源泉徴収票情報を取り込む
- 対象読者:
- 管理者・担当者向け
- 対象プラン:
- 労務管理人事・労務エッセンシャル¥0HRストラテジー
給与計算ソフトから出力した、CSV形式またはPDF形式の源泉徴収票をSmartHRに取り込みます。いずれの方法でも、従業員にはPDF形式の源泉徴収票を配付します。
なお、CSV形式での取り込みは、給与所得の源泉徴収票のみに対応しています。給与所得の源泉徴収票以外はPDF形式で取り込んでください。
CSVファイルを取り込む
1. ［アプリ一覧］の［源泉徴収票管理］を押す
［アプリ一覧］の［源泉徴収票管理］を押します。
2.［+発行する］を押す
源泉徴収票一覧画面の右上にある［+発行する］を押すと、源泉徴収票を発行する画面が表示されます。
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3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］を押す
源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。
［発行する］を押すと、源泉徴収票の一覧画面が表示されます。
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4.［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］を押す
源泉徴収票一覧画面の右上にある［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］を押すと、CSVファイルの取り込み画面が表示されます。
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5. 取り込むCSVファイルを準備
［インポート］の下にある［サンプルのCSVファイルをダウンロード］を押すと、サンプルのCSVファイルをダウンロードできます。
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CSVファイルは、以下のように1行目を項目名とし、2行目以降に各従業員の源泉徴収票情報を入力します。
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項目名は、必ず入力してください。
項目名（カラム名）の一覧は、CSVファイルの取り込み画面下部を参照してください。
6.［ファイルを選択］を押し、CSVファイルを選択後、［インポート］を押す
［ファイルを選択］を押し、取り込むCSVファイルを選択します。
［インポート］を押すと、「源泉徴収票の取り込みを予約しました」のメッセージが表示され、バックグラウンド処理で取り込みが始まります。
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PDFファイルを取り込む
ファイル名に社員番号を含めたPDF形式の源泉徴収票を取り込みます。 取り込んだファイルは、ファイル名の社員番号と一致する従業員に配付される仕組みです。
1. ［アプリ一覧］の［源泉徴収票管理］を押す
［アプリ一覧］の［源泉徴収票管理］を押します。
2.［+発行する］を押す
源泉徴収票一覧画面の右上にある［+発行する］を押すと、源泉徴収票を発行する画面が表示されます。
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3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］を押す
源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。
［発行する］を押すと、源泉徴収票一覧画面が表示されます。
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4.［源泉徴収票を追加・更新］>［PDFを従業員と紐付ける］を押す
源泉徴収票一覧画面の右上にある［源泉徴収票を追加・更新］>［PDFを従業員と紐付ける］を押すと、PDFを従業員と紐付ける画面が表示されます。
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5. 取り込むPDFファイルを準備
ファイル名は「社員番号@任意の文字列.pdf」のように、社員番号を含めてください。
社員番号が一致する従業員とPDFファイルが紐づけられます。
例えば、社員番号001の従業員の源泉徴収票は、「001@令和5年分源泉徴収票.pdf」のようなファイル名にしてください。
ファイル名が上記に沿っていない場合や、ファイル形式がpdfでない場合はエラーになり、アップロードできません。
6. PDFファイルを選択し、［紐付けた書類を確認する］を押す
画面中央のスペースにPDFファイルをドラッグアンドドロップしてアップロードします。
画面中央のスペースを押し、PDFファイルを選択してもアップロードできます。
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PDFファイルを取り込むと、ステータス名と件数の下に詳細が表示されます。
ステータスが［保存完了］になっていることを確認し、［紐付けた書類を確認する］を押すと、源泉徴収票一覧画面に戻ります。
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