【一覧】人事評価機能の通知メール

人事評価機能から送信される通知メールの内容について説明します。

通知メールの種類と通知先ユーザー

人事評価機能から評価者・評価対象者に送信される通知メールには、大きくわけて下記の2種類があります。

• 評価開始時と評価フローの進行状況が変わったときに送信される通知メール
• タスクの締め切りをお知らせするときに送信される通知メール（リマインド）

いずれの通知メールも、SmartHR基本機能の［個人設定］>［アカウント］>［メールアドレス設定］にてユーザー自身が設定しているメールアドレスに送信されます。 社員番号アカウントでSmartHRを利用している場合、上記メールアドレスが未設定だと通知メールは送信されません。 詳しくは、Q. SmartHRからの通知は、どのメールアドレスに届く？を参照してください。

なお、人事評価機能からの通知メールは、評価共有者には送信されません。

評価開始時と評価フローの進行状況が変わったときに送信される通知メール

評価開始時と、評価フローの進行状況が変わったときに送信される通知メールです。特に設定は不要で、所定のタイミングに自動で送信されます。

通知メールが送信されるタイミング

• 評価プロジェクト画面で、［開始］ボタンが押されたとき
• タスクの開始日
• タスクが完了したとき
• タスクが差し戻されたとき
• 進行中タスクが変更されたとき

通知先ユーザー

• 評価対象者
• 評価者

タスクの締め切りをお知らせするときに送信される通知メール（リマインド）

ユーザーにタスクの締め切りを知らせるリマインドは、評価プロジェクト画面の［スケジュール設定］ > ［リマインド設定］で［通知の有無］を［あり］にすると送信されるようになります。

通知メールが送信されるタイミング

• ［リマインド設定］で設定された日（タスク終了日の最長21日前）から毎日午前9時ごろに通知
• タスク終了日以降は14日間通知

通知先ユーザー

• タスクを完了していない評価対象者、または評価者

通知メール文面

タイミング、通知先ごとの通知メール文面は以下の通りです。

メールタイトル

メール本文

通知メール文面の編集はできません。

{ }で表記されている部分は、登録名や日付、URLが挿入されます。

評価プロジェクトで［開始］が押されたとき

管理者が評価プロジェクト画面で［開始］を押すと送信されます。

通知先：評価対象者

評価開始のお知らせ「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

「{評価プロジェクト名}」の評価がはじまりました。
{開始するタスク名}は{タスクの開始日}からです。
下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}

通知先：評価者

評価対象者を確認してください。評価開始のお知らせ「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

あなたが評価者として登録されている「{評価プロジェクト名}」の評価がはじまりました。
下記のURLで、評価対象者を確認してください。
{評価対象者一覧のURL}

タスクの開始日

タスクの開始日に自動的に送信されます。

通知先：評価対象者

「{開始するタスク名}」が開始しました「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

「{評価プロジェクト名}」の【{開始するタスク名}】がはじまりました。
評価対象者のあなたが担当です。
{タスクの開始日}から{タスクの終了日}までに、タスクを完了してください。
下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
{評価シート一覧のURL}

通知先：評価者

タスクが開始しました。評価対象者を確認してください「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

「{評価プロジェクト名}」のタスクがはじまりました。
評価者のあなたが担当です。
{タスクの開始日}から{タスクの終了日}までに、タスクを完了してください。
下記のURLから、評価対象者の評価シートを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}

タスクの完了時

タスクの担当者が1名の場合は、タスクを完了したときに次のタスク担当者にメールが送信されます。

タスクの担当者が複数名の場合は、担当者全員がタスクを完了したときに、次のタスク担当者にメールが送信されます。

通知先：次のタスク担当者

タスクを１つずつ完了した場合

前のタスク「{完了したタスク名}」が完了しました。「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

「{評価プロジェクト名}」で{次のタスクの評価ロール名}のあなたが担当する【{次のタスク名}】が開始されました。
実施期間は{YYYY年MM月DD日}から{YYYY年MM月DD日}までです。

下記のURLで、評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}

評価対象者： {評価対象者氏名}
前のタスク：「{終了したタスク名}」
前のタスクの担当者からコメントが入力されています。評価シートの［その他の情報］>［変更履歴］からコメントを確認してください。

コメントが未入力の場合、コメントに関する記述はなくなります。 スケジュール登録されていない場合、実施期間に関する記述はなくなります。どちらか一方でも設定されている場合は表示されます。

