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分析レポート

人事評価レポートを作成する

対象:
プロフェッショナルプラン有料オプション人材マネジメントプランHRストラテジープラン

人事評価プリセットレポートとは

人事評価の推移や、部署、役職などによる評価傾向をまとめたレポートです。以下の内容を確認できます。

  • 評価結果割合推移:評価期間ごとの評価結果の内訳
  • 評価結果割合:従業員全体の評価結果の内訳、および従業員の属性(等級、役職、職種、採用区分、年代、入社年、退職者、採用経路)ごとの評価結果の内訳
  • 高評価者一覧:部署ごとの高評価者の一覧
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1. 人事評価レポート用の項目をカスタム従業員項目に登録する

分析レポートを作成する前に、SmartHR基本機能に従業員情報のカスタム項目を登録します。

1-1. 共通設定の[カスタム従業員項目]にある[カスタム項目グループを追加]を押す

SmartHR基本機能で、画面右上のアカウント名 >[共通設定]> 画面左の[カスタム従業員項目]を押すと、[カスタム項目グループ一覧]が表示されます。

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[+カスタム項目グループを追加]を押すと、[カスタム項目グループの追加]画面が表示されます。

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[カスタム項目グループ名]に「人事評価レポート用」などと任意の名前を入力し、[登録]を押してください。カスタム従業員項目については、あわせてカスタム従業員項目を追加するを参照してください。

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1-2.[+グループに項目を追加]を押して、人事評価レポート用の項目を作成する

[カスタム項目一覧][+グループに項目を追加]を押すと、[カスタム項目の追加]画面が表示されます。

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人事評価レポート用に登録するカスタム従業員項目

レポート作成に必要なカスタム従業員項目は、全部で5つです。

  • 評価結果
  • 等級
  • 職種
  • 採用経路
  • 採用区分

[カスタム項目の追加]画面で、[項目名]に上記をそれぞれ指定して、項目を追加します(項目名は上記と一致しなくても構いません。例:「等級」の代わりに「職位」とする)。[入力タイプ][選択肢]は適宜登録してください。

項目の追加画面(例)

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登録後の画面(例)

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2. 従業員情報を更新して、過去の評価情報を履歴として登録する

人事評価レポート用に作成したカスタム従業員項目に対して、従業員ごとに過去の評価情報を追加します。[適用日]を指定して、履歴として登録してください。

従業員情報への履歴の登録は、2つの方法があります。

  1. ファイルを使って一括追加
  2. 従業員ごとに従業員情報から追加

ファイルを使って一括追加

ファイルを使って、複数の従業員情報のデータをまとめて入力します。

「2021年下期評価」「2022年上期評価」など、適用日が異なる評価結果を入力する場合は、適用日ごとに一括追加用ファイルが必要です。

履歴の一括追加用ファイルのテンプレートをダウンロード

従業員情報を登録する一括追加用ファイルのテンプレートを、CSV形式またはExcel形式で作成します。

[従業員リスト]>[表示項目]を押すと、[表示項目の設定]画面が開きます。

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人事評価レポート用に追加した項目を選択し、[ > ]を押して表示項目に追加します。

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以下のように表示項目に追加したら、[適用]を押します。

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[従業員リスト]の画面に戻り、[ダウンロード]を押すと、従業員情報ファイルのテンプレートをダウンロードできます。詳しくは従業員情報、家族情報の登録データをダウンロードするを参照してください。

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ダウンロードしたファイルの列に[社員番号]と人事レポート用のカスタム項目5つを含めて、さらに[適用日]の列を追加してください。

ここまでの操作で、一括追加用ファイルのテンプレートが完成します。

評価期間別に履歴の一括追加用ファイルを作成

評価期間別に、履歴の一括追加用ファイルを作成します。

上記で作成したテンプレートに、評価結果や等級などの各項目、および適用日を入力して、ファイルを保存します。

ファイルが完成したら、複数の従業員情報を一括で更新するの手順に従って、一括更新を行ないます。バックグラウンド処理が完了し、従業員情報が更新されたことを確認してください。

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従業員ごとに従業員情報から追加

変更履歴一覧画面を表示し、[+履歴を追加]を押す

SmartHRの画面上部にある[従業員リスト]から任意の[従業員名]>[履歴一覧]を押して、変更履歴一覧画面に移動します。

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画面右上の[+履歴を追加]を押します。

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適用日を指定して登録を開始

[適用日を指定する]画面が表示されるので、適用日を入力して[登録を開始する]を押します。

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人事評価レポート用の従業員情報を入力して更新

従業員情報の編集画面が表示されるので、人事評価レポート用に作成したカスタム従業員項目について、適用日時点での情報を入力します。

[更新する]を押すと、過去の評価情報が保存されます。

詳しくは、適用日を指定して従業員情報を登録するを参照してください。

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3. 分析レポートで、人事評価プリセットレポートを追加する

SmartHRのトップページ左側の[機能]欄にある[分析レポート]を押して、分析レポート機能の画面に移動します。

画面右上の[新規作成▼]>[プリセットレポートの作成]を押し、[人事評価レポート]を選択して[作成]を押します。

レポート一覧画面に人事評価レポートが追加されたことを確認してください。

詳しくは、プリセットレポートを追加するを参照してください。

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4. データ項目の対応付けを設定する

画面上部の[設定▼]>[データ項目の対応付け設定]を押します。

[データ項目の対応付けを設定]画面が表示されるので、各項目に対して、新規作成した人事評価レポート用のカスタム項目をそれぞれ設定し、[保存]を押してください。

詳しくは、データ項目の対応付けを設定するを参照してください。

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5. データを同期する

分析レポート機能の画面右上にある[データを同期]を押して、SmartHRに登録されている最新の情報を同期します。※ 初めて同期する場合は数時間かかる場合があります。ご了承ください。

詳しくは、データを同期するを参照してください。

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