部署マスターの履歴管理機能とは

部署マスターの履歴管理機能は、マスターデータを管理するために利用できる機能の1つです。

部署の履歴を追加・更新・削除することで、過去の部署情報をSmartHR上で正しく管理できます。

操作手順は部署マスターの履歴を管理するを参照してください。

部署マスターの履歴管理機能でできること

• 履歴の閲覧
• 履歴のCSVによる一括追加・更新
• 履歴の個別編集
• 履歴の削除
• 履歴のダウンロード

¥0プラン、労務管理プランでは、履歴の閲覧および履歴のダウンロードのみ可能です。

部署マスターの履歴管理の考え方

適用日とは

部署マスターの履歴管理機能における適用日とは、部署の履歴が始まる日付のことです。

適用日から1つ未来の履歴の適用日までが、履歴の有効期間になります。 最新の履歴の場合は、適用日から現在までが履歴の有効期間になります。

部署コードが「A101」の履歴を例に、適用日と履歴の有効期間を説明します。

画像を表示する

例では、「営業部」の履歴は、

• 適用日：2021/09/01
• 履歴の有効期間：2021/09/01から2022/03/31まで

「セールス部」の履歴は、

• 適用日：2022/04/01
• 履歴の有効期間：2022/04/01から現在

となります。

部署の履歴を一括追加・更新する4つのパターン

どの履歴を一括追加、更新するかは、部署コードで指定します。

部署コードが設定されていない部署は、履歴を追加・更新できません。

［履歴を編集］から、部署コードを設定してください。

1. 既存の履歴を更新する

既存の履歴と同じ適用日を指定すると、履歴を更新できます。

履歴を更新する例として、誤って更新した「セールス部」の部署名を「営業本部」に修正する場合を考えます。

画像を表示する

更新対象の履歴の部署コードと新しい部署名、適用日をCSVファイルに入力します。

例では、下記のようにCSVファイルを用意し、SmartHRに取り込むことで履歴を更新できます。

部署コード	level1	適用日
A101	営業本部	2022/04/01

このとき、履歴は下記のイメージのように更新されます。

画像を表示する

2. 既存の履歴と異なる適用日で、履歴を追加する

既存の履歴の適用日と異なる適用日を指定すると、指定した適用日で履歴を追加できます。

履歴を追加する例として、部署名が「第一営業部」、適用日が「2021/12/01」の履歴を追加する場合を考えます。

画像を表示する

追加する履歴の部署コード、部署名、適用日をCSVファイルに入力します。

例では、下記のようにCSVファイルを用意し、SmartHRに取り込むことで履歴を追加できます。

部署コード	level1	適用日
A101	第一営業部	2021/12/01

このとき、履歴は下記のイメージのように追加されます。

画像を表示する

3. 最も古い履歴を追加する

履歴の存在しない期間に適用日を指定すると、最も古い履歴を追加できます。

履歴を追加する例として、部署名が「営業部」、適用日が「2021/09/01」の履歴を、最も古い履歴として追加する場合を考えます。

画像を表示する

追加する履歴の部署コード、部署名、適用日をCSVファイルに入力します。

例では、下記のようにCSVファイルを用意し、SmartHRに取り込むことで履歴を追加できます。

部署コード	level1	適用日
A101	営業部	2021/09/01

このとき、履歴は下記のイメージのように追加されます。

画像を表示する

4. 部署そのものを追加する

他の履歴と重複しない部署コードを指定すると、部署そのものを追加できます。

部署を追加する例として、部署コードが「A101」、部署名が「営業部」、適用日が「2022/04/01」の部署を追加する場合を考えます。 前提として、部署コードが「A101」の部署の履歴はありません。

画像を表示する

追加する部署の部署コード、部署名、適用日をCSVファイルに入力します。

例では、下記のようにCSVファイルを用意し、SmartHRに取り込むことで部署を追加できます。

部署コード	level1	適用日
A101	営業部	2022/04/01

部署の履歴を削除する3つのパターン

1. 最も古い履歴を削除する

最も古い履歴を削除すると、1つ未来の履歴が最も古い履歴になります。

例えば、下記のような履歴から、部署名が「営業部」の履歴を削除すると、1つ未来の履歴にあたる「セールス部」の履歴が最も古い履歴になります。

画像を表示する

このとき、履歴は下記のイメージのように削除されます。

画像を表示する

2. 最新の履歴を削除する

最新の履歴を削除すると、1つ過去の履歴が削除した履歴の有効期間まで延長され、最新の履歴になります。 削除した履歴の期間は、空白にはなりません。

例えば、下記のような履歴から、部署名が「セールス部」の履歴を削除すると、1つ過去の履歴にあたる「営業部」の履歴が「セールス部」の履歴の有効期間まで延長されます。

画像を表示する

このとき、履歴は下記のイメージのように削除されます。

画像を表示する

3. 「1つ過去の履歴と1つ未来の履歴」を持つ履歴を削除する

「1つ過去の履歴と1つ未来の履歴」を持つ履歴を削除すると、1つ過去の履歴が削除した履歴の有効期間まで延長されます。 削除した履歴の期間は、空白にはなりません。

1つ過去の履歴が削除した履歴の有効期間まで延長される点はパターン2と同じですが、1つ未来にも履歴がある点が異なります。

例えば、下記のような履歴から、部署名が「第一営業部」の履歴を削除した場合、1つ過去の履歴にあたる「営業部」の履歴が「第一営業部」の履歴の有効期間まで延長されます。

画像を表示する

このとき、履歴は下記のイメージのように削除されます。

画像を表示する

部署マスターの履歴管理に関連するヘルプページ

下記のページもあわせて参照してください。

• 部署マスターとは
• 部署マスターに関するよくある質問
• 部署マスターの履歴管理で表示されるエラーメッセージ