Q. 電子申請をしたら従業員名の文字数制限でエラーが発生した場合は？

手続きに関する書類作成と電子申請の機能を「SmartHR基本機能」から段階的に廃止します。今後は「届出書類機能」で書類作成と電子申請を行なってください。

主要な手続きは、すでに届出書類機能で書類作成と電子申請が可能です。お早めに、届出書類機能を利用するよう設定の切り替えをお願いします。2025年5月には、利用状況にかかわらず、届出書類機能を利用するよう自動で設定が切り替わります。

SmartHRから手続きの電子申請を行なう際は、e-Gov側の仕様により氏名に文字数制限があるため、氏名を一時的に合計11文字以内にする必要があります。

外国籍の方など、氏名が12文字以上の方の電子申請をする場合は、下記の対応をお願いします。

1. 基本情報の［姓］［名］を11文字以内で入力

従業員情報の基本情報の［姓］［名］を一時的に合計11文字以内で入力します。

手続きページの［関連データ］にて、［最新のデータに更新する］を押します。

※実行することで手順1で変更した氏名が書類へ反映されます。

下図のようにフルネームが記載されたPDFファイルを作成します。

※SmartHRでは作成できないため、Wordなどで作成してください。

手続き画面から［電子申請依頼］を押し、「新規電子申請依頼」画面へ進んでください。

［添付書類］に手順3で作成したPDFファイルを添付し、電子申請依頼を実行します。

※フルネームが記載されたPDFファイルを添付することにより、フルネームで電子申請が受理されます。

電子申請の手続き完了後、［従業員リスト］より、該当従業員の氏名をフルネームの表記に更新してください。

漢字ではない場合はカタカナで入力します。

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