申請機能の利用をおすすめしないケース
- 対象読者:
- 管理者・担当者向け
- 対象プラン:
- 人事・労務エッセンシャルタレントマネジメントHRストラテジー
申請機能は、従業員から従業員情報を収集して登録・更新する機能です。 一般的なワークフローシステムとは異なるため、利用をおすすめしない場面があります。
法律上の要件が定められている業務
法律上、情報管理における要件が定められている業務の場合、タイムスタンプの付与や閲覧履歴の管理など、対象の業務に特化した機能が求められるケースがあるため、申請機能の利用はおすすめしません。
例として、以下のような業務があげられます。
- 電子帳簿保存法、電子契約法で定められた取引
- 労働安全衛生法で定められたストレスチェック
- マイナンバー法で定められたマイナンバーの収集・管理
- 労働基準法で定められた勤怠管理
代わりに利用できる機能
SmartHRでは、以下の機能を利用できます。
ストレスチェッカー
法律上の要件を満たしたストレスチェックを実施できます。 詳しくは、ストレスチェッカー｜SmartHR Plusを参照してください。
マイナンバー管理機能
法律上の要件を満たし、マイナンバーを安全に収集・管理できます。 詳しくは、マイナンバー管理機能とはを参照してください。
「従業員情報の登録・更新」以外の用途での申請
例えば、以下のような申請にはおすすめしません。
- 休暇申請（欠勤届、有給休暇申請）
- 備品申請（発注申請、貸与申請）
- 日報、研修受講申請、出張申請
- 各種手当の利用申請
- 安否確認
申請機能は、従業員情報を従業員から収集して登録・更新する機能のため、登録済みの従業員情報が申請フォームに表示されます。
1人の従業員が2回以上申請する場合、前回の申請情報が申請フォームに表示されます。
使用頻度が高い場合は、申請フォーム以外の方法を検討することをおすすめします。 従業員情報に紐づける必要のない情報もSmartHRで申請できるよう、開発を検討中です。
対処方法
申請フォームに前回の申請情報を表示させないようにする場合、以下のいずれかの操作をしてください。
方法1：申請の承認後に従業員情報を空欄で更新する
申請の承認が完了したあとで、管理者が、申請者の従業員情報を空欄にする方法です。 詳しい操作方法は、以下のヘルプページを参照してください。
方法2：2回目以降の申請用にカスタム項目・申請フォームを作成する
2回目以降の申請用に複数のカスタム項目と申請フォームを作成する方法です。 詳しい操作方法は、以下のヘルプページを参照してください。
アカウント・従業員情報の削除後も申請を残したい場合
申請機能では、申請者のアカウントや従業員情報を削除すると、申請内容も削除されます。 削除対象のアカウントがマルチログインアカウントの場合、ほかの企業アカウントでアカウントが残っている限り、申請内容は削除されません。
法律で保存期間が定められた法定保存文書の場合、保存期間内に削除されるおそれがあるため、申請機能の利用はおすすめしません。
例として、以下のような文書があげられます。
- 稟議書、重要決裁文書
- 取引証憑書類（請求書、注文書、契約書、見積書、領収書など）
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