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申請フォームを管理する

対象読者:
管理者・担当者向け
対象プラン:
人事・労務エッセンシャルタレントマネジメントHRストラテジー

申請フォームの作成、編集および削除の手順を説明します。

申請機能を導入する方に向けた、活用イメージや利用開始までの流れは、申請機能でできること|SmartHRスクールを参照してください。

事前準備

申請フォームは、従業員情報の項目を使って作成します。

従業員情報にあらかじめ用意されているシステム標準項目の他に、独自の項目を申請フォームに追加したい場合は、カスタム項目を管理するを参照し、カスタム項目を追加してください。

従業員にファイルを添付してもらいたい場合

申請フォームで入力できる形式は、従業員項目それぞれの[入力タイプ]と連動しています。

従業員項目の入力タイプがファイルをアップロードできる[ファイル]の入力タイプであれば、申請フォームでも従業員がファイルを添付できます。

従業員情報にない項目について、申請フォームでファイルを収集したい場合は、先にファイル添付用のカスタム項目を作成してください。

詳しくは、Q.申請フォームにファイルを添付してもらうには?を参照してください。

申請フォームを作成する

1. ホームにあるアプリ一覧の[共通設定]>[申請]を押す

ホームにあるアプリ一覧の[共通設定]を押します。画面左側に表示される共通設定の一覧から[申請]を押すと、フォームの一覧画面が表示されます。

2.[フォームを作成]を押す

フォーム一覧画面で[フォームを作成]を押します。 画像を表示する

3. フォーム情報に必要事項を入力する

フォーム情報に、[フォーム名][フォームの説明]などを入力します。 画像を表示する

項目名説明
フォーム名フォームの一覧および申請画面に表示されます。
従業員側にも表示されます。
フォームの説明(任意)入力した内容が申請フォームの冒頭に表示されます。
メールフォーマット申請依頼時に従業員に送信するメールのフォーマットを指定します。
メールフォーマットの作成手順は下記をご確認ください。
従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズする
承認設定承認ステップの有無を指定します。
[あり]:承認されるまで従業員情報は更新されません。
[なし]:申請の提出と同時に従業員情報が更新されます。
承認経路承認経路を指定します。
承認経路は、経路の一覧にあるものがドロップダウンリストに表示されます。
適用日設定適用日の入力が必要な場合、[あり]に設定してください。
適用日については、申請の適用日とはを参照してください。
家族情報・通勤経路の項目が含まれている場合には、[あり]を選ぶことはできません。
適用日の表示名申請の入力画面・確認画面・詳細画面で、適用日の項目名を変更できます。
適用日のヒントメッセージ申請の入力画面・確認画面・詳細画面に表示されるヒントメッセージを指定できます。
従業員が申請を提出できるタイミング申請フォームを常にSmartHRに表示するかどうかを指定します。
[常に]:従業員はいつでも申請を提出できます。
[依頼時のみ]:従業員は提出依頼があった場合のみ申請できます。
提出方法誰が申請を提出できるようにするかを指定します。
[本人からの提出]:従業員本人のみ申請を提出できます。
[本人+代理人からの提出]:従業員本人に加えて、代理人も申請を提出できます。申請フォームに紐づける代理提出設定は、ドロップダウンリストから選択します。
申請時の備考入力申請フォームに「備考」入力欄を表示するかどうかを指定できます。

4.[再通知]を設定する

[再通知する頻度]を指定すると、申請が提出されるまで、申請者に再通知できます。

再通知の対象は、ステータスが[提出待ち][差し戻し]の申請です。 画像を表示する

5. 申請時に利用する従業員項目を選択して、[登録する]を押す

申請フォームの入力項目に利用する従業員項目を選択します。 入力必須項目にする場合は[必須]、任意項目にする場合は[任意]を選択します。

項目グループごとにヒントメッセージを設定できます。 画像を表示する

6. 必要に応じて、申請フォームをプレビュー

フォーム一覧で[プレビュー]を押すと、申請者からの申請フォームの見えかたを確認できます。

申請フォームを編集する

1. 編集したいフォーム名を押す

申請設定画面の[フォーム]タブを押すと、登録済みの申請フォーム一覧が表示されます。 編集したいフォーム名を押すと、フォームの編集画面が表示されます。

2. 内容を編集し、[更新する]を押す

内容を編集し、[更新する]を押します。

申請フォームを削除する

1. 削除するフォーム名を押す

申請設定画面の[フォーム]タブを押すと、登録済みの申請フォーム一覧が表示されます。 削除したいフォーム名を押すと、フォームの編集画面が表示されます。

2. 右上の[...]メニュー >[削除する]を押す

画面右上にある[…]メニュー[削除する]を押します。

画像を表示する

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