キャリア台帳の権限を管理する

キャリア台帳機能を利用するためのアカウントと権限について説明します。

キャリア台帳機能のアカウントと権限とは

権限設定画面でSmartHRアカウントを登録すると、キャリア台帳機能を利用できるようになります。

キャリア台帳の操作権限は、「機能管理者」、「業務担当者」の2種類から選べます。 いずれかの権限を持つと、SmartHR基本機能での権限の種類を問わず、キャリア台帳を利用できます。

「キャリア台帳機能管理者」／「キャリア台帳業務担当者」／「SmartHR基本機能の管理者」の違い

それぞれの権限で可能な操作は、下記のとおりです。

可能な操作	キャリア台帳 機能管理者	キャリア台帳 業務担当者	基本機能 管理者
従業員一覧・詳細の閲覧	◯	◯	―
すべての従業員メモの編集・削除	◯	―	―
従業員情報の表示設定の追加・編集・削除	◯	―	―
あなたの情報の設定の変更	◯	―	―
キャリア台帳機能の権限追加・編集・削除	◯	―	◯

キャリア台帳機能にアカウントを登録する

1. ホームの［キャリア台帳］を押す

SmartHRホームで［キャリア台帳］を押して、キャリア台帳機能に移動します。

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2. ［設定］>［権限設定］を押す

画面上部の［キャリア台帳］メニューから［設定］>［権限設定］を押すと、権限設定画面が表示されます。

3. ［追加］を押す

権限設定画面で、［追加］を押すと、［アカウントの追加（1/2）］が表示されます。

4. 追加したい従業員を選択し、［次へ］を押す

追加したい従業員を選択します。従業員情報が「在職中」として登録されている従業員のみ追加できます。 従業員は、氏名、ヨミガナ、役職で検索できます。 従業員情報に紐づかないアカウントは、メールアドレスで検索できます。 一度に追加可能な従業員は、300名までです。301名以上追加したい場合には、複数回に分けて操作してください。 ［次へ］を押すと、アカウントの追加（2/2）画面が表示されます。

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5. アカウントに設定する項目を選択し、［登録］を押す

アカウントの追加（2/2）画面で、［操作の権限］、［閲覧できる従業員］、［メモの表示］、［タグの表示］、［従業員情報の表示設定］のそれぞれで項目を選択し［登録］を押すと、アカウントの登録が完了します。

各項目の詳細は、以下の通りです。

操作の権限

アカウントに設定する操作権限で、機能管理者と業務担当者の2種類があります。それぞれで可能な操作は、下の表の通りです。

可能な操作	機能管理者	業務担当者
従業員一覧・詳細の閲覧	◯	◯
すべての従業員メモの編集・削除	◯	―
従業員情報の表示設定の追加・編集・削除	◯	―
キャリア台帳機能の権限追加・編集・削除	◯	―

閲覧できる従業員

そのアカウントで閲覧できる従業員の範囲を設定します。

［自部署配下のみ閲覧可］を選択すると、アカウントが所属している部署の配下に所属する従業員のみ閲覧できるようになります。

タグの表示

［あり］を選択すると、そのアカウントで従業員詳細画面を閲覧したときに従業員タグ（タグ）が表示されるようになり、タグの変更も可能になります。また、従業員一覧画面のフィルターで従業員タグを用いて絞り込みできるようになります。

従業員タグについて詳しくは、従業員タグを使うを参照してください。

メモの表示

［あり］を選択すると、そのアカウントで従業員詳細画面を閲覧したときに従業員メモ（メモ）が表示されるようになります。また、メモの追加や、自分が追加したメモの編集・削除も可能になります。機能管理者の場合は、自分以外が追加したメモも編集・削除できます。

従業員メモについて詳しくは、従業員メモを使うを参照してください。

従業員情報の表示設定

そのアカウントに紐づけるテンプレートを選択します。テンプレートは、従業員詳細画面で表示する項目や、従業員一覧画面のフィルターで使える項目を設定するものです。

テンプレートについて詳しくは、従業員情報の表示設定をするを参照してください。

キャリア台帳機能からアカウントを削除する

権限設定画面の［アカウント］一覧にある、削除対象のアカウントの行の［削除］を押すと削除の確認画面が表示されます。［削除］を押すと、キャリア台帳機能からアカウントが削除されます。