源泉徴収票を発行し、従業員に通知する方法を説明します。給与計算ソフトから出力した、CSV形式またはPDF形式の源泉徴収票をアップロードしてSmartHRに登録します。いずれの方法でも、PDF形式の源泉徴収票を配付できます。なお、CSV形式での登録は、給与所得の源泉徴収票のみに対応しています。給与所得の源泉徴収票以外はPDF形式で登録してください。 # CSVファイルをアップロードし、PDFファイルの源泉徴収票を従業員に配付する CSV形式の源泉徴収票をアップロードし、PDFファイルに変換された源泉徴収票を従業員に配付します。 ## 1. ホームの［源泉徴収票］を押すホーム左側にある**［機能］**から**［源泉徴収票］**を押します。 ## 2.［+発行する］を押す源泉徴収票一覧画面の右上にある**［+発行する］**を押すと、**［源泉徴収票を発行する］**画面が表示されます。 ![](2023-03-10-16-52-39.png?size=M) ## 3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］を押す源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。 **［発行する］**を押すと、源泉徴収票の一覧画面が表示されます。 ![](2023-03-10-17-26-40.png?size=M) ## 4.［源泉徴収票を追加・更新］>［CSVから取り込む］を押す画面の右上にある**［源泉徴収票を追加・更新］**>**［CSVから取り込む］**を押すと、CSVファイルのアップロードページが表示されます。 ![](2023-03-10-17-28-54.png?size=L) ## 5. 取り込むCSVファイルを準備 **［インポート］**の下にある**［サンプルのCSVファイルをダウンロード］**を押すと、サンプルのCSVファイルをダウンロードできます。 ![](2023-03-10-17-30-22.png?size=L) CSVファイルは、以下のように1行目を項目名とし、2行目以降に各従業員の源泉徴収票情報を入力します。 ![](./mceclip0.png?size=L) 項目名は、**必ず**入力してください。項目名（カラム名）の一覧は、CSVファイルのインポート画面下部を参照してください。 :::tips 項目名（カラム名）一覧表の左端にある項番の列（A, B, Cなど）は、CSVファイルに記入する必要はありません。 ![](./__________2022-01-25_13_13_08.png?size=L) ::: :::tips 各項目と源泉徴収票の記載位置の紐付きは、以下のPDFファイルで確認できます。 [源泉徴収票の見本PDF](./__________.pdf) PDFファイルの内容は、CSVファイルのインポート画面内にある「各項目と源泉徴収票の紐付きはこちらでご確認いただけます」の文字リンクからも確認できます。 ::: ## 6.［ファイルを選択］を押し、CSVファイルを選択後、［インポート］を押す **［ファイルを選択］**を押し、アップロードするCSVファイルを選択します。 **［インポート］**を押すと、「源泉徴収票の取り込みを予約しました」のメッセージが表示され、バックグラウンド処理で取り込みが始まります。 ![](2023-03-10-17-41-37.png?size=L) ## 7. CSVファイルが取り込まれたことを確認し、確定と通知をするバックグラウンド処理の完了後、源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、**［源泉徴収票を確定］**を押すと、源泉徴収票が確定されます。確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。 ![](2023-03-10-17-48-28.png?size=L) 通知したい従業員にチェックを入れ、**［まとめて通知］**を押すと従業員に通知されます。 ![](2023-03-10-17-52-18.png?size=L) :::tips 従業員に送られるメールの内容は、「メールフォーマット」で設定できます。 :link{articleId="360026106674"} ::: :::related :link{articleId="4408644043033"} :link{articleId="360026106274"} ::: # PDFファイルをアップロードし、従業員に配付するファイル名に社員番号を含めたPDF形式の源泉徴収票をアップロードし、社員番号が一致する従業員に配付します。 ## 1. ホームの［源泉徴収票］を押すホーム左側にある**［機能］**から**［源泉徴収票］**を押します。 ## 2.［+発行する］を押す源泉徴収票一覧画面の右上にある**［+発行する］**を押すと、**［源泉徴収票を発行する］**画面が表示されます。 ![](2023-03-10-16-52-39.png?size=M) ## 3. 源泉徴収票の［名前］と［年］を入力し、［発行する］を押す源泉徴収票の管理用の名前を入力し、源泉徴収票に印字される年を選択します。 **［発行する］**を押すと、源泉徴収票一覧画面が表示されます。 ![](2023-03-10-17-26-40.png?size=M) ## 4.［源泉徴収票を追加・更新］>［PDFを従業員と紐付ける］を押す源泉徴収票一覧画面の右上にある**［源泉徴収票を追加・更新］**>**［PDFを従業員と紐付ける］**を押すと、PDFファイルのアップロードページが表示されます。 ![](2023-03-10-17-57-41.png?size=L) ## 5. 取り込むPDFファイルを準備ファイル名は「社員番号@任意の文字列.pdf」のように、社員番号を含めてください。社員番号が一致する従業員とPDFファイルが紐づけられます。例えば、社員番号001の従業員の源泉徴収票は、「001@令和5年分源泉徴収票.pdf」のようなファイル名にしてください。ファイル名が上記に沿っていない場合や、ファイル形式がpdfでない場合はエラーになり、アップロードできません。 ## 6. PDFファイルを選択し、［紐付けた書類を確認する］を押す画面中央のスペースにPDFファイルをドラッグアンドドロップしてアップロードします。画面中央のスペースを押し、PDFファイルを選択してもアップロードできます。 ![](2023-03-10-18-03-26.png?size=L) PDFファイルをアップロードすると、ステータス名と件数の下に詳細が表示されます。ステータスが**［保存完了］**になっていることを確認し、**［紐付けた書類を確認する］**を押すと、源泉徴収票一覧画面に戻ります。 ![](2023-03-10-18-04-29.png?size=L) :::tips **［氏名］**欄にエラーが表示された場合は、内容を確認して、ファイルをアップロードし直してください。 ![](./toroku_pdf4.png?size=L) ::: ## 7. PDFファイルを確認し、確定と通知をする源泉徴収票の一覧画面で内容を確認し、**［源泉徴収票を確定］**を押すと、確定されます。確定すると、従業員はトップページから発行された源泉徴収票を閲覧できるようになります。 ![](2023-03-10-17-48-28.png?size=L) 通知したい従業員にチェックを入れ、**［まとめて通知］**を押すと従業員に通知されます。 ![](2023-03-10-17-52-18.png?size=L) :::tips 従業員に送られるメールの内容は、「メールフォーマット」で設定できます。 :link{articleId="360026106674"} ::: :::related :link{articleId="4408644043033"} :link{articleId="360026106274"} :::

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