Q. 従業員の関係者による合意が必要な書類に関するよくある質問

ここでは、従業員の関係者との合意が必要な書類について、従業員の皆さまからのよくある質問を紹介します。

Q. 合意を依頼したあとの流れが知りたい

A. 指定したメールアドレス宛に書類の合意を依頼する旨のメールが届きます

合意を依頼すると、指定したメールアドレス宛に書類の合意を依頼する旨のメールが送信されます。 関係者がメール内の書類のリンクから書類にアクセスし、書類に合意すると完了になります。 詳しくは、「〇〇さんから書類の合意が依頼されました」というメールが届いたらを参照してください。

Q. 指定したメールアドレス宛にメールが届かない

A. 送信先メールサービスの設定と指定したメールアドレスを確認してください

送信先のメールサービスの設定がメールを受信できる状態になっていないか、指定したメールアドレスが誤っている可能性があります。 指定したメールアドレスが正しい場合、指定したメールアドレスが以下の状態になっていないか確認してください。

• メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていないか
• 受信メールボックスが一杯になっていないか
• メールの受信拒否設定をしていないか
• RFC違反のメールアドレスになっていないか

設定の確認方法については、Q. SmartHRからのメールが届かない場合は？を参照してください。

Q. 合意する人の氏名やメールアドレスを間違えて指定してしまったら？

A. 一度指定を解除し、合意する人を指定し直してください

氏名やメールアドレスを修正したい場合は、下記の手順で合意する人を指定しなおしてください。

1. 書類詳細画面の［指定解除に進む］を押す

書類詳細画面の［指定解除に進む］を押すと、合意する人の指定解除画面が表示されます。

2. ［指定解除］を押す

［指定解除］を押すと、合意する人を指定する前の状態に戻り、書類詳細画面が表示されます。

3. ［合意する人の指定に進む］を押す

［合意する人の指定に進む］を押すと、合意する人の指定画面が表示されます。

4. 氏名とメールアドレスを入力し、［合意を依頼］を押す

指定したメールアドレス宛に書類の合意を依頼する旨のメールが届きます。

Q. 書類のアクセス有効期限を過ぎてしまったら？

A. 一度指定を解除し、合意する人を指定し直してください

従業員の関係者が書類にアクセスできるのは合意する人を指定してから7日間です。 合意せずに7日以上経過した場合は、書類詳細画面で指定を解除し、合意する人を指定し直してください。

Q. 関係者のメールアドレスがわからない／関係者がメールアドレスを持っていない

A. SmartHRで関係者との合意をするにはメールアドレスが必要です

関係者が書類に合意するには、関係者のメールアドレスの指定が必要です。 メールアドレスがわからないときは、関係者にメールアドレスを確認してください。 関係者がメールアドレスを持っていないなどの理由でメールアドレスを指定できない場合は、管理者に相談してください。