書類を作成する方法
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文書配付機能では、書類のひな形を書類テンプレートとして登録しておき、書類テンプレートをもとに、従業員に配付する書類を作成します。
書類テンプレートにはテンプレート変数を差し込むことで、従業員ごとに異なる情報を反映して書類を作成できます。
文書配付機能で書類を作成する流れを説明します。
テンプレート変数とは
テンプレート変数とは、従業員ごとに異なる情報を反映するために、書類テンプレートに挿入する文字列のことです。
テンプレート変数は、2種類あります。
- SmartHR基本機能に登録されている情報を差し込む「テンプレート変数」
- CSVファイルを使って情報を差し込む「CSV挿入用テンプレート変数」
使いわけの基準については、書類を作成する流れのなかで説明します。
書類を作成する流れ
すでに自社で運用している書類のひな形があることを前提に、書類を作成する流れを説明します。
1. テンプレート変数として差し込みたい項目を洗い出す
氏名や社員番号など、従業員ごとに異なる情報を反映したい項目を、書類に記載する内容から洗い出します。
2. 項目ごとに、利用するテンプレート変数と必要な操作を確認する
洗い出した項目が以下のどれに該当するかによって、テンプレート変数とCSV挿入用テンプレート変数のどちらで差し込むかを判断し、必要な対応をします。
システム標準項目に該当する項目
以下のヘルプページに掲載されているシステム標準項目の場合は、テンプレート変数として差し込みます。
該当する項目にデータを登録・更新してください。
システム標準項目にないがSmartHR基本機能で管理したい項目
書類テンプレートに差し込めるシステム標準項目として存在せず、SmartHR基本機能で管理したい項目は、カスタム従業員項目を登録してテンプレート変数として差し込みます。
以下のヘルプページを参照してカスタム従業員項目を追加し、追加した項目にデータを登録・更新してください。
SmartHR基本機能で管理しない項目
配付書類にだけ記載したいなど、SmartHR基本機能で管理する必要がない項目は、CSV挿入用テンプレート変数として差し込みます。
また、SmartHR基本機能で管理していても、書類配付時点では従業員情報を更新できない未来情報なども、CSV挿入用テンプレート変数として差し込みます。 （例：異動辞令の異動後の部署・新しい役職・異動日など）
以下のヘルプページを参照して、CSV挿入用テンプレート変数を登録してください。
3. 書類テンプレートを作成する
書類テンプレートを作成します。
書類テンプレートを作成・編集する 従業員リストの登録情報を書類に反映する SmartHRに登録されていないデータを書類テンプレートに挿入する
4. 書類セットを作成する
書類テンプレートを作成したら、依頼グループに紐づけるため書類セットを作成します。
5. 依頼グループを作成し、対象従業員を追加する
依頼グループを作成し、対象従業員を追加すると、書類テンプレートをもとに書類が作成されます。 テンプレート変数を差し込んだ箇所にはデータが自動で反映されます。
6. CSV挿入用テンプレート変数に情報を反映する
書類テンプレートにCSV挿入用テンプレート変数を挿入している場合は、対象従業員を追加したあとにCSVファイルを使って情報を反映します。
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