年末調整終了後に家族情報を基本機能に反映する際のパターン例
- 対象:
- 労務管理プラン人事・労務エッセンシャルプランプロフェッショナルプラン¥0プランHRストラテジープラン
年末調整終了後、アンケートで回収した家族情報の変更を、SmartHR基本機能に反映させます。
年末調整機能のアンケートで回収した変更とは別に扶養家族情報の変更を収集していた場合、どのような手順で反映させるのが良いかは、運用により異なります。
このページでは、運用タイプごとの反映手順を説明します。
運用タイプを確認する
年末調整終了後の家族情報の更新手順は、家族情報の管理方法や、従業員からの情報収集方法、年末調整期間中に申請を承認するか否かで異なります。
以下のチャートで、ご自身の企業アカウントの運用タイプをご確認ください。
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※申請機能は労務管理プランではお使いいただけません。
家族情報を一括更新する際の注意
年末調整機能の「家族情報一括更新用CSV」を使用する場合の注意
- 依頼ステータスが「確定」となっている従業員の家族情報のみが表示されます。
- 源泉控除対象配偶者に該当する場合、配偶者特別控除対象者であったとしても源泉控除対象配偶者としてCSVファイルに登録して更新をお願いします。
- SmartHRにCSVファイルを取り込む前に［依頼グループ］［依頼ステータス］列を削除してください。年末調整機能からダウンロードしたままのCSVファイルを取り込むと「インポートに失敗しました。ヘッダーの形式に誤りがないかご確認ください。」というエラーが発生します。
基本機能に家族情報を取り込む際の注意
家族情報を一括更新する際、家族情報を更新するか新規作成するかは、以下の規則で判定されます。
- 社員番号と続柄と家族の姓・名がすべて一致する家族情報が存在する場合、その家族の家族情報を更新します。
- 社員番号と続柄と家族の姓・名のいずれかが一致しない場合、家族情報が新規作成されます。
Aタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はAタイプになります。
- SmartHR基本機能で家族情報を収集・管理している
- 扶養家族の情報収集に、申請機能を使っている
- 年末調整期間中は申請された家族情報の変更を承認している
「基本機能と年末調整機能の差分リスト」をダウンロードし、「今年の扶養親族差分リスト」を確認します。
「★差分あり」と表示された項目について、従業員本人に確認し、必要であれば申請機能での変更申請を依頼してください。
件数が多い場合など、申請の依頼が煩雑になりそうな場合は、社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
Bタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はBタイプになります。
- SmartHR基本機能で家族情報を収集・管理している
- 扶養家族の情報収集に、申請機能を使っている
- 年末調整期間中は申請された家族情報の変更を承認していない
「基本機能と年末調整機能の差分リスト」と「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。 ダウンロードした差分リストの中の「今年の扶養親族差分リスト」の内容と、申請機能で「承認待ち」になっている扶養家族情報を比較してください。
差分リストの内容と承認待ちの扶養家族情報が一致している場合
差分リストの内容と承認待ちの扶養家族情報が一致している場合、申請を承認してください。
差分リストの内容と承認待ちの扶養家族情報が一致していない場合
差分リストの内容と承認待ちの扶養家族情報が一致していない場合は、従業員本人に確認し、必要であれば申請機能での変更申請を依頼してください。
件数が多い場合など、申請の依頼が煩雑になりそうな場合は、社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）や得失情報を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
Cタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はCタイプになります。
- SmartHR基本機能で家族情報を収集・管理している
- 扶養家族の情報収集に、扶養追加の手続き・扶養削除の手続きを使っている
- 年末調整期間中は手続きに伴う家族情報の変更を受け付けている
「基本機能と年末調整機能の差分リスト」をダウンロードし、「今年の扶養親族差分リスト」を確認します。
「★差分あり」と表示された項目について、従業員本人に確認し、必要であれば手続き機能での追加・削除の申請を依頼してください。
件数が多い場合など、申請の依頼が煩雑になりそうな場合は、社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）や得失情報を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
Dタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はDタイプになります。
- SmartHR基本機能で家族情報を収集・管理している
- 扶養家族の情報収集に、扶養追加の手続き・扶養削除の手続きを使っている
- 年末調整期間中は手続きに伴う家族情報の変更を受け付けていない
まず、「基本機能と年末調整機能の差分リスト」と「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
ダウンロードした差分リストの中の「今年の扶養親族差分リスト」の内容を確認し、扶養情報に関係する差分を抽出してください。
抽出した変更について社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
もしくは、手続き機能での追加・削除の申請を依頼してください。
Eタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はEタイプになります。
- SmartHR基本機能に家族情報を登録している
- 扶養家族の情報収集には、紙や既存のワークフローシステムなどを使っている
まず、「基本機能と年末調整機能の差分リスト」と「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
ダウンロードした差分リストの中の「今年の扶養親族差分リスト」の内容と、SmartHR外で収集した扶養家族情報を比較してください。
差分リストの内容とSmartHR外で収集した扶養家族情報が一致している場合
差分リストの内容とSmartHR外で収集した扶養家族情報が一致している場合、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
差分リストの内容と最新の扶養家族情報が一致していない場合
差分リストの内容とSmartHR外で収集した扶養家族情報が一致していない場合は、従業員本人に確認し、必要であれば別途申請を依頼してください。
件数が多い場合など、申請の依頼が煩雑になりそうな場合は、社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）を本人に確認したうえで、家族情報一括更新用CSVに社会保険の扶養状況を追加し、SmartHR基本機能に取り込んでください。
Fタイプの反映手順
以下の運用をしている場合、反映手順はEタイプになります。
- SmartHR基本機能に家族情報を登録していない
- 扶養家族の情報収集には、紙や既存のワークフローシステムなどを使っている
まず、「家族情報一括更新用CSV」をダウンロードします。
一括更新用CSVとSmartHR外で管理・収集している家族情報が一致していない場合は、従業員本人に確認し、必要であれば別途申請を依頼してください。
社会保険の扶養状況（扶養する・しない、年間収入額等）は必要に応じて編集し、給与システムなどに情報を取り込みます。
関連コンテンツ
差分リストや「家族情報一括更新用CSV」のダウンロードについては、下記のヘルプページを参照してください。
基本機能の情報を一括更新する手順や注意点については、下記のヘルプページを参照してください。