【一覧】文書配付機能の通知メールの内容

文書配付機能では、下記のタイミングで通知メールを送信します。

システム標準設定の通知メール一覧

あらかじめ設定済みのシステム標準の通知メールは下記の表の通りです。

タイミング	従業員宛	管理者宛
承認の依頼時	書類を承認してください	−
却下時	−	［従業員名］さんの［書類名］が却下されました
承認の完了時	−	［従業員名］さんの［書類名］の承認が完了しました
依頼送信時	人事文書に関する依頼が届きました	−
依頼再送信時	【再送】人事文書に関する依頼が届きました	−
依頼完了時	依頼の完了をお知らせします	［社員番号］［従業員名］さんが［依頼グループ名］の依頼をすべて完了しました
合意依頼差し戻し時	−	［社員番号］［従業員名］さんが［書類名］への合意を拒否しました
依頼取り消し時	人事文書に関する依頼が取り消されました	−
破棄依頼時	文書の破棄が依頼されました	−
破棄依頼合意時	−	［従業員名］さんが文書の破棄依頼を承諾しました
破棄完了時	文書の破棄が完了しました	文書の破棄が完了しました
破棄依頼差し戻し時	−	［従業員名］さんが文書の破棄依頼を拒否しました。 コメントを確認してください
破棄依頼取り消し時	文書の破棄依頼が取り消されました	−
書類の一括ダウンロードの書き出し完了時	-	書類一括ダウンロードの書き出しが完了しました

一部の通知メールはフォーマットを編集し、複数登録できます。

書類セットや依頼グループごとに使用するメールフォーマットを指定できます。

依頼の受送信に関する通知メール一覧

従業員に対して、依頼を送信したときや合意の破棄を依頼したときには、従業員の操作を求める通知メールを送信するように、あらかじめ設定されています。

依頼を送信した管理者に対しては、従業員の操作が完了すると通知メールが送信されます。

管理者が承認を依頼したとき

通知先：承認者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

書類を承認してください |［会社名］
［姓］［名］様 ［業務担当者氏名］さんから文書の承認が依頼されました。 下記のURLから、未承認の書類を確認してください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

承認が完了したとき

通知先：承認を依頼した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

［従業員名］さんの［書類名］の承認が完了しました |［会社名］
［姓］［名］様 ［従業員名］さんに配付する［書類名］の承認が完了しました。 依頼に含まれる他書類のステータスは下記のURLより確認してください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

承認者が承認を却下したとき

通知先：承認を依頼した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

［従業員名］さんの［書類名］が却下されました |［会社名］
［姓］［名］様 承認を依頼していた［従業員名］さんの［書類名］が却下されました。 下記のURLから却下の理由を確認してください。 https://*****.smarthr.jp/*************** 却下した人：［承認者名］さん ---------- 送信元: SmartHR

依頼を送信したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

人事文書に関する依頼が届きました |［会社名］
［従業員名］様 ［会社名］から人事文書に関する依頼が届きました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

再通知（リマインド）

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

【再送】 人事文書に関する依頼が届きました |［会社名］
［従業員名］様 ［会社名］から人事文書に関する依頼が届きました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

従業員が依頼を完了したとき

従業員が依頼に含まれるすべての書類に対して、確認もしくは合意をしたときに送信されます。

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更可

依頼の完了をお知らせします |［会社名］
［社員番号］［姓］様 ［会社名］からの下記文書の依頼が完了しました。 -［書類名］ -［書類名］ 本メールに、完了済の文書を添付いたします。 なお、文書名のテキストリンクから、SmartHR上でもご確認いただけます。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

通知先：管理者

• 通知有無：変更可
• フォーマット：変更不可

［社員番号］［姓］［名］さんが［依頼グループ名］の依頼をすべて完了しました |［会社名］
［姓］［名］ 様 ［社員番号］［姓］［名］さんが［依頼グループ名］の依頼をすべて完了しました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

従業員が合意を差し戻したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更可
• フォーマット：変更不可

［社員番号］［姓］［名］さんが［書類名］への合意を拒否しました |［会社名］
［姓］［名］様 ［社員番号］［姓］［名］さんが［書類名］への合意を拒否しました。 下記のURLにアクセスの上、依頼内容をご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

管理者が依頼を取り消したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

人事文書に関する依頼が取り消されました |［会社名］
［姓］［名］様 人事文書に関する依頼が取り消されました。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

管理者が文書の破棄を依頼したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

文書の破棄が依頼されました |［会社名］
［姓］［名］様 文書の破棄が依頼されました。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

従業員が破棄依頼を承諾したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

［姓］［名］さんが文書の破棄依頼を承諾しました |［会社名］
［姓］［名］様 ［姓］［名］さんが文書の破棄依頼を承諾しました。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

管理者が文書の破棄を完了したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

文書の破棄が完了しました |［会社名］
［姓］［名］様 ［会社名］によって文書の破棄が完了しました。 当メールに、破棄済みの文書を添付いたします。 https://app.smarthr.jp/ ---------- 送信元: SmartHR 添付ファイル：破棄済みの文書ファイル（PDF形式）

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

文書の破棄が完了しました |［会社名］
［姓］［名］様 文書の破棄が完了しました。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

従業員が破棄依頼を差し戻したとき

通知先：管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

［姓］［名］さんが文書の破棄依頼を拒否しました。コメントを確認してください |［会社名］
［姓］［名］様 ［姓］［名］さんが文書の破棄依頼を拒否しました。コメントを確認してください。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

管理者が破棄依頼を取り消したとき

通知先：従業員

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

文書の破棄依頼が取り消されました |［会社名］
［姓］［名］様 文書の破棄依頼が取り消されました。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR

バックグラウンド処理の通知メール一覧

以下のバックグラウンド処理が完了したときには、処理を実行したユーザーに対して通知メールを送信します。

書類一括ダウンロードの書き出しが完了したとき

通知先：書き出しを実行した管理者

• 通知有無：変更不可
• フォーマット：変更不可

書類一括ダウンロードの書き出しが完了しました |［会社名］
［姓］［名］様 書類一括ダウンロードの書き出しが完了しました。 下記のURLよりご確認ください。 https://*****.smarthr.jp/*************** ---------- 送信元: SmartHR