文書配付機能の権限を設定する

文書配付機能では、SmartHR基本機能で設定している権限ごとに、依頼グループの作成や依頼の送信などの業務担当者向け機能を利用するかどうかや、閲覧できる書類の範囲を設定できます。

権限の設定手順

1. 文書配付メニューにある［設定］>［権限設定］を押す

文書配付メニューの［設定］>［権限設定］を押し、［権限設定］画面に移動します。

2. ［編集］を押す

権限設定をしたい項目の［編集］を押すと、権限の編集画面が表示されます。

3. 設定項目を選択し、［保存］を押す

はじめに、［業務担当者向け機能の利用］を ［しない］か［する］かを選んでください。

［しない］を選ぶと、従業員自身が受け取る依頼・書類のみを確認できます。

［する］を選ぶと、［閲覧できる依頼・書類の範囲］と［利用できる機能］を設定できるようになります。

最後に ［保存］を押すと、権限の設定が反映されます。

各設定項目の詳細

権限名

SmartHRに登録している ［権限］の名前を表示しています。

変更する場合は、SmartHR基本機能の ［共通設定］>［権限］から編集してください。

変更後、文書配付機能の ［権限一覧］画面の ［権限を同期］を押すと、変更が反映されます。

権限とは

従業員の［操作できる範囲］とは

業務担当者向け機能の利用

該当の権限が、依頼グループの閲覧や依頼の送信などの業務担当者向け機能を利用するかを設定します。

［する］を選ぶと、［閲覧できる依頼・書類の範囲］と ［利用できる機能］を変更できます。

閲覧できる依頼・書類の範囲

閲覧できる依頼の範囲

［業務担当者向け機能の利用］が ［しない］になっている場合、閲覧できる依頼の範囲は ［本人への依頼のみ］になります。

［業務担当者向け機能の利用］が ［する］になっている場合、閲覧できる依頼の範囲はSmartHR基本機能で設定している ［操作できる範囲］と同じ範囲になります。

変更する場合は、［共通設定］>［権限］から編集し、［権限一覧］画面の ［権限を同期］を押してください。

従業員の［操作できる範囲］とは

閲覧できる書類の範囲

［業務担当者向け機能の利用］が［しない］になっている場合、閲覧できる書類の範囲は［本人への書類のみ］になります。

［業務担当者向け機能の利用］が［する］になっている場合、［本人＋閲覧できる依頼の書類］も選択できます。

利用できる機能

管理者のみが使える機能は、利用できる機能に表示されません。

詳しくは【一覧】管理者権限でのみ利用できる機能（文書配付）を参照してください。

依頼グループ

項目	内容
依頼グループの作成	依頼グループの作成と依頼グループ名の編集ができるようになります。 依頼グループを作成する なお、書類セットを使用する場合は、この権限に紐づく書類セットの設定も別途必要になります。 書類セットの使用方法は、書類セットを作成・編集するを参照してください。
PDF書類の配付	PDF書類の配付ができるようになります。 PDFファイルをアップロードする
PDF書類の合意の要否設定	PDF書類の合意の要否を設定できるようになります。 PDFファイルをアップロードする
依頼グループのアーカイブ	依頼グループをアーカイブできるようになります。
依頼グループの削除	依頼グループを削除できるようになります。 不要な依頼グループを整理する
閲覧設定の操作	依頼グループの閲覧権限を操作できるようになります。 文書配付機能の依頼グループの閲覧設定をする
通知メールの設定	依頼グループごとの通知メール設定でメールの内容を編集できるようになります。 書類セットや依頼グループの通知メールを設定・編集する
依頼の自動再送設定	依頼ステータスが未完了の従業員に対する自動再通知の頻度を設定できるようになります。 依頼が未完了の従業員に再通知する

依頼

項目	内容
依頼の作成・追加	閲覧可能な依頼グループに対して、依頼を送信対象となる従業員を追加（一括追加も含む）できるようになります。 なお、［閲覧できる依頼の範囲］に含まれない従業員は、追加することはできません。 依頼グループに従業員を追加する また、閲覧可能な依頼グループに対して、書類の再作成ができるようになります。再作成を行なうと、 [下書き]タブにあるすべての依頼に更新内容が反映されます。 閲覧権限のない依頼にも反映されます。
依頼の送信・取り消し	閲覧可能な依頼を送信・再送・取り消しできるようになります。 依頼を送信する・送信を予約する 依頼を取り消す・削除する
依頼の削除	閲覧可能な依頼を削除できるようになります。

