スキル情報の申請依頼を送る

従業員からスキル情報を収集するために、申請を作成し提出依頼をする手順を説明します。

スキル情報の申請とは

スキル管理に登録する従業員の「スキル」、「資格」、「研修」に関する情報を従業員からの申請として、収集して登録できます。スキル管理機能の管理者は、申請を作成して従業員に提出を依頼できます。

スキル管理機能に移動し、画面上部［スキル管理］メニューの［申請］ > ［従業員に提出を依頼］を押すと、［申請の管理］画面が表示されます。

申請の管理画面で、［申請一覧］の右上にある［＋申請を依頼］を押すと、［申請の依頼］画面が表示されます。

申請の依頼画面で、以下の内容を入力します。

申請名は、提出依頼を受けた従業員に申請で提出してもらいたい内容が簡潔に伝わるように記載してください。

従業員に依頼できる申請には3種類あります。

［管理者指定のスキル情報提出］
- 管理者が指定した「スキル」「資格」「研修」の情報を必須項目として、申請フォームを作成する申請
［管理者・従業員指定のスキル情報提出］
- 管理者が指定したスキル情報を必須項目として、従業員が必須項目以外のスキル情報を任意で申請フォームに追加できる申請（※）
［従業員指定のスキル情報提出］
- 従業員がスキル情報を任意で申請フォームに追加できる申請（※）

※ 従業員が追加できるスキル情報は、スキル管理機能のマスターデータに追加されている、スキル、資格、研修のみです。マスターデータにないスキル情報の入力はできません。

3つのうち、いずれか1つを選択してください。

［管理者指定のスキル情報提出］または、［管理者・従業員指定のスキル情報提出］を選択した場合は、［スキル・資格・研修を指定］のフォームが入力できるようになります。

マスターデータに追加されている、スキル、資格、研修を指定できます。フォームに名前を入力すると候補が表示されます。追加したいスキル、資格、研修を選択すると、フォームに追加されます。1つの申請に、スキル・資格・研修を合わせて200件まで追加できます。

申請の提出を依頼したい従業員を選択します。従業員は、社員番号、氏名、部署名で検索できます。選択可能な従業員は、3000名までです。3001名以上の対象者がいる場合には、同じ申請内容の申請を複数作成してください。

説明文を入力しておくと、従業員が申請の提出をするときの連絡事項を表示できます。説明文の中にURLを記入すると、従業員が閲覧する申請提出画面ではリンクに変換されます。

画面の下にある［送信］を押すと、申請の作成、従業員への提出依頼の送信を、バックグラウンド処理で受け付けます。申請の依頼が完了すると、申請の管理画面の［申請一覧］に「{従業員名}（{社員番号}）さんの{申請名}」という名前で従業員ごとの申請が追加されます。

申請の管理画面の申請一覧で、削除したい申請の行の右端にある［操作▼］ > ［削除］を押すと、削除の確認画面が表示されます。削除の確認画面で、［削除］を押すと申請が削除されます。

完了済みの申請を削除しても、その申請によって従業員に登録されたスキル情報は削除されません。登録済みのスキル情報を削除するには、スキル情報詳細画面からスキル情報の削除をしてください。

完了前の申請を削除すると、従業員の申請一覧画面から申請が削除されます。