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文書配付

依頼グループとは

対象:
有料オプション

依頼グループとは

依頼グループとは、配付する書類と配付対象の従業員をあわせて管理するものです。

配付する書類を設定し、依頼グループを作成したあと、対象の従業員を追加すると、従業員ごとに依頼(配付する複数の文書のまとまり)が作成されます。

依頼グループでは、依頼ごとに操作や進捗管理を行ないます。

依頼グループで設定した項目は、すべての依頼に適用されます。共通の設定を適用したい従業員は同じ依頼グループに追加してください。

依頼グループごとに設定する項目

依頼グループごとに設定する項目は以下の通りです。

配付する書類

任意の書類セットを1つ、PDF書類は5つまで、依頼グループに設定できます。

配付する書類は、依頼グループ作成後は変更できません。

通知メール

依頼送信時・依頼再送時・依頼完了時に送るメールのフォーマットを選択できます。

メールフォーマットの内容は、依頼グループ作成後も編集できます。

閲覧できる権限

依頼グループを閲覧できる権限を設定できます。

閲覧できる権限は、依頼グループ作成後も変更できます。

依頼グループの分け方

依頼グループごとに設定した項目は、依頼グループに追加した従業員全員に適用されます。

共通の設定を適用したい場合は同じ依頼グループにまとめてください。

1つの依頼グループで運用できるか、依頼グループを分ける必要があるかは、以下の例を参考に検討してください。

なお、1つの依頼グループに、同じ従業員は一度しか追加できません。

配付したい書類の組み合わせ

配付したい書類の組み合わせが共通する場合は、1つの依頼グループで配付できます。

例えば、配付する書類の組み合わせが雇用形態や部署などによって異なる場合、以下のように依頼グループを分けてください。

  • 部署A入社用の依頼グループ:雇用契約書A+秘密保持契約書
  • 部署B入社用の依頼グループ:雇用契約書B+秘密保持契約書
  • 部署C入社時の依頼グループ:雇用契約書A+秘密保持契約書+店舗向けマニュアル
  • 部署D入社時の依頼グループ:雇用契約書A+秘密保持契約書+社用車利用マニュアル

依頼グループを閲覧できる権限

従業員に配付する書類を業務担当者として閲覧できる権限は、依頼グループ単位で設定します。

依頼グループを閲覧できる業務担当者を制限したい場合は、依頼グループを分ける必要があります。

例えば、店舗Xにも店舗Yにも同じ書類を配付するが、担当店舗のみ閲覧できるようにしたい場合には、以下のように依頼グループを分けてください。

  • 店舗X向けの依頼グループ:店舗Xの業務担当者権限をもったユーザーのみ閲覧可能
  • 店舗Y向けの依頼グループ:店舗Yの業務担当者権限をもったユーザーのみ閲覧可能

通知メールのフォーマット

依頼送信時・依頼再送信時・依頼完了時に従業員が受け取る通知メールのフォーマットは、依頼グループ単位で設定・編集します。

通知メールに記載したい文面が従業員によって異なる場合は、依頼グループを分ける必要があります。