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年末調整

依頼一覧画面の使い方

対象:
労務管理プラン(旧スモールプラン)人事・労務エッセンシャルプラン(旧スタンダードプラン)プロフェッショナルプラン¥0プランHRストラテジープラン

年末調整機能の[依頼一覧]画面の使い方を説明します。

[依頼一覧]画面は、各従業員への依頼状況を一覧で表示した画面です。

「どの従業員に依頼をしたのか」「年末調整のアンケートを入力中の従業員は誰か」など、従業員の状況をステータスで管理・把握できます。

依頼一覧画面(依頼一覧・書類一覧・前職情報一覧)とは

依頼一覧画面(依頼一覧・書類一覧・前職情報一覧)画面は、従業員への年末調整の依頼から進捗の把握・管理、確定までを一覧で表示する画面です。

[表示切替]を使用して、[依頼一覧][書類一覧][前職情報一覧]画面を切り替えられ、管理者の年末調整業務をサポートします。

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次に、依頼一覧画面(依頼一覧・書類一覧・前職情報一覧)の共通の仕様と、[依頼一覧]の各機能の概要を説明をします。

依頼一覧画面(依頼一覧・書類一覧・前職情報一覧)の共通の仕様

表示を切り替えても各画面で共通して表示される項目・機能について説明します。

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依頼グループ一覧

依頼グループ一覧には、[対象従業員設定]で作成した依頼グループが一覧で表示されます。

操作したい依頼グループを押すと、その依頼グループの画面に切り替わります。

依頼グループ名、依頼グループ設定

依頼グループ名

[{依頼グループ名}の年末調整]と表示しています。

依頼グループ設定

依頼グループ名の横にある[依頼グループ設定▼]を押すと、表示している依頼グループにかかわる設定メニューが表示されます。

項目を押すと、それぞれの設定画面が表示されます。

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書類・原本設定

[書類・原本設定]では、[従業員への書類印刷依頼][書類へのマイナンバー印字][証明書の画像添付][生命保険および地震保険の電子的控除証明書の申告受け付け設定][保険料控除申告書の作成設定][原本の提出方法]を設定できます。

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アンケートのヒントメッセージ設定、アンケートのヒントメッセージ一括設定(CSV)

[アンケートのヒントメッセージ設定][アンケートのヒントメッセージ一括設定(CSV)]では、従業員が回答する年末調整のアンケートに、独自のヒントメッセージを設定できます。

アンケートごとに個別で設定する方法とCSVファイルを使用して一括で登録する方法があります。

アンケートのヒントメッセージ設定(個別設定)

[アンケートのヒントメッセージ設定]を押すと、ヒントメッセージ設定画面に移動します。

画面下部の[この設問のヒントを設定する]を押して、ヒントを入力してください。

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アンケートのヒントメッセージ一括設定(CSV)

[アンケートのヒントメッセージ一括設定(CSV)]を押すと、[ヒントメッセージのインポート]画面が表示されます。

画面の案内に従ってCSVファイルの編集・アップロードをしてください。

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詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

管理者からのお知らせ設定

[管理者からのお知らせ設定]では、従業員ダッシュボードに常時表示するお知らせを設定できます。

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詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

メールフォーマット設定

[メールフォーマット設定]では、依頼時や確定時などの従業員へのメールフォーマットを設定できます。

上部のタブを切り替えて、[依頼通知][確定通知][依頼再通知][未提出通知]の内容を編集できます。

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詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

再通知・締切設定

[再通知・締切設定]を押すと、従業員への依頼再通知とアンケート回答締切日を設定する画面が表示されます。

任意の日付を設定してください。

[再通知]タブでは、再通知基準日、再通知開始日、再通知送信間隔を設定できます。

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[締切]タブでは、受付終了日、受付終了後表示メッセージを設定できます。

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詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

従業員を一括追加(CSV)

[従業員を一括追加(CSV)]を押すと、[従業員の追加]画面が表示されます。

CSVファイルを使用して、依頼グループに従業員を一括で追加できます。

画面の案内に従ってCSVファイルの編集・アップロードをしてください。

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マイナンバーを同期

[マイナンバーを同期]を押すと、SmartHRに登録されている従業員のマイナンバーを同期してよいか確認する画面が表示されます。

[同期]を押すと、年末調整機能の従業員データにマイナンバー情報が同期されます。

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マイナンバーの同期について、関連するヘルプページは以下を参照してください。

