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マイナンバー

複数の従業員にマイナンバーの提供依頼をする

対象:
労務管理プラン(旧スモールプラン)人事・労務エッセンシャルプラン(旧スタンダードプラン)プロフェッショナルプラン¥0プランHRストラテジープラン

マイナンバーの提供依頼は、CSVファイルを使った一括送信も可能です。

個別の従業員に提供依頼をする場合は、下記のページを参照してください。

従業員にマイナンバーの提供を依頼する

1. [機能]>[マイナンバー]をクリック

トップページ左の[機能]欄にある[マイナンバー]をクリックすると、マイナンバー管理画面が表示されます。

2. [一括操作]> [マイナンバーを一括提供依頼(CSV)]をクリック

[一括操作]から[マイナンバーを一括提供依頼(CSV)]をクリックします。

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3. テンプレートファイルをダウンロード

一括登録依頼用のテンプレートファイル(CSV)をダウンロードします。

社員番号が登録されており、マイナンバーが未登録かつ提供依頼されていない従業員(= 提供依頼が可能な方)のデータのみがダウンロードされます。

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4. CSVファイルに利用目的のフラグを入力

ダウンロードしたCSVファイルを開いて、マイナンバーの利用目的フラグ(1=ON、0=OFF)を入力してください。

▼ 従業員用のCSV

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▼ 被扶養者用のCSV

被扶養者または配偶者特別控除対象者のマイナンバーは、 従業員の社員番号、続柄、姓、名 が一致する家族に登録されるため、これらの項目が必須となります。

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5. 依頼対象とファイルを選択して[一括提供依頼をする]をクリック

[依頼対象](従業員本人/被扶養者)を指定して該当CSVファイルを選択後、[一括提供依頼をする]をクリックします。

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6. 結果を確認する

バックグラウンド処理が終了すると、「バックグラウンド処理による マイナンバーの一括提供依頼 の結果が出ました」 という通知が届きます。通知のリンクをクリックするか、[共通設定]>[バックグラウンド処理]からご確認ください。

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エラーが発生している場合の対応方法は、下記のページをご覧ください。

エラーが出たり、処理に失敗した場合は?

一括提供依頼に成功すると、従業員はSmartHRにログインして、マイナンバーの入力が可能となります。

従業員がマイナンバーの提供依頼を受け取ってから入力するまでの詳しい手順は、下記のページをご覧ください。

マイナンバーの提供依頼が届いたら?

また、依頼の状況や提供依頼した日は、マイナンバー管理画面で確認できます。

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従業員がマイナンバーを入力すると、管理者に 「〜さんのマイナンバーが提供されました」 という通知が届きます。

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通知の有無は、設定により異なります。詳しくは下記のページをご覧ください。

通知の設定を確認・変更する