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手続き

給与所得者の扶養控除等申告書へのマイナンバー表示を省略できる要件とは

対象:
労務管理プラン(旧スモールプラン)人事・労務エッセンシャルプラン(旧スタンダードプラン)プロフェッショナルプラン¥0プランHRストラテジープラン

SmartHRには、給与所得者の扶養控除等申告書へマイナンバーを非表示(省略)にできる機能がありますが、国税庁では非表示(省略)にするための要件を定めています。

このページでは、SmartHRで給与所得者の扶養控除等申告書を作成する場合の、マイナンバー表示の省略に関する考え方を説明します。

要件が非常に複雑なため、十分に運用をご検討いただき、貴社の状況に応じた対応をお願いします。

なお、マイナンバーの表示を省略する場合は、事前に管轄の税務署に確認をお願いします。

マイナンバーの表示を省略する要件

マイナンバーの表示を省略する方法は2つあり、それぞれ要件が異なります。

方法1:給与支払者がマイナンバーに関する帳簿を備えることで、給与所得者の扶養控除等申告書へのマイナンバー表示を省略する

給与支払者が、最初に従業員からマイナンバーの記載された扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類(※)の提出を受け、その書類を基に作成した帳簿を備えている場合、マイナンバー表示の省略が可能です。

※「税務関係書類」とは、下記の書類です。

  • 給与所得者の扶養控除等申告書
  • 従たる給与についての扶養控除等申告書
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書
  • 退職所得の受給に関する申告書
  • 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
  • 所得金額調整控除申告書

方法2:従業員や給与支払者が給与所得者の扶養控除等申告書に特定の内容を追記して、給与所得者の扶養控除等申告書へのマイナンバー表示を省略する

方法1以外で運用している場合、下記の要件をすベて満たせば、マイナンバー表示の省略が可能です。

  • 従業員が、「給与支払者に提供済みのマイナンバーと相違ない」旨を給与所得者の扶養控除等申告書に記載する。
  • 給与支払者が、「既に提供を受けている従業員などのマイナンバーを確認し、確認した」旨を給与所得者の扶養控除等申告書に記載する。
  • 保有しているマイナンバーと、マイナンバーの記載が省略された給与所得者の扶養控除等申告書が、適切かつ容易に紐付けられるよう管理している。

例えば、「税務関係書類の提出とマイナンバーを別々に回収している」「先にマイナンバーの帳簿を作成している」場合などが該当します。

SmartHRを使用してマイナンバーの表示を省略する際の注意点

SmartHRで給与所得者の扶養控除等申告書を作成する場合、方法1、方法2のいずれでもマイナンバーの表示を省略可能です。

下記の注意点を確認し、ご対応をお願いします。

方法1でマイナンバーの表示を省略する際の注意点

方法1の要件である、「一定の税務関係書類の提出を従業員から受けて、その書類を基に作成された帳簿」かどうかを、SmartHRでは判断できません。

そのため、マイナンバー表示の省略を検討される場合は、管轄の税務署に確認をお願いします。

方法2でマイナンバーの表示を省略する際の注意点

方法2の要件である、従業員が「給与支払者に提供済みのマイナンバーと相違ない」旨を記載する機能と、給与支払者が「既に提供を受けている従業員などのマイナンバーを確認し、確認した」旨を記載する機能が、SmartHRにはありません。

そのため、給与所得者の扶養控除等申告書を紙で出力して、従業員による「署名(自筆)・押印」および労務担当者による「給与支払者が確認した」旨の記載をもって、方法2の要件を満たし、マイナンバーの表示を省略できます。

なお、3つ目の要件である、保有しているマイナンバーとマイナンバーの記載が省略された申告書が、適切かつ容易に紐付けられるよう管理できているかも、貴社にて確認をお願いします。

(参考)国税庁によるマイナンバー表示の省略に関するFAQ

マイナンバーの表示の省略については、国税庁のホームページで下記のようにまとめられています。

運用の際に、必ずご一読ください。

Q1-3-2 扶養控除等申告書については、どのような場合にマイナンバー(個人番号)を記載しなくてもよいのですか。(平成28年5月17日追加、令和2年1月6日更新)

(答)

扶養控除等申告書には、基本的には、従業員等のマイナンバー(個人番号)を記載する必要がありますが、給与支払者が扶養控除等申告書に記載されるべき従業員本人、控除対象となる配偶者又は控除対象扶養親族等の氏名及びマイナンバー(個人番号)等を記載した帳簿を備えている場合には、その従業員が提出する扶養控除等申告書にはその帳簿に記載されている方のマイナンバー(個人番号)の記載を要しないこととされました。

