来年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の作成方法（届出書類機能で作成する）

年末調整対象外となる従業員の来年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、届出書類機能で作成できます。

以下、推奨の手順を説明します。

1. 対象の従業員をリストアップする

年末調整対象外で、届出書類機能で来年の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を作成する従業員をリストアップします。

2. 年末調整機能で対象の従業員を「年末調整対象外」にする

この工程は、SmartHRの年末調整機能を使って年末調整を実施する場合のみ必要です。

リストアップした従業員に誤って年末調整を依頼しないよう、年末調整機能で対象の従業員だけを振り分けた依頼グループを作成し、対象者のステータスを「年末調整対象外」に変更します。

依頼グループを作成し、従業員を振り分ける 従業員を年末調整の「対象外」にする

3. 対象の従業員から書類作成に必要な情報を収集する

書類の作成に必要な来年の本人情報、配偶者情報、扶養家族情報を、申請機能やSmartHR以外の手段で従業員に確認、収集します。

SmartHRの従業員情報では、以下の項目が該当します。

• 従業員情報
  • 基本情報
    • 姓
    • 名
    • 姓（ヨミガナ）
    • 名（ヨミガナ）
    • 生年月日
    • 戸籍上の性別
  • 現住所と連絡先
    • 現住所
    • 世帯主の氏名
    • 世帯主の続柄
  • 住民票住所
    • 住民票住所
    • 住民票住所の世帯主の氏名
    • 住民票住所の世帯主の続柄
  • 配偶者情報
    • 配偶者の有無
  • 所得税情報
    • 課税区分
    • 障害者区分 ※1
    • 勤労学生 ※1
    • 寡婦・ひとり親 ※1
• 家族情報
  • 基本情報 ※2
    • 続柄
    • 姓
    • 名
    • 姓（ヨミガナ）
    • 名（ヨミガナ）
    • 生年月日
    • 性別
  • 住所関連情報
  • 税法上の扶養状況 ※3
  • 障害者控除
    • 障害者区分 ※4

本人や扶養する家族のマイナンバーは、マイナンバー管理機能で収集します。

従業員にマイナンバーの提供依頼を送信する

申請機能を利用する場合

申請機能を利用する場合、「翌年（1月1日時点）の身上情報の変更予定の有無」をカスタム従業員項目として追加し、あわせて収集することをおすすめします。

「翌年（1月1日時点）に身上情報の変更予定がある」と回答した従業員には、年始以降に改めて申請の提出を依頼し、最新の従業員情報を収集してください。

カスタム従業員項目とは 申請フォームを管理する 申請機能を使って従業員に情報提供を依頼する

4. 書類作成に必要な従業員情報を更新する

届出書類機能では、SmartHR基本機能に登録されている従業員情報をもとに書類を作成します。

SmartHR以外の手段で情報を収集する場合、従業員から収集した情報と最新の従業員情報との差分を確認し、必要な項目を更新します。

複数の従業員情報・家族情報を一括で更新する

申請機能を使って情報を収集する場合、従業員が提出した申請内容が最終ステップの承認者に承認されることで、従業員情報が更新されます。

従業員が提出した申請を承認する

5. 書類を作成する

届出書類機能で書類を作成します。

書類グループの作成画面では、［入社・資格取得］を選択します。

作成する書類の選択画面では、［その他］にある［給与所得者の扶養控除等（異動）申告書］のチェックボックスにチェックを入れ、該当する年号を選択します。

書類作成の対象となる従業員の選択画面では、［CSVファイルで指定］を選択し、対象者のリストから社員番号のみを書き出したCSVファイルを取り込むとスムーズです。

書類を作成する

6. 作成された書類を確認、確定する

書類グループを作成したら、作成された書類を確認し、必要に応じて編集します。

書類を確認する 書類情報を編集する

確認が完了したら書類を確定します。

書類を確定する

書類のPDFファイルは、書類グループ詳細画面の［一括ダウンロード］を押すとダウンロードできます。