書類セットを作成・編集する

文書配付機能では、作成した書類テンプレートを書類セットにまとめて従業員への依頼に使用します。

書類セットを作成できる数に上限はありません。

書類セットを作成・編集する手順を説明します。

書類セットを作成する

1. 書類セット一覧画面を開く

文書配付メニューの［設定］>［書類セット］を押して、書類セット一覧画面を開きます。

2. ［＋書類セットを作成する］を押す

［＋書類セットを作成する］を押すと、書類セット作成画面が開きます。

3. 各項目を入力・選択する

以下の各項目を入力・選択します。

書類セット名

書類セット名は、管理者と業務担当者のみに表示されます。書類を受け取る従業員には表示されません。 文書配付業務上、わかりやすい名称を入力してください。

書類テンプレート

まとめて配付したい書類テンプレートのチェックボックスにチェックを入れます。 ドラッグアンドドロップで並べ替えができます。

メールフォーマット

依頼送信時・依頼再送時・合意完了時に従業員に送られる通知メールを、文書配付機能に登録したメールフォーマットから選択できます。

この書類セットを使って依頼グループを作成する際、ここで設定したメールフォーマットが選択された状態で設定画面が表示されます。 なお、依頼グループ作成時に別のメールフォーマットを選択できるほか、依頼グループ作成後にもメール件名や本文を編集できます。

この書類セットを使用できる権限

この書類セットを使用できる権限を設定します。 詳しくは以下のヘルプページを参照してください。

書類セットを使用できる権限を設定する

4. ［作成］を押す

各項目の入力・選択が完了したら、［作成］を押して書類セットを作成します。

書類セットを編集する

作成済みの書類セットは、書類セット名、メールフォーマット、権限を編集できます。書類テンプレートは変更できません。

1. 書類セット一覧画面を開く

文書配付メニューの［設定］>［書類セット］を押して、書類セット一覧画面を開きます。

2. 編集したい書類セットの編集画面を開く

編集したい書類セットの［書類セット名］を押して、編集画面を開きます。

3. 項目を編集して［更新］を押す

項目を編集して［更新］を押すと、書類セットが更新されます。