従業員の関係者が合意する書類を作成する

従業員の関係者（保証人など）が合意する書類を作成し、配付する手順を説明します。

従業員の関係者が合意する書類とは

従業員の関係者が合意する書類とは、身元保証人契約書や親族同意書など、従業員本人ではなく、従業員の関係者（保証人や親族など）が合意・署名する書類のことです。

文書配付機能では、従業員を介して関係者に書類を配付し、電子署名による合意を得ることができます。

合意の流れ

業務担当者は、従業員の関係者との合意が必要な書類を作成し、従業員に配付します。 従業員は、配付された書類を確認し、合意を依頼する人の連絡先を指定します。連絡先は従業員が指定するため、業務担当者が事前に、従業員の関係者の個人情報を把握しておく必要はありません。

連絡を受け取った従業員の関係者が、書類を確認して必要事項を記入すると、合意が完了します。 SmartHRのアカウントがない状態でも、書類の確認、合意ができます。合意が済んだ書類は、業務担当者、従業員、従業員の関係者の全員が確認できます。

画像を表示する

業務担当者の操作の流れ

書類テンプレートを作成する

書類テンプレートの作成時に、［合意・確認する人］で［従業員の関係者（保証人など）］を選択します。

画像を表示する

関係者の情報をテンプレート変数として挿入する

書類テンプレートに、関係者の氏名や住所などの情報を差し込む場合は、対応するテンプレート変数を挿入します。

以降は、通常の書類の作成の流れと同様です。 書類セットや依頼グループの作成に進んでください。