スキル管理の基本的な使い方

スキル管理機能の概要と基本的な使い方について説明します。

スキル管理機能は人事・労務エッセンシャルプラン、HRストラテジープラン、タレントマネジメントプランに含まれるオプション機能です。 労務管理プラン、¥0プランでは利用できません。

「スキル管理」とは

「スキル管理」は、従業員のスキルに関するデータを収集、管理するための機能です。 SmartHR基本機能のカスタム従業員項目を使わずに、タレントマネジメントに必要な情報を人事担当者やマネージャーが管理、閲覧できます。

業務に必要なスキルとその習熟度を定義し、保有資格や研修の受講状況、仕事の経歴といった客観的事実と紐づけて管理できます。感覚的に判断されがちな従業員の業務遂行力やビジネス基礎力を組織のなかで一意のものにして、従業員ごとの能力をデータ化できます。

また、資格や研修の証明書の写し、経歴もデータとして保管できます。

データの登録は、管理者だけでなく従業員からの申請も受け付けます。（従業員からの申請を承認する機能は、リリース時期は未定ですが、開発を予定しています。）

管理できる項目

• スキル
• 資格
• 研修
• 経歴

スキルと資格・研修・経歴の関係

スキル管理では、「ある業務を遂行できる能力」をスキルと定義しています。 資格・研修・経歴は、これらのスキルを保証する客観的事実として、スキルの確かさを裏づけるものです。

• スキル：ある業務を遂行できる能力。組織によって必要とされるスキルやその定義は異なる
• 資格：公的な機関ないしは会社が特定の技術や知識の保有を証明するもの
• 研修：公的な機関ないしは会社が課す、特定の技術や知識の獲得を目的とした講義や課題
• 経歴：特定の期間において、ある特定の会社に所属、もしくはある特定の仕事をしたという証明。社歴、部署歴、役職歴、業務歴など

スキル管理の活用場面

人材配置の情報として活用

• 特定の業務に求めるスキルのレベルに達している人材を従業員の中から探して、異動対象とする
• 業績に差がある部署に所属する従業員のスキルを部署間で比較し、部署としてのスキルバランスを調整する

人材育成の情報として活用

• 従業員サーベイなどで把握した従業員の異動希望と、現状のスキルギャップを把握して、育成を手助けする

有資格者の配置情報として活用

• 従業員が保有している資格を可視化して、業務上、法的に必要な有資格者を欠かすことのない人材配置を実現する

スキル管理機能の管理者権限をアカウントに付与する

はじめて「スキル管理」を利用するときには、権限の設定が必要です。

初回はSmartHR基本機能の管理者権限を持つアカウントが権限設定を操作してください。 詳しくは、スキル管理の権限を管理するを参照してください。

マスターデータを設定する

スキル管理機能の管理者権限を持つアカウントは、スキル、資格、研修を登録するためのマスターデータを設定できます。

マスターデータとは

スキル管理機能にはスキルマスター、資格マスター、研修マスターの3つのマスターデータがあります。

スキルマスター（スキルのマスターデータ）は、従業員のスキル情報としてスキルを登録する際に使用するマスターデータです。下記を設定、管理します。

• スキル名
• スキルコード
• スキルレベル

資格マスター（資格のマスターデータ）は、従業員のスキル情報として資格を登録する際に使用するマスターデータです。下記を設定、管理します。

• 資格名
• 資格コード
• 有効期限の登録が必要か不要か
• 証明書の写しの添付が必要か不要か

研修マスター（研修のマスターデータ）は、従業員のスキル情報として研修を登録する際に使用するマスターデータです。下記を設定、管理します。

• 研修名
• 研修コード
• 有効期限の登録が必要か不要か
• 証明書の写しの添付が必要か不要か

各マスターデータは、親子関係を示す階層構造を持ちます。最大5階層まで追加できます。

詳しくは、スキルのマスターデータを設定する、資格のマスターデータを設定する、研修のマスターデータを設定するを参照してください。

SmartHR基本機能から部署・従業員データを同期する

スキル管理機能の管理者権限を持つアカウントは、SmartHR基本機能に登録済みの部署・従業員データをスキル管理機能に同期できます。

詳しくは、SmartHR基本機能の部署・従業員データをスキル管理機能に取り込むを参照してください。

従業員のスキル、資格、研修、経歴をスキル管理機能に登録する

スキル管理機能の管理者権限を持つアカウントは、従業員のスキル、資格、研修、経歴を登録できます。

詳しくは、従業員のスキルを管理する、従業員の資格を管理する、従業員の研修を管理する、従業員の経歴を管理するを参照してください。

従業員のスキル・資格・研修・経歴の登録状況を閲覧する

従業員のスキル情報は、「スキルマップ」と「スキル情報詳細」の2つの画面で閲覧できます。

経歴のスキルマップは存在しませんが、スキル情報詳細画面で閲覧できます。

「スキルマップ」とは

スキル、資格、研修ごとに従業員の登録情報が一覧で閲覧できる画面です。スキル、資格、研修はドロップダウンリストで、表示を切り替えられます。 行ごとにスキル、資格、研修の第1階層を表示します。下位の階層はトグルで開閉して表示・非表示を切り替えられます。 スキルはスキルレベルの数字で表示され、資格、研修は✓で表示されます。

スキル情報詳細画面では、登録済みのスキル・資格・研修について、取得日／修了日、有効期限、証明書の写しなどの詳細項目もあわせて確認できます。

詳しくは、スキルマップを閲覧する、従業員ごとのスキル情報を閲覧するを参照してください。

従業員にスキル情報を提出してもらう

スキル管理機能の管理者権限を持つアカウントは、従業員からスキル・資格・研修を収集するために、申請を作成し提出依頼ができます。 また、従業員が任意のタイミングで申請を作成し、提出ができるように設定できます。 従業員から申請が提出されると、従業員のスキル情報として登録されます。

詳しくは、スキル情報の申請依頼を送る、従業員が申請を提出できるタイミングを設定するを参照してください。