認し、[アップロード]をクリック

ファイル名を確認し[アップロード]をクリックすると、アップロードの実行ダイアログが表示されます。

画像を表示する

4. 書類のステータスが「書類が作成されました。」になったら、依頼を送信できます

PDFファイルのアップロードが完了すると、依頼グループ画面の依頼一覧の[書類のステータス]が[書類が作成されました。]に変わります。

アップロードしたPDFファイルの内容を確認するには、[書類名]をクリックして、プレビュー画面を表示してください。

画像を表示する

別々のPDFファイルを一括アップロードする方法

PDFファイルの準備

PDF書類にPDFファイルの一括アップロードをするには、PDFファイルの名前を変更しておく必要があります。

一括アップロードをする前にPDFファイルを用意しておくと、作業がスムーズです。

ファイル名のルール
{社員番号} + @ (半角アットマーク) + {任意のワード}
例:社員番号が2002の従業員用のファイルの場合:「2002@入社のしおり.pdf」

1. 依頼グループ画面の[  別々のPDFファイルを一括アップロード]をクリック

依頼グループ画面 の依頼一覧の右上にある[一括操作]から[ 別々のPDFファイルを一括アップロード]をクリックすると、PDFファイルの一括アップロード画面が表示されます。

画像を表示する

2. PDFファイルの一括アップロード画面で[ ファイルを追加]をクリック

PDFファイルの一括アップロード画面 で、アップロード先の依頼グループとアップロード先PDF書類を確認してください。

[ ファイルを追加]をクリックして、ファイルの追加ダイアログを表示します。

画像を表示する

3. ファイルの追加ダイアログからファイルを追加する

アップロードするすべてのファイルを選択して、[追加]をクリックします。

[追加]をクリックする前にファイルを選択し直すと、前に選択した分のファイルは追加されないので、気をつけてください。

画像を表示する

[追加]をクリックするとダイアログが閉じて、登録ファイル一覧にファイル名と登録判定のステータス、送付先の従業員の社員番号と氏名が表示されます。

なお、登録ファイル一覧で[登録可]のステータスのファイルは、社員番号順に表示されます。

誤ったファイルを登録ファイル一覧に追加してしまった場合

誤ったファイルを登録ファイル一覧に追加してしまった場合は、該当ファイルの削除を済ませてから、正しいPDFファイルを追加してください。

削除方法は、該当ファイルの[削除]をクリックするか、複数のファイルを一括で削除したい場合は、該当ファイルのチェックボックスにチェックを入れて[ファイルを一括削除]をクリックしてください。

ファイル削除の確認ダイアログが表示されるので[削除]をクリックすると、登録ファイル一覧から該当ファイルが削除されます。

なお、同じ社員番号がファイル名に含まれたPDFファイルが登録ファイル一覧に追加済みの場合、PDFファイルを追加できません。

画像を表示する

4. ファイル名を確認し、[アップロード]をクリック

登録ファイル一覧 のファイル名と送付先の従業員を確認します。

[アップロード]をクリックすると、アップロードの実行ダイアログが表示されます。

画像を表示する

PDFファイルのアップロードはバックグラウンド処理で実行されます。

登録ファイル一覧で[登録可]のステータスのすべてのファイルが、アップロードされるファイル として扱われます。

ファイル名を確認の上、[実行]をクリックすると、バックグラウンド処理を受け付けます。

画像を表示する

バックグラウンド処理の実行中は 依頼グループ画面 の上部に「PDFファイルの一括アップロードが実行中です」と表示されます。

バックグラウンド処理の詳細を確認するには、[バックグラウンド処理詳細]のリンクをクリックしてください。

画像を表示する

 バックグラウンド処理詳細画面には、画面上部の文書配付メニューの[ バックグラウンド処理]からバックグラウンド処理一覧画面を表示し、処理名をクリックしても移動できます。

画像を表示する

5. 書類のステータスが「書類が作成されました。」になったら、依頼を送信できます

PDFファイルのアップロードが完了すると、依頼グループ画面 の依頼一覧の[書類のステータス]が[書類が作成されました。]に変わります。

アップロードしたPDFファイルの内容を確認するには、[書類名]をクリックして、プレビュー画面を表示してください。

画像を表示する