書類

項目	内容
CSV挿入用テンプレート変数への一括挿入	閲覧可能な依頼グループに含まれる閲覧可能な依頼に対して、CSV挿入用テンプレート変数の一括挿入ができるようになります。 CSV挿入用テンプレート変数にデータを挿入する
PDFファイルのアップロード	閲覧可能な依頼グループに含まれる閲覧可能な依頼に対して、PDFファイルのアップロードができるようになります。 ［同じPDFファイルの一括アップロード］と［別々のPDFファイルの一括アップロード］どちらの操作も可能です。 該当のアカウントが行なったバックグラウンド処理の一覧も確認できるようになります。 PDFファイルを一括アップロードする なお、閲覧できる書類の範囲が［本人の書類のみ］の場合は、PDFファイルのアップロードはできません。
書類の一括ダウンロード	閲覧可能な依頼グループに含まれる書類の一括ダウンロードができるようになります。 書類のPDFファイルをダウンロードする なお、閲覧できる書類の範囲が［本人の書類のみ］の場合は、書類の一括ダウンロードはできません。
書面での通知が必要な書類の管理	閲覧可能な依頼に書面での通知が必要な書類がある場合、ダッシュボードに［書面での通知が必要な書類］が表示され、書類の管理ができるようになります。 書類詳細画面では、［書面での通知管理］へのチェック、コメント入力と、保存ができます。 なお、閲覧できる書類の範囲が［本人の書類のみ］の場合は、［書面での通知が必要な書類一覧］に該当の書類は表示されません。
従業員情報の再取得	書類に反映する従業員情報の再取得ができるようになります。
書類の破棄依頼・実行	閲覧可能な依頼グループに含まれる書類の破棄依頼・破棄の実行・破棄依頼の再送・破棄依頼の取り消しができるようになります。 確認・合意済みの書類を破棄する
過去/未来の従業員情報の日付指定	いつ時点の従業員情報を書類に反映するかを日付で指定できます。書類にはあらかじめ、専用の変数を挿入しておく必要があります。 書類に反映する従業員情報の日付として、未来の日付を指定すると、変更を予約された従業員情報を閲覧できるようになります。権限を付与する際はご注意ください。 過去の履歴や未来の適用日で登録された従業員情報を書類に反映する

契約更新

項目	内容
契約更新管理・契約更新グループの操作	契約更新管理機能を使えるようになります。 契約更新グループ詳細画面から依頼グループを作成する場合には、［依頼グループの作成］［依頼の作成・追加］の権限も必要です。 契約更新管理機能を使って、契約更新の依頼を作成する

承認依頼

項目	内容
承認の要否・経路の選択	依頼グループに承認の要否および経路を設定できるようになります。 文書配付機能の承認の要否と経路を設定する
承認の依頼・承認依頼前に戻す	書類に対する承認の依頼や承認依頼の取り消しができるようになります。 文書配付機能の承認者に承認を依頼する

設定

項目	内容
書類テンプレートの操作	書類テンプレートの作成・編集およびプレビューができるようになります。 また、アーカイブされている書類テンプレートを含むすべての書類テンプレートが閲覧できる状態になります。書類テンプレートごとに閲覧制限を設けることはできません。権限を付与する際はご注意ください。 書類テンプレートを作成・編集する 書類テンプレートに従業員情報を反映してプレビューする
CSV挿入用テンプレート変数の操作	CSV挿入用テンプレート変数の登録・編集・削除ができるようになります。 CSV挿入用テンプレート変数を登録・削除する
書類セットの操作	書類セットの作成・編集および利用権限の設定ができるようになります。 書類セットを作成・編集する 書類セットを使用できる権限を設定する
メールフォーマットの操作	メールフォーマットの作成・編集・アーカイブができるようになります。 通知用メールフォーマットを作成・編集する 不要な通知用メールフォーマットを整理する
承認経路の操作	承認経路の作成・編集ができるようになります。 文書配付機能の承認経路を作成・編集する