源泉徴収票を確定・公開する

源泉徴収票一覧のステータスは、 ［未確定］→［確定済み］（→［公開予約中］）→［公開済み］と変わります。

従業員に公開する前に、確定させる必要があります。

源泉徴収票の確定・公開とは

源泉徴収票の確定

源泉徴収票を確定することで、源泉徴収票のデータを更新できないようロックします。 確定すると源泉徴収票の内容を修正したり、新たに源泉徴収票を追加したりできなくなります。 源泉徴収票を確定しただけでは、対象の従業員が自分の源泉徴収票を閲覧できる状態にはなっていません。

源泉徴収票の公開

源泉徴収票を公開すると、源泉徴収票一覧画面に表示されている従業員が、自分の源泉徴収票を閲覧できる状態になります。

1. ［源泉徴収票を確定］を押す

源泉徴収票一覧画面の［対応状況］の欄にある［源泉徴収票を確定］を押すと、ステータスが［確定済み］に変わります。

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2. ［源泉徴収票の公開を設定］を押す

ステータスが［確定済み］になると、源泉徴収票一覧画面の［対応状況］の欄にあるボタンが［源泉徴収票の公開を設定］に変わります。 ［源泉徴収票の公開を設定］を押すと、源泉徴収票の公開画面が表示されます。

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3. 源泉徴収票の公開方法と通知の有無を設定する

源泉徴収票の公開方法と通知の有無を設定します。

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公開方法の設定

［予約公開する］を選択すると、［予約日時］欄で、公開する日付と時刻を選択できます。 予約できる公開日は、当日から1か月以内です。

［即時公開する］を選択すると、登録後すぐに源泉徴収票が公開されます。

通知設定

公開に合わせて、対象の従業員に通知するかどうかを選択します。通知する設定にすると、従業員にはSmartHR上の通知とメールによる通知が行なわれます。

従業員に源泉徴収票の公開を通知したい場合は、［公開と同時に通知する］のチェックボックスにチェックを入れます。

メール通知は、処理の都合上、公開日時よりも遅れて送信されます。

文面は［共通設定］>［メールフォーマット］に設定している件名と本文で送られます。 文面を確認・カスタマイズする手順は、従業員が受け取るメールの内容をカスタマイズするを参照してください。

4. ［登録］を押す

公開方法と通知設定を設定して［登録］を押すと、源泉徴収票の公開が設定され、源泉徴収票一覧画面に戻ります。 源泉徴収票のステータスは、予約公開を選択した場合は［公開予約中］に、即時公開を選択した場合は［公開済み］に変わります。