年末調整終了後に家族情報をSmartHRに反映する際のパターン例
- 対象:
- 労務管理プラン人事・労務エッセンシャルプランプロフェッショナルプラン¥0プランHRストラテジープラン
年末調整終了後、アンケートで回収した家族情報の変更を、SmartHR基本機能に反映させます。
年末調整機能のアンケートで回収した変更とは別に扶養家族情報の変更を収集していた場合、どのような手順で反映させるのが良いかは、運用により異なります。
このページでは、運用タイプごとの反映手順を説明します。
運用タイプを確認する
年末調整終了後の家族情報の更新手順は、家族情報の管理方法や、従業員からの情報収集方法、年末調整期間中に申請を承認するか否かで異なります。
以下のチャートで、ご自身の企業アカウントの運用タイプをご確認ください。
画像を表示する
※申請機能は労務管理プランではお使いいただけません。
Aタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はAタイプになります。
- SmartHRで家族情報を収集・管理している
- 扶養家族の情報収集に、申請機能を使っている
- 年末調整期間中も申請された家族情報の変更を承認している
まず、「今年の扶養親族差分リストCSV」と「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
ダウンロードした「差分リスト」の内容と、SmartHR基本機能の最新の扶養家族情報を比較してください。
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致している場合
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致している場合、基本機能に取り込む必要はありません。
一致している部分を家族情報一括更新用CSVファイルから削除して、基本機能に取り込んでください。
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致していない場合
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致していない場合は、従業員本人に確認し、必要であれば申請機能での変更申請を依頼してください。
件数が多い場合など、申請の依頼が煩雑になりそうな場合は、社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
Bタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はBタイプになります。
- SmartHRで家族情報を収集・管理している
- 扶養家族の情報収集に、申請機能を使っている
- 年末調整期間中も申請された家族情報の変更を承認していない
まず、「今年の扶養親族差分リストCSV」と「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
ダウンロードした「差分リスト」の内容と、SmartHRの申請機能で「承認待ち」になっている扶養家族情報を比較してください。
差分リストの内容と承認待ちの扶養家族情報が一致している場合
差分リストの内容と承認待ちの扶養家族情報が一致している場合、申請を承認してください。
その後、申請内容と一致していた部分を家族情報一括更新用CSVファイルから削除して、基本機能に取り込んでください。
差分リストの内容と承認待ちの扶養家族情報が一致していない場合
差分リストの内容と承認待ちの扶養家族情報が一致していない場合は、従業員本人に確認し、必要であれば申請機能での変更申請を依頼してください。
件数が多い場合など、申請の依頼が煩雑になりそうな場合は、社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）や得失情報を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
Cタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はCタイプになります。
- SmartHRで家族情報を収集・管理している
- 扶養家族の情報収集に、扶養追加の手続き・扶養削除の手続きを使っている
- 年末調整期間中も手続きに伴う家族情報の変更を受け付けている
まず、「今年の扶養親族差分リストCSV」と「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
ダウンロードした「差分リスト」の内容と、SmartHR基本機能の最新の扶養家族情報を比較してください。
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致している場合
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致している場合、基本機能に取り込む必要はありません。
一致している部分を家族情報一括更新用CSVファイルから削除して、基本機能に取り込んでください。
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致していない場合
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致していない場合は、従業員本人に確認し、必要であれば手続き機能での追加・削除の申請を依頼してください。
件数が多い場合など、申請の依頼が煩雑になりそうな場合は、社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）や得失情報を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
Dタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はDタイプになります。
- SmartHRで家族情報を収集・管理している
- 扶養家族の情報収集に、扶養追加の手続き・扶養削除の手続きを使っている
- 年末調整期間中も手続きに伴う家族情報の変更を受け付けていない
まず、「今年の扶養親族差分リストCSV」と「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
ダウンロードした「差分リスト」の内容を確認し、扶養情報に関係する差分を抽出してください。
抽出した変更について社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
もしくは、手続き機能での追加・削除の申請を依頼してください。
Eタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はEタイプになります。
- SmartHRに家族情報を登録している
- 扶養家族の情報収集には、紙や既存のワークフローシステムなどを使っている
まず、「今年の扶養親族差分リストCSV」と「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
ダウンロードした「差分リスト」の内容と、SmartHR外で収集した扶養家族情報を比較してください。
差分リストの内容とSmartHR外で収集した扶養家族情報が一致している場合
差分リストの内容とSmartHR外で収集した扶養家族情報が一致している場合、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致していない場合
差分リストの内容とSmartHR外で収集した扶養家族情報が一致していない場合は、従業員本人に確認し、必要であれば別途申請を依頼してください。
件数が多い場合など、申請の依頼が煩雑になりそうな場合は、社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
Fタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はEタイプになります。
- SmartHRに家族情報を登録していない
- 扶養家族の情報集収には、紙や既存のワークフローシステムなどを使っている
まず、「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
一括更新用CSVとSmartHR外で管理・収集している家族情報が一致していない場合は、従業員本人に確認し、必要であれば別途申請を依頼してください。
社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）は必要に応じて編集し、SmartHR基本機能に取り込んでください。