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文書配付

書類を作成する方法

対象:
有料オプション

文書配付機能では、書類のひな形を書類テンプレートとして登録しておき、書類テンプレートをもとに、従業員に配付する書類を作成します。

書類テンプレートにはテンプレート変数を差し込むことで、従業員ごとに異なる情報を反映して書類を作成できます。

文書配付機能で書類を作成する流れを説明します。

テンプレート変数とは

テンプレート変数とは、従業員ごとに異なる情報を反映するために、書類テンプレートに挿入する文字列のことです。

テンプレート変数は、2種類あります。

  • SmartHR基本機能に登録されている情報を差し込む「テンプレート変数」
  • CSVファイルを使って情報を差し込む「CSV挿入用テンプレート変数」

使いわけの基準については、書類を作成する流れのなかで説明します。

書類を作成する流れ

すでに自社で運用している書類のひな形があることを前提に、書類を作成する流れを説明します。

1. テンプレート変数として差し込みたい項目を洗い出す

氏名や社員番号など、従業員ごとに異なる情報を反映したい項目を、書類に記載する内容から洗い出します。

2. 項目ごとに、利用するテンプレート変数と必要な操作を確認する

洗い出した項目が以下のどれに該当するかによって、テンプレート変数CSV挿入用テンプレート変数のどちらで差し込むかを判断し、必要な対応をします。

システム標準項目に該当する項目

以下のヘルプページに掲載されているシステム標準項目の場合は、テンプレート変数として差し込みます。

【一覧】書類テンプレートに挿入できるシステム標準項目

該当する項目にデータを登録・更新してください。

システム標準項目にないがSmartHR基本機能で管理したい項目

書類テンプレートに差し込めるシステム標準項目として存在せず、SmartHR基本機能で管理したい項目は、カスタム従業員項目を登録してテンプレート変数として差し込みます。

以下のヘルプページを参照してカスタム従業員項目を追加し、追加した項目にデータを登録・更新してください。

カスタム従業員項目を追加する

SmartHR基本機能で管理しない項目

配付書類にだけ記載したいなど、SmartHR基本機能で管理する必要がない項目は、CSV挿入用テンプレート変数として差し込みます。

また、SmartHR基本機能で管理していても、書類配付時点では従業員情報を更新できない未来情報なども、CSV挿入用テンプレート変数として差し込みます。 (例:異動辞令の異動後の部署・新しい役職・異動日など)

以下のヘルプページを参照して、CSV挿入用テンプレート変数を登録してください。

CSV挿入用テンプレート変数を登録・削除する

3. 書類テンプレートを作成する

書類テンプレートを作成します。

書類テンプレートを作成・編集する SmartHRに登録された情報を書類に反映する SmartHRに登録されていないデータを書類テンプレートに挿入する

4. 書類セットを作成する

書類テンプレートを作成したら、依頼グループに紐づけるため書類セットを作成します。

書類セットを作成・編集する

5. 依頼グループを作成し、対象従業員を追加する

依頼グループを作成し、対象従業員を追加すると、書類テンプレートをもとに書類が作成されます。 テンプレート変数を差し込んだ箇所にはデータが自動で反映されます。

依頼グループを作成する 依頼グループに従業員を追加する

6. CSV挿入用テンプレート変数に情報を反映する

書類テンプレートにCSV挿入用テンプレート変数を挿入している場合は、対象従業員を追加したあとにCSVファイルを使って情報を反映します。

CSV挿入用テンプレート変数にデータを挿入する