なお、この帳簿は、次の申告書の提出を受けて作成されたものに限ります。

1 給与所得者の扶養控除等申告書

2 従たる給与についての扶養控除等申告書

3 給与所得者の配偶者控除等申告書

4 退職所得の受給に関する申告書

5 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書

6 所得金額調整控除申告書

また、給与支払者が備えている帳簿に記載された従業員等の氏名又はマイナンバー(個人番号)と提出する扶養控除等申告書に記載すべき従業員等の氏名又はマイナンバー(個人番号)とが異なる場合には、マイナンバー(個人番号)の記載を不要とする取扱いをとることはできません。

(注) 1 この取扱いは、平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書から適用できます。

2この取扱いは、「従たる給与についての扶養控除等申告書」、「給与所得者の配偶者控除等申告書」、「退職所得の受給に関する申告書」、「公的年金等の受給者の扶養親族等申告書」及び「所得金額調整控除申告書」についても同様です。

Q1-3-5 扶養控除等申告書などの一定の書類の提出を受けて作成した帳簿を備えている場合には、扶養控除等申告書への従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とすることができるとされていますが、給与支払者が扶養控除等申告書以外の方法で従業員等のマイナンバー(個人番号)を収集し、システム上で管理している場合などにも、最初は必ずマイナンバー(個人番号)を記載した扶養控除等申告書の提出をしなければならないのですか。(平成28年5月17日追加)

(答)

平成29年1月1日以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、一定の帳簿を備えていれば扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー(個人番号)の記載を不要とできる取扱いは、給与支払者が扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類の提出を受けて作成された帳簿を備えていることが要件となっています(Q1-3-2参照)。

したがって、帳簿作成に当たっては、最初にマイナンバー(個人番号)の記載された扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類が提出されていることが前提とされています。

なお、一定の場合には、扶養控除等申告書に直接マイナンバー(個人番号)を記載せずに、「記載すべきマイナンバー(個人番号)は給与支払者に提供済のマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨を記載して提出することができることを明らかにしている(Q1-5-1)ところであり、この方法により提出を受けた扶養控除等申告書及びその申告書と紐付けられるよう管理されたマイナンバー(個人番号)に基づき帳簿を作成することは可能です。

Q1-5-1 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨の記載をすることで、マイナンバー(個人番号)の記載に代えることはできますか。(平成28年5月17日更新)

(答)

平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象となる配偶者及び控除対象扶養親族等のマイナンバー(個人番号)を記載する必要がありますので、前年と変更がない場合であっても、原則、マイナンバー(個人番号)の記載を省略することはできません。

しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバー(個人番号)については給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等のマイナンバー(個人番号)を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等のマイナンバー(個人番号)を記載しなくても差し支えありません。

なお、給与支払者において保有しているマイナンバー(個人番号)とマイナンバー(個人番号)の記載が省略された者に係る扶養控除等申告書については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。

また、平成29年1月以後に支払を受けるべき給与等に係る扶養控除等申告書について、給与支払者が扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類の提出を受けて作成した従業員等のマイナンバー(個人番号)等が記載された帳簿を備えている場合には、その帳簿に記載された従業員等のマイナンバー(個人番号)については、扶養控除等申告書に記載する必要はないこととされています。この場合に、上記の方法により提出された「マイナンバー(個人番号)と紐付け管理された扶養控除等申告書」も帳簿作成の基となる扶養控除等申告書として取り扱って差し支えありません。(Q1-3-5参照)

(注)

1 この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく給与支払者が保管することとされている扶養控除等申告書について、給与支払者のマイナンバー(個人番号)に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、マイナンバー(個人番号)の記載方法として認めるものです。このため、マイナンバー(個人番号)以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。

2 「給与支払者に提供済みのマイナンバー(個人番号)と相違ない」旨が記載された扶養控除等申告書について、税務署長から提出を求められた場合には、給与支払者は扶養控除等申告書に従業員等のマイナンバー(個人番号)を付記して提出する必要があります。

3 この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。

(1) 給与支払者において保有している従業員等のマイナンバー(個人番号)(従業員等のマイナンバー(個人番号)に異動があった場合は異動前のマイナンバー(個人番号)を含みます。)については、扶養控除等申告書の保存期間(7年間)は、廃棄又は削除することはできません。

(2) 保有するマイナンバー(個人番号)については、マイナンバー(個人番号)を記載すべきであった扶養控除等申告書の保存期間を経過し個人番号関係事務に必要がなくなったときには、速やかに廃棄又は削除しなければなりません(廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、マイナンバー(個人番号)及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。)。

(3) 給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)には、適切にマイナンバー(個人番号)を記載する必要があります。

出典:源泉所得税関係に関するFAQ|国税庁