メッセージ機能の初期設定

メッセージ機能をはじめて使う場合は、初期設定が必要です。

1. メッセージ機能の利用にあたっての同意事項を確認をする

はじめてメッセージ機能を使う場合、コミュニケーション情報の利用に関する同意が求められます。回答は、個人設定からいつでも変更できます。 この同意確認は、権限の有無にかかわらず、メッセージ機能をはじめて使う際に表示されます。 はじめてメッセージを使うときに表示される画面について

2. メッセージ機能の運用や管理を担うアカウントに権限を付与する

労務や人事の担当者がメッセージを送信できるようにするには、メッセージ機能の権限を、SmartHRのアカウントに付与する設定が必要です。 初回はSmartHR基本機能の管理者権限を持つアカウントが権限設定を操作してください。 メッセージ機能の権限を管理する

3. 任意：従業員とやりとりをするアカウントのグループを作成する

アカウントのグループは、メッセージで扱う情報やタスクの種別に応じて、メッセージルームを閲覧できる適切なメンバーを事前にまとめておける機能です。

たとえば、勤怠に関するやりとりは「労務部のAさんとBさん」が担当するといった場合、アカウントのグループとして「勤怠グループ」を作り、そのグループにAさんとBさんを所属させます。 従業員に退勤の打刻漏れがあることをメッセージで連絡するときには、メッセージルームのメンバーに「勤怠グループ」を設定すると、グループに所属するAさんとBさんの両方が、従業員とのやりとりに参加できるようになります。 アカウントのグループを管理する

4. 任意：メッセージルームをタグを作成する

タグは、メッセージルームを分類・検索するための目印です。 メッセージルームの一覧画面に表示されたり、絞り込みの条件に使用されたりします。

ひとくちに「勤怠に関するやりとり」といっても、扱う用件はさまざまです。用件の種別に応じてタグを設定しておくと、あとでメッセージを検索したり、対応件数をカウントするときに役立ちます。

たとえば、「勤怠に関するやりとり」で使うタグとして、［勤務時間の変更］［時短勤務］［打刻漏れの確認］などを作成します。 メッセージルームをタグで管理する

5. メッセージルームを作成し、メッセージを送信する

メッセージルームは、メンバーに設定された労務や人事の担当者と送信先の従業員がメッセージのやりとりをする場所です。 「従業員Jさんの復職日について」など、「誰に何を確認したいか」がわかる単位で作成します。

メッセージルームの準備ができたら、メッセージを送信できます。 メッセージルームを作成し、従業員にメッセージを送信する