年末調整の結果を基本機能や給与計算システムに反映する
- 対象読者:
- 管理者・担当者向け
- 対象プラン:
- 労務管理人事・労務エッセンシャルプロフェッショナル¥0HRストラテジー
年末調整の結果を基本機能に反映する方法と、年末調整機能から他社の給与計算システムへの連携について説明します。
年末調整機能で登録したデータは、自動で基本機能に反映されません。 そのため、年末調整の業務終了後は、下記の流れでSmartHR基本機能の従業員情報・家族情報の更新が必要です。
- 年末調整機能と基本機能の差分を確認し、更新が必要な項目を洗い出す
- 基本機能の情報を更新する
- もう一度年末調整機能と基本機能の差分を確認し、差分が解消されていることを確認する
従業員情報の更新
更新が必要な項目の確認
依頼一覧画面で「基本機能と年末調整機能の差分リスト」をダウンロードします。 「今年の本人情報差分リスト」を使って、下記の手順で基本機能のどの登録情報の更新が必要かを確認します。
1. 「★」のついた項目で「差分あり」の情報を確認
「★現住所変更の有無」などの「★」のついた項目と、対応する項目を確認し、差分の内容を把握します。 「変更の有無」と項目の対応は【一覧】基本機能との本人情報差分リストCSV凡例を参照してください。
差分リストの見方
差分がある項目は、年末調整機能と基本機能の内容が表示されます。
例えば、下図の社員番号108の従業員は「現住所の世帯主」「現住所の世帯主の続柄」に差分があるため、年末調整機能と基本機能の情報がそれぞれ表示され、差分を確認できます。 一方、「現住所（ヨミガナ）」に差分はないため空欄が表示されています。
また、社員番号108以外の従業員は、住所に差分はないため、空欄が表示されています。
画像を表示する
2. 差分の内容を従業員に確認し、基本機能に反映するデータを確定する
年末調整申告内容が正しいのか、基本機能に登録されている情報が正しいのか、従業員に確認します。 基本機能に反映するデータが決まったら、下記のいずれかの方法で基本機能の従業員情報を更新します。
- 申請や手続きの提出を従業員に依頼する
- CSVファイルを使って担当者が基本機能の情報を一括更新する
申請や手続きの提出を従業員に依頼する場合
住所に変更があった場合は住所変更の申請など、更新する情報に応じて必要な申請や手続きの提出を従業員に依頼します。 一括で申請の提出を依頼する方法は申請機能を使って従業員に情報提供を依頼するの「CSVファイルで指定する場合」を参照してください。
CSVファイルを使って担当者が基本機能の情報を一括更新する場合
1. 「従業員情報CSV」をダウンロード
依頼一覧画面の［ダウンロード］または画面左の［情報一括ダウンロード］から［収集情報をダウンロード］を選択し、［従業員本人の情報］をダウンロードします。
2. CSVファイルを編集
不要な情報を削除するため、下記の3点を実施してください。
更新の必要がない従業員の行を削除
基本機能の情報更新が必要な従業員を残して、従業員の行を削除します。
基本機能に取り込まない列を削除
下記の列は基本機能に取り込めないため、削除します。
- A〜C列（依頼グループ〜対象外理由）
- J〜P列（マイナンバーの有無〜住宅借入金等特別控除申告書作成の有無フラグ）
- AH列（事実婚の有無）
- AK〜AL列（今年退職手当を受け取ったことで扶養から外れた配偶者・扶養親族 寡婦・ひとり親〜今年退職手当を受け取ったことで扶養から外れた配偶者・扶養親族 寡婦・ひとり親の理由）
- AX以降の列（障害者手帳添付有無以降）
更新の必要がない項目の列を削除
例えば、氏名の変更がない場合は氏名に関する列など、更新する必要がない項目の列があれば削除します。
3. 基本機能の情報をCSVファイルで一括更新
編集したファイルを基本機能の［従業員情報の一括更新］画面で取り込み、基本機能の情報を更新します。
基本機能の情報が正しく更新されたかを確認