表示切替

従業員への依頼状況を、[依頼一覧][書類一覧][前職情報一覧]の表示に切り替えます。

切り替え後の表示については、「依頼一覧画面の使い方」以降を参照してください。

対象従業員設定

[対象従業員設定]を押すと、年末調整の対象となる従業員の一覧画面に移動します。

詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

情報一括ダウンロード

[情報一括ダウンロード]を押すと、すベての依頼グループを対象にした各データのダウンロードメニューが表示されます。

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依頼状況一覧をダウンロード

[依頼状況一覧をダウンロード]を押すと確認画面が表示され、すべての依頼グループの依頼状況一覧を一括ダウンロードできます。

書類作成更新日時リストのダウンロード

[書類作成更新日時リストのダウンロード]を押すと確認画面が表示され、すべての書類作成更新日時リストを一括ダウンロードできます。

収集情報をダウンロード

[収集情報をダウンロード]を押すと確認画面が表示され、すべての依頼グループの収集情報を一括ダウンロードできます。

対象の収集情報に応じて、ダウンロード形式やダウンロード対象項目、対象年度、項目の並びなど細かい設定が可能です。

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差分リストのダウンロード

[差分リストのダウンロード]を押すと確認画面が表示され、すべての依頼グループの差分リストを一括ダウンロードできます。

家族情報インポートファイルのダウンロード

[家族情報インポートファイルのダウンロード]を押すと確認画面が表示され、すべての依頼グループの家族情報インポートファイルを一括ダウンロードできます。

原本一覧のダウンロード

[原本一覧のダウンロード]を押すと確認画面が表示され、すべての依頼グループの原本一覧を一括ダウンロードできます。

電子的控除証明書をダウンロード

[電子的控除証明書をダウンロード]を押すと確認画面が表示され、すべての依頼グループの電子的控除証明書(XMLファイル)をZIPファイルで一括ダウンロードできます。

それぞれの機能について、詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

依頼一覧画面の使い方

[表示切替][依頼一覧]の場合の各機能を説明します。

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依頼状況

[依頼状況]では、ステータスごとの件数を表示しています。進捗の状況を把握できます。

詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

依頼状況を一括更新

[依頼状況を一括更新]を押すと、[依頼状況の一括更新(CSVファイルの取り込み)]画面が表示されます。

CSVファイルを編集して、依頼を一括で更新できます。画像を表示する

依頼一覧

従業員の検索、絞り込み、ダウンロード

画面中央の従業員検索機能を活用して、該当の従業員を容易に検索できます。

従業員の検索

検索フォームに社員番号、氏名を入力すると、該当する社員を検索できます。

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絞り込み

[絞り込み▼]を押すと、絞り込み条件を設定する画面が表示されます。

[依頼状況][対象者の部署][対象者の雇用形態][作成書類][対象外][書類の作成状況][前職情報の作成状況]を指定して絞り込めます。

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詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

ダウンロード

[ダウンロード▼]を押すと、依頼一覧に関わるデータのダウンロードメニューが表示されます。

任意の項目をダウンロードし、状況の確認が可能です。

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依頼状況一覧をダウンロード

[依頼状況一覧をダウンロード]を押すと確認画面が表示され、依頼グループの依頼状況一覧をダウンロードできます。

書類作成更新日時リストをダウンロード

[書類作成更新日時リストをダウンロード]を押すと確認画面が表示され、依頼グループの書類作成更新日時リストをダウンロードできます。

収集情報をダウンロード

[収集情報をダウンロード]を押すと確認画面が表示され、依頼グループの収集情報をダウンロードできます。

対象の収集情報に応じて、ダウンロード形式やダウンロード対象項目、対象年度、項目の並びなど細かい設定が可能です。

差分リストをダウンロード

[差分リストをダウンロード]を押すと確認画面が表示され、依頼グループの差分リストをダウンロードできます。 差分リストでは、年末調整の対象として従業員情報をはじめて同期した時点と、差分リストのダウンロード時点を比較し、従業員情報・家族情報に差異があるかを確認できます。

家族情報インポートファイルをダウンロード

[家族情報インポートファイルをダウンロード]を押すと確認画面が表示され、依頼グループの家族情報インポートファイルをダウンロードできます。

原本一覧をダウンロード

[原本一覧をダウンロード]を押すと確認画面が表示され、依頼グループの原本一覧をダウンロードできます。

原本貼り付け用台紙のダウンロード

[原本貼り付け用台紙のダウンロード]を押すと確認画面が表示され、締め切られた依頼グループに含まれる、従業員の社員番号や氏名を記載した「原本貼り付け用台紙」をダウンロードできます。

それぞれの機能について、詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

[依頼一覧]内の従業員一覧

[依頼一覧]内の従業員一覧では、[依頼状況][依頼名][対象者の部署][雇用形態][作成書類][対象外]を一覧で表示しています。

[依頼名]を押すと、従業員の依頼詳細画面に移動します。

従業員への年末調整の依頼や確定

依頼の操作を行なう場合は、対象の従業員にチェックを入れると、項目名の下に[まとめて依頼を送信][まとめて対象外にする][まとめて確定する][その他操作▼]が表示されます。

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まとめて依頼を送信

[まとめて依頼を送信]を押すと、「未依頼」の依頼に対して、依頼を送信できます。

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まとめて対象外にする

[まとめて対象外にする]を押すと、[対象外理由]の選択画面が表示されます。

理由を選択して[実行]を押すと、「未依頼」の依頼を年末調整の対象外にできます。

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[対象外]になると、依頼一覧に対象外理由が表示されます。

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まとめて確定する

[まとめて確定する]を押すと、「未依頼」「回答済み」「再回答」の依頼を[確定]にできます。

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その他操作

[その他操作▼]を押すと、再通知や未依頼に戻す操作ができます。

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それぞれの機能について、詳しくは以下のヘルプページを参照してください。