未来の日付の組織図・名簿を作成する

利用する場面

未来の日付の部署・従業員情報から組織図・名簿を作成したい場合は、SmartHR基本機能で部署・従業員情報の更新を予約したうえ、「基準日」を指定して組織図・名簿を作成してください。

例えば以下のような場合に活用できます。

• 入社前の従業員の情報を含む組織図・名簿を作成したい場合
• 組織変更を予定しており、変更後の組織図・名簿をあらかじめ作成して、限られた関係者間で共有したい場合

なお、作成した組織図・名簿を従業員が閲覧できる公開日時を予約したい場合は、組織図・名簿の共有開始日時を設定するを参照してください。

未来の日付を指定して組織図・名簿を作る

1. SmartHR基本機能の［従業員管理］>［予約管理］から、部署・従業員情報の更新を予約する

SmartHR基本機能で、適用日を指定して、部署・従業員情報の更新を予約します。

詳しくは、予約を追加するを参照してください。

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2. ［組織図・名簿］の画面に移動して［+ 新規作成］を押す

予約を追加したら、［アプリ一覧］の［組織図・名簿］を押します。

組織図・名簿一覧画面で［+ 新規作成］を押し、作成方法の選択画面で［1つだけ作成］または［複数まとめて作成］を選択して［次へ］を押します。

詳しい手順は、組織図・名簿に表示したい部署や従業員の範囲に応じて、以下のいずれかを参照してください。

3. 組織図・名簿を作成（1/3）画面で、どの時点の部署・従業員情報を取り込むか指定し、［部署・従業員の選択に進む］を押す

どの時点の部署・従業員情報を使って組織図・名簿を作成するかを、基準日で指定します。

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基準日の日付部分を押すと、カレンダーが表示されるので、任意の日付を選択してください。

手順1で指定した「予約の適用日」以降の日付を選択することで、部署・従業員情報の変更を反映できます。

また、基準日の入力欄に日付を直接入力できます。「YYYY/MM/DD」の形式で入力してください。

基準日を指定したら、［部署・従業員の選択に進む］を押します。

4. 部署や従業員を選択して［取り込み］または［設定に進む］を押す

組織図・名簿に取り込む部署や従業員を選択します。 部署・従業員の選択画面には、指定した基準日の23時59分59秒時点の部署・従業員情報が表示されます。

詳しい手順は、組織図・名簿に表示したい部署や従業員の範囲に応じて、以下のいずれかを参照してください。

5. 完成した組織図・名簿で、未来の情報が反映されたことを確認する

組織図・名簿が完成したら、指定した基準日時点の部署・従業員情報が反映されていることを確認してください。

SmartHR基本機能で従業員情報の履歴を編集した場合

組織図・名簿の作成後にSmartHR基本機能で従業員情報の履歴を編集しても、組織図・名簿には反映されません。

すぐに組織図・名簿に反映したい場合は、改めて基準日を選択して、部署・従業員情報を取り込み直してください。

また、自動更新設定で更新する曜日や日付を指定すると、編集した従業員情報の内容が、指定した日に自動で組織図・名簿に反映されます。