履歴の適用日とは

ここでは、履歴の適用日の概要や、関連する操作について説明します。なお、このページ内の「履歴」は、特に断りがない限り、基本機能の従業員情報やマスターデータの変更履歴を指します。

履歴について詳しく知りたい場合は、従業員情報とマスターデータの履歴とはを参照してください。

履歴の適用日とは

履歴の適用日は、従業員情報やマスターデータの変更が、システム上で有効になる日付を指します。部署の異動日や、役職の変更が適用された日などが該当します。

たとえば、「従業員の所属部署が部署Aから部署Bに変更された」履歴の適用日が2024/04/01であれば、2024年の4月1日から部署Bに所属していることを意味します。

また、その後に「従業員の所属部署が部署Bから部署Cに変更された」として、適用日を2024/10/01として履歴が追加されると、従業員の部署Bへの所属は2024年9月30日まで、部署Cへの所属は2024年10月1日からということになります。

画像を表示する

履歴と適用日の概念についてより詳しく知りたい場合は、SmartHRスクールの履歴管理機能を受講することをおすすめします。

適用日の入力例

履歴はSmartHRの各機能で使われるため、適用日に正しい日付が設定されていないと、それら機能に影響を及ぼす可能性があります。どのような機能が履歴を用いているかについては、履歴の蓄積・用途を参照してください。

ここでは、履歴の適用日をどのように指定すべきかの具体例を説明します。

従業員情報や部署マスターを適用日を指定して登録・更新する方法については、履歴の適用日はどのように登録されるかを参照してください。

新入社員の従業員情報の履歴の例

入社前に従業員情報を登録する場合、適用日はデータの登録日で問題ありません（適用日を指定しなければ、適用日は自動で登録日となります）。 入社後に従業員情報を登録する場合、適用日には入社した日を指定することを推奨します。

適用日はデータの集計にも利用します。 特に、次に示す適用日を入社日より後に設定してしまうと、分析レポート機能で従業員数がうまく集計されないことにつながります。正しい集計のためにも、設定する日付にご注意ください。

• ［入退社情報］>［入社年月日］の適用日
• ［入退社情報］>［在籍状況］を「在職中」にした適用日

従業員項目	履歴の内容例	適用日に推奨する日付
［入退社情報］>［入社年月日］	追加：----→入社日	入社日以前の日付（入社日当日も含む）
［入退社情報］>［在籍状況］	追加：----→在職中	入社日以前の日付（入社日当日も含む）

入社時の詳しい手続きについては、入社手続きの進め方ガイドも参照してください。

従業員の部署・役職・等級の履歴の例

従業員項目	履歴の内容例	適用日に推奨する日付
［部署・役職情報］>［部署］	変更：部署A→部署B	異動日
［部署・役職情報］>［役職］	追加：----→課長	役職変更日
［業務情報］>［等級］	変更：3→4	等級変更日

休職・復職した従業員の履歴の例

従業員項目	履歴の内容例	適用日に推奨する日付
［入退社情報］>［在籍状況］	変更：在職中→休職中 または 変更：休職中→在職中	休職日 または 復職日

退職した従業員の履歴の例

従業員項目	履歴の内容例	適用日に推奨する日付
［入退社情報］>［退職年月日］	変更：----→2024/03/31	退職日の当日、またはそれ以前の日付
［入退社情報］>［在籍状況］	変更：◯◯→退職済み	退職日の翌日

履歴の適用日はどのように登録されるか

適用日は、履歴ごとに必ず存在します。

適用日は、自動で登録される場合と、任意で日付を指定して登録できる場合があります。

適用日が自動で登録される操作

以下の操作では、適用日が自動で登録されます。

従業員情報の操作

• 従業員が招待フォームから従業員情報を提出すると、提出した日を適用日として履歴が追加されます。
• 従業員情報の編集画面から従業員情報を更新すると、更新した日を適用日として履歴が追加されます。詳しくは、従業員情報を個別に更新するを参照してください。
• CSVファイルを用いて従業員情報を一括で更新する際に、適用日を入力しないと、更新した日を適用日として履歴が追加されます。詳しくは、複数の従業員情報・家族情報を一括で更新するを参照してください。

マスターデータの操作

• 部署マスターを画面から個別に追加、または［部署を一括追加（CSV）］から追加すると、適用日は1900/01/01として登録されます。
• 部署マスターを画面から個別に編集、または［部署を一括更新（CSV）］から更新すると、更新した日を適用日として履歴が追加されます。

適用日を指定して履歴を追加できる操作

従業員情報と部署マスターの履歴では「履歴管理機能」が利用できるため、任意の適用日を指定して履歴を追加できます。 また、「予約管理機能」を使うと、未来の適用日を指定できます。

従業員情報の操作

• ［従業員管理］>［新規登録する（手入力）］から従業員を新規登録する際に、適用日を指定できます。詳しくは、従業員を追加して従業員情報を登録するを参照してください。
• 従業員情報の変更履歴一覧から履歴を追加する際に、適用日を指定できます。詳しくは、従業員情報の履歴を追加するを参照してください。
• CSVファイルを用いて従業員情報を一括で更新する際に、適用日を指定できます。詳しくは複数の従業員情報・家族情報を一括で更新するを参照してください。
• 予約管理機能で従業員情報の更新を予約する際に、未来の適用日を指定できます。詳しくは予約を追加するを参照してください。

部署マスターの操作

• CSVファイルを用いて部署履歴の一括追加・更新をする際に、適用日を指定できます。詳しくは、部署の履歴を一括追加・更新するを参照してください。
• 予約管理機能で部署マスターの追加・更新を予約する際に、未来の適用日を指定できます。詳しくは予約を追加するを参照してください。

履歴の適用日を修正するには

すでに存在する履歴の適用日は修正できません。ある履歴の内容を維持したまま適用日だけを修正したい場合は、その履歴を削除し、同じ内容を新しい適用日を指定して追加し直してください。