複数のタスクを一括で完了した場合

前のタスク「{完了したタスク名}」が{完了したタスク数}件完了しました。「{評価プロジェクトタイトル}」｜{企業名}

{氏名}様

{前のタスクの評価ロール名}の{前のタスクの担当者氏名}さんが「{評価プロジェクトタイトル}」の「{終了したタスク名}」を{終了したタスク件数}件完了しました。
前のタスクの担当者からコメントが入力されています。評価シートの［その他の情報］>［変更履歴］からコメントを確認してください。

次は{次のタスクの評価ロール名}のあなたが、【{次のタスク名}】の担当です。
実施期間は{YYYY年MM月DD日}から{YYYY年MM月DD日}までです。

下記のURLで、タスクを確認してください。
 {評価対象者一覧のURL}

コメントが未入力の場合、コメントに関する記述はなくなります。 スケジュール登録されていない場合、実施期間に関する記述はなくなります。どちらか一方でも設定されている場合は表示されます。

タスクが差し戻されたとき

タスクの担当者がタスクを差し戻したときに送信されます。

通知先：現在のタスク ~ 差し戻し先担当者 までのタスク担当者

{評価対象者氏名}さんの評価シートが差し戻されました「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏　名}様

「{評価プロジェクト名}」の 「{差し戻し先タスク名}」が差し戻されました。
対象：{評価対象者氏名}さんの評価シート
やり直すタスク：［差し戻し先のタスク名」
担当者：{差し戻し先の担当者氏名}（{差し戻し先の評価ロール名}）
差し戻した担当者：{差し戻しをした担当者氏名}（{差し戻しをした評価ロール名}）
コメント: 「{差し戻し時に入力されたコメント}」
タスクの担当者は{差し戻し先の評価ロール名}の{差し戻し先の評価者氏名}さんです。
下記のURLで、評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}

URLの案内は、差し戻し先タスクの担当者にのみ表示されます。

進行中タスクが変更されたとき

管理者が評価プロジェクトから［進行中のタスクを変更］したときに送信されます。

通知先：変更先のタスク担当者

{評価対象者氏名}さんの評価が管理者によって「{変更先タスク名}」に変更されました。「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

{評価対象者氏名}さんの評価が管理者によって「{変更されたタスク名}」に変更されました。
{次のタスクの担当者氏名}が、【{変更されたタスク名}】の担当です。
実施期間は{YYYY年MM月DD日}から{YYYY年MM月DD日}までです。
下記のURLで、評価シートを確認してください。
{評価シート詳細のURL}

スケジュール登録されていない場合、実施期間に関する記述はなくなります。どちらか一方でも設定されている場合は表示されます。

タスクの終了日以前のリマインド

［リマインド設定］で設定された日に送信されます。

通知先：タスクを完了していない評価対象者

【{タスク名}】の締め切り{n}日前です 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。

下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
 {評価シート詳細のURL}

通知先：タスクを完了していない評価者

【{タスク名}】の締め切り{n}日前です 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。

下記のURLから、評価対象者の評価シートを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}

評価者には、プロジェクトごとに通知メールがまとめて送信されます。

タスクの終了日当日のリマインド

タスクが未完了の場合、タスクの終了日当日に送信されます。

通知先：タスクを完了していない評価対象者

今日が【{タスク名}】の締め切りです 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。

下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
 {評価シート詳細のURL}

通知先：タスクを完了していない評価者

今日が【{タスク名}】の締め切りです 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。

下記のURLから、評価対象者の評価シートを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}

評価者には、プロジェクトごとに通知メールがまとめて送信されます。

タスクの終了日以降のリマインド

タスクが未完了の場合、タスクの終了日から最長14日間のあいだ、毎日送信されます。

通知先：タスクを完了していない評価対象者

【{タスク名}】の締め切りを過ぎています 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。

下記のURLで、あなたの評価シートを確認してください。
 {評価シート詳細のURL}

通知先：タスクを完了していない評価者

【{タスク名}】の締め切りを過ぎています 「{評価プロジェクト名}」|{企業名}

{氏名}様

あなたに割り当てられたタスク
【{タスク名}】
の締め切りは{YYYY年MM月DD日}です。

下記のURLから、評価対象者の評価シートを確認してください。
{評価対象者一覧のURL}

評価者には、プロジェクトごとに通知メールがまとめて送信されます。