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文書配付

従業員への依頼を取り消す、削除する

対象:

依頼の取り消しと削除の違い

[依頼を取り消し][依頼を削除]では、大きく分けて、依頼者が依頼内容を保存・編集できるか、できないかという違いがあります。

依頼の取り消しとは

依頼を取り消すと、依頼が[未完了]タブから[下書き]タブに移動し、依頼者が書類を再編集できるようになります。

従業員には、依頼が取り消された旨の通知メールが送られ、依頼を閲覧できなくなります。

メールの内容は【一覧】文書配付機能の通知メールの内容を参照してください。

利用する場面

合意・確認前の書類を編集して再送したい場合や、書類は残したまま従業員が閲覧できない状態にしたい場合に使います。

取り消し可能な依頼

[書類準備中][未完了]のタブにある依頼のみ取り消せます。

[下書き][完了]のタブにある依頼は取り消せません。

依頼の削除とは

依頼を削除すると、管理者・従業員ともに依頼を閲覧できなくなります。

従業員に通知メールは送られません。

利用する場面

合意・確認前の書類のデータを削除し、管理者および従業員が閲覧・編集できない状態にしたい場合に使います。

削除可能な依頼

[書類準備中][下書き][未完了]のタブにある依頼のみ削除できます。

従業員への依頼を取り消す

ここでは[未完了]タブにある依頼を例に、取り消し手順を説明します。

[書類準備中]タブにある依頼を取り消す場合も、手順は同様です。

1. 依頼グループ詳細画面の[未完了]タブを押す

依頼グループ詳細画面の[未完了]タブを押します。

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2. 取り消したい依頼を選択して、[依頼を取り消し]を押す

特定の従業員への依頼を取り消したい場合

取り消したい依頼の右側の[…]>[依頼を取り消し]を押すと、確認画面が表示されます。

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複数の従業員への依頼をまとめて取り消したい場合

取り消したい依頼の左側のチェックボックスにチェックを入れると、複数の依頼をまとめて選択できます。

また、[社員番号]の左側のチェックボックスにチェックを入れると、ページに表示されている依頼を一括で選択できます。

さらに、[表示されていないページを含む◯件をすべて選択]を押すと、依頼グループ内のすべての依頼を一括で選択できます。

依頼を選択したあと、[まとめて依頼を取り消し]を押すと、確認画面が表示されます。

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3. 確認画面で[OK]を押す

確認画面に「合意していない依頼を差し戻します。本当によろしいですか?」(複数の依頼を取り消す場合は「選択された依頼を差し戻します。本当によろしいですか?」)と表示されるので、[OK]を押すと、依頼が取り消されます。

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4. 取り消した依頼が[下書き]タブに移動したことを確認する

依頼を取り消すと、該当の依頼は[下書き]タブに移動し、依頼前の状態に戻ります。

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従業員への依頼を削除する

ここでは[未完了]タブにある依頼を例に、削除の手順を説明します。

[書類準備中]タブ、[下書き]タブにある依頼を削除する場合も、手順は同様です。

1. 依頼グループ詳細画面の[未完了]タブを押す

依頼グループ詳細画面の[未完了]タブを押します。

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2. 削除したい依頼を選択して、[依頼を削除]を押す

削除したい依頼の右側の[…]>[依頼を削除]を押すと、確認画面が表示されます。

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3.  確認画面で[OK]を押す

確認画面に「依頼を削除します。本当によろしいですか?」と表示されるので、[OK]を押すと依頼が削除されます。

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