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就労条件に関する内容を含む書類を受け取ったら

対象:
有料オプション

「就労条件に関する内容を含む書類」の確認依頼が届いた場合の、確認から合意までの流れを説明します。

就労条件に関する内容を含む書類とは

会社は従業員を採用する際に、労働条件(契約期間、就業場所、業務内容、退職に関する事項など)を従業員に明示しなければなりません(労働基準法第15条第1項)。

文書配付機能では、この労働条件の明示に関する書類(労働条件通知書または就業条件明示書)を、「就労条件に関する内容を含む書類」と表記しています。

採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。| 厚生労働省

1. SmartHRから送られたメールのURLにアクセス

メールに記載しているURLをクリックし、SmartHRのログイン画面に移動します。

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ログイン画面で社員番号またはメールアドレス、パスワードを入力して[ログイン]をクリックします。

なお、SmartHRにログイン後に、担当者からの書類確認依頼が送付された場合は、メールでの通知に加えて、SmartHRトップページの[通知履歴]欄にも通知されます。

該当の通知履歴をクリックすると、[受信ボックス]に移動します。

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2. メールに記載されていた書類名をクリック

メールに記載されていた書類名をクリックすると、書類を電子通知で受け取るか、書面通知で受け取るかを選択する画面が表示されます。

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3. 書類の受け取り方法を選択する

担当者から送付された就労条件に関する内容を含む書類を、電子通知で受け取るか、書面通知で受け取るかを選択します。

書類の受け取り方法は、書類確認の途中で変更することも可能です。

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4. 画面の案内に従って操作する

書類の受け取り方法によって、表示される画面や操作手順が異なります。

画面の案内に従って操作をしてください。

「電子通知」で受け取る場合の合意までの手順

1. 書類の受け取り方法で、[電子通知で受け取る]を選択

書類の受け取り方法を選択する画面で、[電子通知で受け取る]を選択のうえ[決定]をクリックし、書類画像が表示された書類詳細画面に移動します。

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2. 書類を確認し、[合意に進む]をクリック

書類画像で内容を確認後、[合意に進む]をクリックすると、[書類の合意]ダイアログが表示されます。

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書類の内容に誤りがあり、担当者に差し戻したい場合

書類の内容に誤りがあり、担当者に書類を差し戻したい場合は、画面下部の[差し戻す]をクリックすると、[依頼を差し戻す]ダイアログが表示されます。

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差し戻し理由を入力して、[差し戻す]をクリックすると、担当者に書類が差し戻されます。

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書類を差し戻すと、[受信ボックス]の該当書類のステータスが「差し戻し」に変更されます。

担当者から再度、書類確認依頼が届き次第、確認してください。

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3. 必須項目を入力して[合意]をクリック

[署名]欄に氏名を入力し、[電子通知で受け取ることに同意する]にチェックを入れて、[合意]をクリックします。

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書類の受け取り方法を変更したい場合

書類の受け取り方法を「書面通知」に変更したい場合は、[書類の合意]ダイアログの[書類の受け取り方法を選択しなおす場合はこちら]をクリックすると、書類の受け取り方法を選択する画面に戻ります。

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4. 書類の合意の完了

画面に[書類の確認・合意が完了しました。]と表示されれば、従業員による書類の合意は完了です。

登録しているメールアドレス宛に、文書の合意が完了した旨のメールが通知されます。

メールの詳しい内容は、【一覧】文書配付機能の通知メールの内容 を参照してください。

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5. 合意した書類を確認する

書類の合意が完了すると、[受信ボックス]の該当書類のステータスが「完了」に変わります。

該当書類を確認したい場合は、書類名をクリックすると、書類詳細画面が表示され確認できます。

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[電子通知で受け取る]を選択した場合、[電子通知に関する情報]欄が電子通知希望の有無: 有」「電子通知の受領確認: 済」と表示されます。

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なお、書類合意後は、書類詳細画面の下部にある[印刷][ダウンロード]から、いつでも書類の印刷やダウンロードが可能です。

退職後もSmartHRにログインし、書類詳細画面から書類の印刷やダウンロードができます。

詳しくは下記のヘルプページを参照してください。

「書面通知」で受け取る場合の合意までの手順

1. 書類の受け取り方法に[書面通知で受け取る]を選択

書類の受け取り方法を選択する画面で、[書面通知で受け取る]を選択のうえ[決定]をクリックすると、書面送付の確認ダイアログが表示されます。

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ダイアログの内容を確認し、[確認し、次へ進む]をクリックし、書類画像が表示された書類詳細画面に移動します。

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2. 書類を確認し、[合意に進む]をクリック

書類画像で内容を確認後、[合意に進む]をクリックすると、[書類の合意]ダイアログが表示されます。

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書類の内容に誤りがあり、担当者に差し戻したい場合

書類の内容に誤りがあり、担当者に書類を差し戻したい場合は、画面下部の[差し戻す]をクリックすると、[依頼を差し戻す]ダイアログが表示されます。

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差し戻し理由を入力して、[差し戻す]をクリックすると、担当者に書類が差し戻されます。

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書類を差し戻すと、[受信ボックス]の該当書類のステータスが「差し戻し」に変更されます。

担当者から再度、書類確認依頼が届き次第、確認してください。

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3. 必須項目を入力して[合意]をクリック

[署名]欄に名前を入力し、[合意]をクリックします。

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書類の受け取り方法を変更したい場合

書類の受け取り方法を「電子通知」に変更したい場合は、[書類の合意]ダイアログの[書類の受け取り方法を選択しなおす場合はこちら]をクリックすると、書類の受け取り方法を選択する画面に戻ります。

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4. 書類の合意の完了

画面に[書類の確認・合意が完了しました。]と表示されれば、従業員による書類の合意は完了です。

登録しているメールアドレス宛に、文書の合意・確認が完了した旨のメールが通知されます。

メールの詳しい内容は、【一覧】文書配付機能の通知メールの内容 を参照してください。

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5. 合意した書類を確認する

書類の合意手続きが完了すると、[受信ボックス]の該当書類のステータスが「完了」に変わります。

該当書類を確認したい場合は、書類名をクリックすると、書類詳細画面が表示され確認できます。

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[書面通知で受け取る]を選択した場合、[電子通知に関する情報]欄が「電子通知希望の有無: 無」「書面通知の状況: 未通知(通知後は「書面通知の状況: 通知済み」に変更)」と表示されます。

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なお、画面下部の[印刷][ダウンロード]からいつでも書類を受け取ることができますが、正式な書類は担当者から送付される書類となります。