メールアドレスアカウント・社員番号アカウントを削除した場合の影響と、削除の前後に行う対応

メールアドレスアカウントまたは社員番号アカウントを削除した際に発生する影響と、削除前後に必要となる確認・対応を説明します。

アカウントを削除した場合の影響範囲

アカウント削除後は、SmartHRへのログインができなくなります。また、アカウントに紐づく未処理の申請や提出済みデータは、機能によっては自動で削除され、管理者側では後から操作できない場合があります。

以下の機能別の影響を確認してください。

SmartHR基本機能

手続き機能

• 削除対象のアカウントが提出した「手続き」が削除されます。
• 手続きから作成した「手続きToDo」は削除されません。

マイナンバー管理機能

• ステータスが［提供拒否］となっている、削除対象のアカウントのマイナンバーのデータが削除されます。
• 監査ログには「〇〇さんのマイナンバーを削除しました」というログが残ります。

従業員情報申請機能

• 削除対象のアカウントが提出した申請が削除されます。
• 申請の承認者が削除対象のアカウントである場合、その申請に紐づく承認者情報が削除されます。
  • 申請詳細画面の申請内容・申請フローには承認者のアカウントが削除されていますと表示され、承認者を確認できなくなります。 画像を表示する

アカウントを削除する前にすること

貴社で利用している機能にあわせて、アカウントを削除する前に以下の対応をしてください。

SmartHR基本機能

手続き機能

• ［手続き一覧］に入社手続きが［未着手］で残っている場合 画像を表示する

  • 提出された内容を従業員情報に反映して手続きToDoを作成したい場合は、従業員から提出された情報を確認のうえ、［手続きを進める］から手続きToDoを作成してください。詳しくは、従業員から情報が提出されたあと、入社手続きを進めるを参照してください。

• ［扶養追加］［扶養削除］［住所変更］［氏名変更］ の手続きのいずれかで、ステータスが［管理者確認中］の手続きが残っている場合 画像を表示する

  • 申請された内容を従業員情報に反映させて、手続きToDoまで作成したい場合は、［手続き一覧］で［提出内容を確認］を押し、［手続きを進める］を押してください。詳しくは、従業員から提出された手続きを承認する・差し戻すを参照してください。

• 手続きの内容に修正依頼が必要な場合
  • 再度招待を送信したあとに従業員から再提出が必要になるため、「どの手続きが作成されているか」をメモ等に控えてください。

マイナンバー管理機能

削除対象のアカウントのマイナンバー情報に［提供拒否］で登録されているデータがあるか確認します。 ［提供拒否］のデータがある場合は、どの続柄（従業員本人または家族）が［提供拒否］になっているかをメモしてください。従業員へマイナンバーの再提出を依頼する際、アカウント削除前の提供可否の状態を伝えられるようにするためです。 画像を表示する

従業員情報申請機能

• 削除対象のアカウントに関する申請がある場合

  • アカウントを削除する前に、未承認の申請を承認してください。
  • 提出された申請の情報を保持しておきたい場合は、申請情報をダウンロードしてください。詳しくは、従業員情報申請機能のデータをダウンロードするを参照してください。

• 削除対象のアカウントが承認者として設定されており、かつ［承認待ち］の申請がある場合

  • 該当の申請を承認する、または該当の申請を取り消してください。詳しくは、申請を差し戻す、取り消すを参照してください。

• 削除対象のアカウントが申請の承認者に設定されている経路がある場合

  • アカウントの削除後に新しいアカウントで再度承認者として設定する予定がある場合、どの経路で承認者に指定されているかをメモしてください。詳しくは、申請の承認経路を管理するを参照してください。

新しいアカウントになった場合にすること

アカウント削除後、SmartHRに再度招待を送信して新しいアカウントを作成した場合に必要となる作業です。再度招待を送信しない場合は対応不要です。 アカウントを削除する前にすることと照らしあわせて実施してください。

手続き機能

アカウント削除時に、手続きも削除されています。 手続きの内容に修正依頼が必要な場合で再提出が必要な手続きをメモしていた場合は、再度招待を送信したあとに、従業員に新しく手続きを提出するよう依頼してください。

マイナンバー管理機能

マイナンバーが「提供拒否」として登録されている場合としてメモをしていた場合、再度招待を送信後にマイナンバーの提供依頼をしてください。その際は、［提供拒否］で再提出するよう依頼してください。

従業員情報申請機能

削除対象のアカウントが承認者に設定されていた経路がある場合、再度承認者として設定し直してください。 必要に応じて、削除された従業員に関する申請について再提出依頼をしてください。 詳しくは、従業員に申請の提出を依頼するを参照してください。