年末調整機能の基本的な使い方
- 対象読者:
- 管理者・担当者向け
- 対象プラン:
- 労務管理人事・労務エッセンシャルプロフェッショナル¥0HRストラテジー
このページでは、年末調整機能の基本的な使い方について説明します。
年末調整とは
年末調整は、その年の給与合計額が確定するタイミングで、1年間に源泉徴収をした税額と1年間に納めるべき税額が一致しているかを確認する手続きです。
1年間に納めるべき所得税額は、その年の1月〜12月の給与・賞与等の総額から各種控除額を差し引いた金額をもとに計算します。
従業員ごとに受けられる控除の内容や金額が異なるため、年末調整では以下の申告書で従業員から必要な情報を収集します。
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
- 給与所得者の保険料控除等申告書
- 給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書
- 2020年以降に対象になった場合：給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書 兼（特定増改築等）住宅借入金等特別控除計算明細書
SmartHRの年末調整機能では、従業員がアンケートに回答すると申告書が自動で作成されるため、申告書の印刷・配布が不要です。
従業員の回答をもとに自動で各種控除額が計算されるため、年末調整の専門知識がなくても申告を完了できます。
令和5年 税制改正に伴う変更点
税制改正に伴い、令和5年（2023年）分の年末調整に変更点があります。 税制改正のポイントは、下記のページをご覧ください。
2023年の年末調整変更点は3点のみ！2024年適用の内容も先行解説
税制改正に伴うSmartHRのシステム対応について、詳しくは年末調整機能2023年版の改善内容をご覧ください。
年末調整機能の使い方
年末調整機能は、年末調整の申告情報を従業員から収集し、申告書類を作成できる機能です。 年税額の計算や電子申告はできません。給与計算システムと一緒にご利用ください。
年末調整機能の基本的な操作の流れを説明します。
1. SmartHR基本機能で事前準備をする
年末調整機能を使いはじめる前に、SmartHR基本機能の会社情報やマスターデータ、権限、従業員情報・家族情報など、必要な情報が登録されているかを確認します。
2. 年末調整機能を初期設定する
SmartHR基本機能の情報を年末調整機能に同期し、年末調整を依頼する従業員をまとめた依頼グループを作成します。年末調整の対象とならない従業員は、事前に対象外として管理できます。
初期設定時に、昨年の申告情報のうち、条件を満たした保険料や住宅借入金控除の情報が引き継がれます。団体保険や企業型確定拠出年金の情報がある場合は、インポートすると従業員の回答画面に表示できます。
生命保険と地震保険の保険料控除証明書は電子データ（電子的控除証明書）で回収できます。電子的控除証明書を提出した場合は、原本の提出・確認が不要になります。
3. 従業員に回答を依頼する
依頼グループの設定が完了したら、従業員に年末調整の回答を依頼します。回答を依頼した従業員に、自動で通知が送信されます。
従業員が年末調整のアンケートに回答する
年末調整の依頼を受け取った従業員は、パソコンやスマートフォンからアンケートに回答します。 アンケートに回答すると、年末調整の各種申告書が自動で作成されます。
従業員が年末調整依頼を受けてから書類提出までの流れ（パソコンの場合）
従業員が年末調整依頼を受けてから書類提出までの流れ（スマートフォンの場合）
4. 従業員から提出された内容を確認する
従業員から年末調整の回答が提出されたら、申告書や添付書類の原本を確認します。
修正が必要な場合は、従業員に修正を依頼するか、担当者が直接修正します。 確認が完了したら、年末調整を確定します。
5. 差分リストを活用する
年末調整機能では、初期設定時の従業員情報・家族情報と、従業員から提出された内容との違いを差分リストとして出力します。
「扶養控除等（異動）申告書」を効率よく確認したり、年末調整の結果をSmartHR基本機能に反映するかを検討したりする際に、便利に活用できます。
6. 年末調整の結果を基本機能や給与計算システムに反映する
年末調整で申告された従業員情報・家族情報を確認し、基本機能に反映するかを検討します。基本機能に反映する場合は、申請や手続きを従業員に依頼するか、担当者が基本機能の情報を更新します。 年末調整の結果は、他社の給与計算システムにも反映できます。
お役立ちコンテンツ
人事労務の担当者、SmartHRの管理者に向けて、SmartHRでは各種コンテンツを用意しています。
今年度の年末調整のポイントを手短に押さえたい場合はSmartHR Mag.の各種記事を、SmartHRの年末調整機能の理解を深めたい場合にはSmartHR スクールをご活用ください。
年末調整完全ガイド
年末調整に関する各種コンテンツやセミナーの情報をまとめています。
年末調整完全ガイド｜SmartHR お客様向けサポートコンテンツ
SmartHR Mag.の年末調整情報
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