本人の情報を基本機能に反映したあと、再度「基本機能と年末調整機能の差分リスト」をダウンロードします。 正しく基本機能の情報が更新できていれば、年末調整機能での申告情報との差分が解消され、差分リストには従業員が表示されなくなります。
家族情報の更新
更新が必要な項目の確認
依頼一覧画面で「基本機能と年末調整機能の差分リスト」をダウンロードします。 「今年の扶養親族情報差分リスト」を使って、下記の手順で基本機能のどの登録情報の更新が必要かを確認します。
1. 「★」のついた項目で「差分あり」の情報を確認
「★現住所変更の有無」などの「★」のついた項目と、対応する項目を確認し、差分の内容を把握します。 「変更の有無」と項目の対応は【一覧】基本機能との扶養親族情報差分リストCSV凡例を参照してください。
差分リストの見方
差分がある項目は、年末調整機能と基本機能の内容が表示されます。
例えば、下図の社員番号108の従業員は「現住所の世帯主」「現住所の世帯主の続柄」に差分があるため、年末調整機能と基本機能の情報がそれぞれ表示され、差分を確認できます。 一方、「現住所（ヨミガナ）」に差分はないため空欄が表示されています。
また、社員番号108以外の従業員は、住所に差分はないため、空欄が表示されています。
画像を表示する
2. 差分の内容を従業員に確認し、基本機能に反映するデータを確定する
年末調整申告内容が正しいのか、基本機能に登録されている情報が正しいのか、従業員に確認します。 基本機能に反映するデータが決まったら、下記のいずれかの方法で基本機能の従業員情報を更新します。
- 申請や手続きの提出を従業員に依頼する
- CSVファイルを使って担当者が基本機能の情報を一括更新する
申請や手続きの提出を従業員に依頼する場合
住所に変更があった場合は住所変更の申請など、更新する情報に応じて必要な申請や手続きの提出を従業員に依頼します。 一括で申請の提出を依頼する方法は申請機能を使って従業員に情報提供を依頼するの「CSVファイルで指定する場合」を参照してください。
CSVファイルを使って担当者が基本機能の情報を一括更新する場合
申請や手続きが不要な場合は、「家族情報一括更新用CSV」を使って基本機能の家族情報を一括更新できます。 詳しい手順は下記のヘルプページを参照してください。
基本機能の情報が正しく更新されたかの確認
家族の情報を基本機能に反映したあと、再度「基本機能と年末調整機能の差分リスト」をダウンロードします。 正しく基本機能の情報が更新できていれば、年末調整機能での申告情報との差分が解消され、差分リストには従業員が表示されなくなります。
年末調整機能と他社の給与計算システムとの連携
給与奉行iシリーズへ連携する
収集情報のダウンロード画面で、［ダウンロード形式］に［給与奉行形式］を選択すると、年末調整機能で収集した情報を、給与奉行iシリーズの「汎用データ受入形式一覧表」に対応した項目名（コード）でダウンロードできます。
もし「給与奉行形式」のデータに任意の情報がない場合は、「汎用データ形式」のデータをダウンロードして、必要な情報を確認してください。
マネーフォワード クラウド年末調整へ連携する
マネーフォワード クラウド年末調整に年末調整結果を取り込むを参照してください。
その他の給与システムへ連携する
給与奉行iシリーズまたはマネーフォワード クラウド年末調整以外の給与計算システムへデータを取り込む場合、給与計算に必要な項目を抜粋して出力する「給与システム連携用の情報CSV」を使用してください。
「給与システム連携用の情報CSV」は、収集情報のダウンロード画面の［ダウンロード対象項目］から［給与システム連携用の情報］を選択するとダウンロードできます。
給与計算システムへのインポートにあたって、「給与システム連携用の情報CSV」だけでは項目が不足する場合は、各収集情報をダウンロードして不足分を補ってください。
「給与システム連携用の情報CSV」のダウンロード手順や内容は、下記のヘルプページを参照してください。