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文書配付

SmartHRの従業員項目を書類テンプレートに挿入する

対象:
有料オプション

テンプレート変数とは、テンプレート内に埋め込んだ、代入可能な数値や文字列のことです。

テンプレート変数を利用すると、テンプレートから書類を作成する時に自動的に依頼日、署名日、そしてSmartHRに登録されているデータを呼び出し、書類に反映します。

テンプレート変数の挿入はツールバーから

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書類テンプレートの作成・編集画面のエディタのツールバーから、テンプレート変数を挿入できます。

テンプレート変数を使って書類テンプレートを作成する手順を以下のとおりです。

1. [設定]>[書類テンプレート]をクリック

画面上部の文書配付メニューから[設定]>[書類テンプレート]をクリックして、書類テンプレート一覧を表示します。

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2. [+ テンプレートの作成]をクリック

書類テンプレート一覧画面右にある、[+ テンプレートの作成]をクリックして、書類テンプレート作成画面を表示します。

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既存の書類テンプレートを編集する場合は、プレビュー画面の[  編集]をクリック

書類テンプレート一覧から編集したい書類テンプレート名をクリックして、テンプレート詳細画面右上の[  編集]をクリックします。

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3. 挿入箇所にカーソルを移動し、ツールバーの[SmartHRのデータを挿入する]アイコンをクリック

レイアウト作成画面で書類テンプレートを作成します。

テンプレート変数を挿入したい箇所にカーソルを動かしたら、ツールバーの[SmartHRのデータを挿入する]アイコンをクリックします。

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4.テンプレート変数を挿入する

[SmartHRのデータを挿入する]アイコンをクリックすると、テンプレート変数の項目が表示され、項目を選ぶと、テンプレート変数が挿入されます。

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SmartHRに登録されている従業員情報、会社情報の項目を選択する場合は、[従業員]または[会社]をクリックし、下層の項目を選択することができます。

例えば、従業員名の場合は、[従業員]>[名]の順に選択してください。

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テンプレート作成・編集画面の下にはラベル名とテンプレート変数、サンプルデータの対応表があります。参考にしながら、作成してください。

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5. 書類テンプレートの内容を入力し終えたら、テンプレート名の設定を確認し、[登録]をクリック

エディタを操作して書類テンプレートを作成し、[登録]をクリックして保存します。

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従業員が受け取る書類画面での表示

変数を使った書類テンプレートで作成される書類は、プレビュー画面から確認できます。

挿入した変数は、従業員が受け取る書類で以下のように反映されます。

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カスタム従業員項目を挿入するには

書類テンプレートには、システム標準の従業員項目に加え、管理者が追加で設定した従業員項目のデータも挿入できます。

1. [SmartHRのデータを挿入する]>[従業員]の順にクリック

カスタム従業員項目を書類テンプレートに挿入するには、まず編集画面からエディタ機能の[SmartHRのデータを挿入する]を押し、[従業員]を選択します。

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2. [従業員項目]をクリック

[従業員]をクリックすると開くメニューをスクロールし、一番下にある[従業員項目]を選びます。

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3. [従業員項目]から挿入したい項目をクリック

[従業員項目]をクリックすると表示される項目から挿入したい項目を選びます。

項目数が多い場合、メニュー内をスクロールする必要があります。

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4. [項目名]か[値]をクリック

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[項目名]を選択すると、従業員項目のラベル名が表示されます。

[値]を選択すると、項目と対応する従業員のデータが表示されます。

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