書類のPDFファイルをダウンロードする

文書配付機能で作成した書類をPDFファイルとしてダウンロードする方法を説明します。バックアップなどにご活用ください。

配付したすべての書類を一括ダウンロードする

配付したすべての書類を一括ダウンロードする手順を説明します。

配付したすべての書類の一括ダウンロードは、管理者しかできません。ダウンロードできる書類は、依頼の送信がされた書類のみです。 ステータスが［下書き］の書類をダウンロードしたい場合は、依頼グループ内の書類を一括ダウンロードする手順を参照してください。

1. 書類の一括ダウンロード画面を開く

文書配付メニューの［設定］>［書類の一括ダウンロード］を押して、書類一括ダウンロード画面を開きます。

2. ダウンロードする書類の条件を指定して、［書類を書き出す］を押す

一括ダウンロードする書類の条件を指定して、［書類を書き出す］を押すと、書類の一括ダウンロードが受け付けされます。 この操作には時間がかかる場合があります。処理の進捗はバックグラウンド処理詳細画面で確認できます。

3. 画面を再読み込みしてバックグラウンド処理詳細画面を開く

しばらく時間をおいて画面を再読み込みします。書類の一括ダウンロード画面上部に書類一括ダウンロードが実行中である旨を伝えるパネルが表示されます。 パネル内の［バックグラウンド処理詳細］を押して、バックグラウンド処理詳細画面を開きます。

4. ［ダウンロード］を押す

書類の書き出しが完了すると、バックグラウンド処理詳細画面の［添付ファイル］欄に、［ダウンロード］ボタンが表示されます。 ［ダウンロード］を押すと、ZIPファイルがダウンロードされます。

依頼グループ内の書類を一括ダウンロードする

依頼グループ内にある書類を一括ダウンロードする手順を説明します。

依頼グループ内の書類の一括ダウンロードは、「書類の一括ダウンロード」権限が付与されているアカウントが操作できます。ダウンロードできる書類は、ステータスが［下書き］または［完了］の書類のみです。

1. 依頼グループ詳細画面を開く

文書配付メニューの［文書配付］>［依頼グループ］を押して、依頼グループ一覧画面を開きます。 書類を一括ダウンロードしたい依頼グループのグループ名を押して、依頼グループ詳細画面を開きます。

2. ［…］メニュー>［書類の一括ダウンロード］を押す

画面右上の［…］メニュー>［書類の一括ダウンロード］を押して、書類の一括ダウンロード画面を開きます。

3. ダウンロード対象のステータスを選択して［予約する］を押す

［依頼のステータス］欄で書類を一括ダウンロードしたい対象のステータスを選択して［予約する］を押すと、ダウンロードファイルの作成が開始されます。

4. 画面を再読み込みして［ダウンロード］を押す

しばらく時間をおいて画面を再読み込みします。 ダウンロードファイルの作成が完了すると、書類の一括ダウンロード画面下部に［ダウンロード］と表示されます。 ［ダウンロード］を押すと、ZIPファイルがダウンロードされます。

書類詳細画面から個別にダウンロードする

書類詳細画面から、個別に書類をダウンロードする手順を説明します。

個別の書類のダウンロードは、「書類の一括ダウンロード」権限が付与されているアカウントが操作できます。書類詳細画面からは、依頼のステータスを問わず書類をダウンロードできます。

1. 書類詳細画面を開く

文書配付メニューの［文書配付］>［依頼一覧］を押して依頼一覧画面を開きます。 ステータスや従業員の氏名、書類名などで絞り込み、一覧の書類名を押して書類詳細画面を開きます。

2. ［ダウンロード］を押す

依頼に複数の書類が含まれている場合は、画面上部のチェックマークを押して、ダウンロードしたい書類に表示を切り替えます。 書類詳細画面下部にある［ダウンロード］を押すと、書類のPDFファイルがダウンロードされます。