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キャリア台帳で閲覧するために、他システムで管理していた過去の評価を人事評価機能に登録する

対象読者:
管理者・担当者向け
対象プラン:
有料オプションタレントマネジメントHRストラテジー

他システムで管理していた過去の評価情報をSmartHRの人事評価機能に登録して、キャリア台帳で閲覧する方法を説明します。

登録する評価項目として「総合評価」を例にしていますが、同じ手順で他の評価項目も連携できます。

事前に確認すること

過去の評価期間の従業員の在籍状況を確認します。 評価プロジェクトに評価対象者として追加できるのは、下記の条件を満たす従業員です。

  • 登録しようとしている過去の評価の対象期間の終了日時点で、SmartHR基本機能における従業員の在籍状況が 在職中または休職中 になっている。

従業員の在籍状況を確認する方法については、従業員の在籍状況を確認する方法を参照してください。

終了日時点の在籍状況が正しくない場合は、以下のページを参照して履歴を修正してください。

過去の評価を登録する

過去の評価を登録する大まかな流れは以下です。

  1. 評価テンプレートを作成する
  2. 評価プロジェクトを設定する
  3. 過去の評価をCSVで一括登録し、確定する

1. 評価テンプレートを作成する

1-1. 評価テンプレート一覧画面で汎用テンプレートを追加する

評価テンプレートは、汎用テンプレートを使用します。 評価テンプレート一覧画面で[追加▼]>[汎用テンプレートを追加]を押します。

評価テンプレート名を入力して[追加]を押すと、評価テンプレートが作成され、評価シートの設定画面が表示されます。

1-2. 評価シートを設定する

1-2-1. プリセットの評価シートを削除し、登録したい評価項目に合わせた評価フォームを選択する

過去の評価項目から、キャリア台帳に「総合評価」として表示したい項目を1つ決めます。

評価シートにデフォルトで用意されているプリセットを削除するため、プリセットの[…]メニューから[削除]を押します。 [評価種目の追加]を押して「評価種目名」を入力し、[追加]を押します。

[フォームを追加]を押して、以下の通り総合評価にあわせてフォームを選択します。

  • 総合評価が数値(例:5,4,3…)の場合、入力フォームで[数値入力]を選択します。
  • 総合評価が記号(例:S,A,B…)の場合、入力フォームで[選択肢入力]を選択します。

キャリア台帳で評価を閲覧できるようにするため、[評価項目の連携][総合評価]を選択します。 フォームの設定画面のスクリーンショット画像を表示する

1-4. 評価フローで不要なフェーズとタスクを削除する

[フェーズとタスク]で、あらかじめ用意されている[目標設定]フェーズの[目標承認]タスクと、[期末評価]のフェーズを削除します。 [目標入力]タスクの担当者に「評価対象者」を設定して[保存]を押します。 評価フロー画面のスクリーンショット画像を表示する

1-3. 評価ロールで評価対象者以外を削除する

あらかじめ設定されている評価ロールのうち、[評価対象者]以外を削除します。 削除後は、[評価対象者]のみが表示されている状態になります。 評価ロール設定画面のスクリーンショット画像を表示する

2. 評価プロジェクトを作成する

2-1. 評価プロジェクトを新規で作成する

評価プロジェクト画面で[追加]を押すと、評価プロジェクトの追加画面が表示されます。 [評価プロジェクト名]と、対象期間の[開始日][終了日]を設定して[追加]を押します。 評価プロジェクト追加画面のスクリーンショット画像を表示する

2-2. 評価プロジェクトに評価テンプレートを取り込む

評価プロジェクト詳細画面で[評価テンプレートの取り込み設定]を押します。 1.で作成した評価テンプレートを選択して[取り込み]を押します。

[閉じる]の下に[評価テンプレートの取り込み処理が終了しました。]と表示されたら、テンプレートの取り込みは完了です。 画像を表示する

2-3. 評価対象者を追加する

評価プロジェクト詳細画面で[従業員の追加]を押して、過去の評価を登録する対象の従業員を追加します。 詳しくは、評価プロジェクトに評価対象者を追加するを参照してください。

3. 過去の評価をCSVで一括登録し、確定する

3-1. 過去の評価をCSVに記入し、取り込みをする

過去の評価をCSVファイルを使って一括登録します。 評価プロジェクト詳細画面で[CSVファイル操作▼]>[評価CSVを書き出す]を押します。CSVファイルはバックグラウンド処理画面からダウンロードできます。

評価のCSVファイル書き出し画面(1/3)では、以下を選択してください。

  • CSVファイルの形式:「評価テンプレートごとにCSVファイルを分ける」
  • 書き出す評価テンプレート:「✓すべて選択」 評価のCSVファイル書き出し画面のスクリーンショット画像を表示する

ダウンロードしたCSVファイルを表計算ソフトなどを使って編集し、過去の評価を入力します。 編集したCSVができたら、[CSVファイル操作▼]>[評価を一括更新]を押し、CSVを取り込みます。 詳しくは、複数の評価の記入内容を一括更新するを参照してください。

取り込み後、[バックグラウンド処理]で正常に完了したことを確認してください。 バックグラウンド処理で正常完了しているスクリーンショット画像を表示する エラーが発生していた場合は、[ダウンロード]を押してエラーファイルの内容を確認し、対応してください。 バックグラウンド処理でエラーが表示されているスクリーンショット画像を表示する

3-2. 評価を確定する

過去の評価の取り込みが正常に完了したら、評価を確定します。

評価プロジェクト詳細画面で評価対象者をすべて選択し、[▼確定]>[確定]を押します。 評価の確定画面が表示されるので、内容を確認したうえ[確定]を押します。 評価の確定画面のスクリーンショット画像を表示する

確定のあと、[進行状況][終了]になっていることを確認します。 評価一覧のスクリーンショット画像を表示する

過去の評価をキャリア台帳機能で閲覧する

登録した過去の評価をキャリア台帳機能で閲覧する場合、キャリア台帳機能で[従業員情報の表示設定]をする必要があります。 詳しくは、従業員情報の表示設定をするを参照してください。

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