組織図・名簿を作成する

SmartHR基本機能に登録された部署・従業員情報を使用して、組織図と従業員名簿を作成する方法について説明します。

事前準備

組織図・名簿を作成する前に、以下の事前準備をします。

1. 権限を設定する
2. 部署マスターに部署情報を登録する
3. 従業員情報を登録する

1.権限を設定する

組織図・名簿の作成・編集・削除ができるのは、「機能管理者」または「業務担当者」の権限を持つアカウントです。

組織図・名簿機能をはじめて利用するときは、SmartHR基本機能の管理者が、組織図・名簿を管理させたいアカウントに「機能管理者」または「業務担当者」の権限を付与してください。 詳しくは、組織図・名簿機能の権限を管理するを参照してください。

2.部署マスターに部署情報を登録する

SmartHR基本機能の部署マスターに、部署情報や組織の階層構造が正しく反映されていることを確認します。過去の組織図を作りたい場合は部署マスターの履歴も正しく登録されているか確認してください。

詳しくは、以下のヘルプページを参照してください。

• 部署マスターを追加・編集する
• 部署マスターを一括追加・更新する
• 部署マスターの履歴を管理する

3.従業員情報を登録する

SmartHR基本機能の従業員情報に、基本情報や所属部署、役職などがが正しく反映されていることを確認します。過去の組織図を作りたい場合は従業員情報の履歴も正しく登録されているか確認してください。 更新が必要な場合は、従業員情報を更新してください。

詳しくは、以下のヘルプページを参照してください。

• 従業員情報を個別に更新する
• 複数の従業員情報・家族情報を一括で更新する
• 従業員情報の履歴を編集する

組織図・名簿の作成方法

表示する部署や従業員の範囲に応じた作成方法

組織図・名簿の作成方法は、組織図・名簿に表示したい部署や従業員の範囲に応じて、以下のように分けられます。

全従業員を取り込んだ組織図・名簿を作成する

利用する場面の例

• 新入社員など、部署に所属していない従業員も含めたすべての従業員の組織図・名簿を作成したい場合
• 全社の組織変更や人事異動の情報を定期的に組織図・名簿に自動反映したい場合

従業員を指定して組織図・名簿を作成する

利用する場面の例

• 「入社年が2020年」「雇用形態が契約社員」「在籍状況が在職中」などの条件で従業員を選択して組織図・名簿を作成したい場合
• 新入社員など、部署に所属していない従業員の名簿を作成したい場合

部署を指定して組織図・名簿を作成する

利用する場面の例

• 「営業部の組織図・名簿」のみ作成したい場合

部署ごとの組織図・名簿をまとめて作成する

利用する場面の例

• 「営業部の組織図・名簿」と「開発部の組織図・名簿」を同時に作成したい場合

日付を指定した作成方法

組織図・名簿を作成する際に、過去または未来の日付を指定すると、過去または未来の部署・従業員情報から組織図・名簿を作成できます。

過去の日付の部署・従業員情報から組織図・名簿を作成する

利用する場面の例

• 毎月組織図・名簿を作成しているが、先月分の作成を忘れていたため、さかのぼって作成したい
• 組織変更を実施する前の組織図・名簿を作成して、従業員の過去の上司が誰だったかを確認したい

未来の日付の部署・従業員情報から組織図・名簿を作成する

利用する場面の例

• 入社前の従業員の情報を含む組織図・名簿を作成したい場合
• 組織変更を予定しており、変更後の組織図・名簿をあらかじめ作成して、限られた関係者間で共有したい場合