人事評価レポートを作成する

人事評価プリセットレポートとは

人事評価の推移や、部署、役職などによる評価傾向をまとめたレポートです。以下の内容を確認できます。

• 評価結果割合推移：評価期間ごとの評価結果の内訳
• 評価結果割合：従業員全体の評価結果の内訳、および従業員の属性（等級、役職、職種、採用区分、年代、入社年、退職者、採用経路）ごとの評価結果の内訳
• 高評価者一覧：部署ごとの高評価者の一覧

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1. 人事評価レポート用の項目をカスタム従業員項目に登録する

分析レポートを作成する前に、SmartHR基本機能に従業員情報のカスタム項目を登録します。

1-1. 共通設定の［カスタム従業員項目］にある［カスタム項目グループを追加］を押す

SmartHR基本機能で、画面右上のアカウント名 >［共通設定］> 画面左の［カスタム従業員項目］を押すと、［カスタム項目グループ一覧］が表示されます。

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［+カスタム項目グループを追加］を押すと、［カスタム項目グループの追加］画面が表示されます。

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［カスタム項目グループ名］に「人事評価レポート用」などと任意の名前を入力し、［登録］を押してください。カスタム従業員項目については、あわせてカスタム従業員項目を追加するを参照してください。

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1-2.［+グループに項目を追加］を押して、人事評価レポート用の項目を作成する

［カスタム項目一覧］の［＋グループに項目を追加］を押すと、［カスタム項目の追加］画面が表示されます。

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人事評価レポート用に登録するカスタム従業員項目

レポート作成に必要なカスタム従業員項目は、全部で5つです。

• 評価結果
• 等級
• 職種
• 採用経路
• 採用区分

［カスタム項目の追加］画面で、［項目名］に上記をそれぞれ指定して、項目を追加します（項目名は上記と一致しなくても構いません。例：「等級」の代わりに「職位」とする）。［入力タイプ］や［選択肢］は適宜登録してください。

項目の追加画面（例）

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登録後の画面（例）

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2. 従業員情報を更新して、過去の評価情報を履歴として登録する

人事評価レポート用に作成したカスタム従業員項目に対して、従業員ごとに過去の評価情報を追加します。［適用日］を指定して、履歴として登録してください。

従業員情報への履歴の登録は、2つの方法があります。

1. ファイルを使って一括追加
2. 従業員ごとに従業員情報から追加

ファイルを使って一括追加

ファイルを使って、複数の従業員情報のデータをまとめて入力します。

「2021年下期評価」「2022年上期評価」など、適用日が異なる評価結果を入力する場合は、適用日ごとに一括追加用ファイルが必要です。

履歴の一括追加用ファイルのテンプレートをダウンロード

従業員情報を登録する一括追加用ファイルのテンプレートを、CSV形式またはExcel形式で作成します。

［従業員リスト］>［表示項目］を押すと、［表示項目の設定］画面が開きます。

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人事評価レポート用に追加した項目を選択し、［ > ］を押して表示項目に追加します。

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以下のように表示項目に追加したら、［適用］を押します。

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［従業員リスト］の画面に戻り、［ダウンロード］を押すと、従業員情報ファイルのテンプレートをダウンロードできます。詳しくは従業員情報、家族情報の登録データをダウンロードするを参照してください。

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ダウンロードしたファイルの列に［社員番号］と人事レポート用のカスタム項目5つを含めて、さらに［適用日］の列を追加してください。

ここまでの操作で、一括追加用ファイルのテンプレートが完成します。

評価期間別に履歴の一括追加用ファイルを作成

評価期間別に、履歴の一括追加用ファイルを作成します。

上記で作成したテンプレートに、評価結果や等級などの各項目、および適用日を入力して、ファイルを保存します。

ファイルが完成したら、複数の従業員情報を一括で更新するの手順に従って、一括更新を行ないます。バックグラウンド処理が完了し、従業員情報が更新されたことを確認してください。

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従業員ごとに従業員情報から追加

変更履歴一覧画面を表示し、［+履歴を追加］を押す

SmartHRの画面上部にある［従業員リスト］から任意の［従業員名］>［履歴一覧］を押して、変更履歴一覧画面に移動します。

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画面右上の［+履歴を追加］を押します。

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適用日を指定して登録を開始

［適用日を指定する］画面が表示されるので、適用日を入力して［登録を開始する］を押します。

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人事評価レポート用の従業員情報を入力して更新

従業員情報の編集画面が表示されるので、人事評価レポート用に作成したカスタム従業員項目について、適用日時点での情報を入力します。

［更新する］を押すと、過去の評価情報が保存されます。

詳しくは、適用日を指定して従業員情報を登録するを参照してください。

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3. 分析レポートで、人事評価プリセットレポートを追加する

SmartHRのトップページ左側の［機能］欄にある［分析レポート］を押して、分析レポート機能の画面に移動します。

画面右上の［新規作成▼］>［プリセットレポートの作成］を押し、［人事評価レポート］を選択して［作成］を押します。

レポート一覧画面に人事評価レポートが追加されたことを確認してください。

詳しくは、プリセットレポートを追加するを参照してください。

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4. データ項目の対応付けを設定する

画面上部の［設定▼］>［データ項目の対応付け設定］を押します。

［データ項目の対応付けを設定］画面が表示されるので、各項目に対して、新規作成した人事評価レポート用のカスタム項目をそれぞれ設定し、［保存］を押してください。

詳しくは、データ項目の対応付けを設定するを参照してください。

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5. データを同期する

分析レポート機能の画面右上にある［データを同期］を押して、SmartHRに登録されている最新の情報を同期します。※ 初めて同期する場合は数時間かかる場合があります。ご了承ください。

詳しくは、データを同期するを参照してください。

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