年末調整機能の事前準備の流れ

年末調整をはじめる前に、事業所情報や従業員情報など、年末調整に必要な情報がSmartHR基本機能に登録されているかを確認してください。

年末調整の事前準備とは

年末調整機能を使いはじめる前に、SmartHR基本機能の設定や登録情報を確認する作業を「事前準備」と呼びます。

このページでは、事前準備で主に実施する作業について説明します。

年末調整機能の権限を設定する

年末調整機能を利用するには、管理者権限を持つアカウントによる機能操作範囲の設定が必要です。年末調整業務を行なう担当者のアカウント権限に、年末調整機能の機能操作範囲を設定してください。

年末調整の権限を設定する 年末調整における権限設定の活用例

基本機能の共通設定を確認する

会社情報・事業所情報の設定を確認する

基本機能に設定されている会社情報・事業所情報が年末調整機能に同期され、年末調整の書類に反映されます。以下の手順で、正しい情報が登録されているかを確認してください。

年末調整の書類に反映される会社情報・事業所情報を確認する 事業所情報を設定する

部署・続柄のマスターデータを確認する

基本機能に設定されている部署・続柄のマスターデータが年末調整機能に同期されます。以下の手順で、必要な情報が登録されているかを確認してください。

部署マスターとは 続柄のマスターデータを管理する

従業員に関する情報を登録・更新する

従業員情報とアカウントを確認する

年末調整機能で従業員に年末調整を依頼するには、従業員情報やアカウントが揃っている必要があります。以下の手順で、年末調整に必要な従業員情報とアカウントを整備してください。

前年に収集した保険情報と住宅ローン控除情報を今年の年末調整に引き継ぐ場合は、前年の依頼ステータスが「確定」になっているかを確認します。

年末調整に必要な従業員情報を整備する

従業員情報・家族情報を更新する

年末調整機能では「差分リスト」で、SmartHR基本機能に登録された従業員情報と、従業員からの申告内容に違いがあるかを確認できます。

年末調整終了後に差分リストで違いを正しく表示するために、年末調整機能をはじめる前に、最新の従業員情報・家族情報を登録してください。

今年の差分リストを活用するための事前準備

従業員本人と扶養家族のマイナンバーを登録する

年末調整書類には、原則として従業員本人と扶養家族のマイナンバーの印字が必要です。 SmartHRのマイナンバー管理機能を使ってマイナンバーを収集・登録すると、年末調整機能に同期して、年末調整書類にマイナンバーを印字できます。

マイナンバー管理機能の使い方はマイナンバー管理機能とはを参照してください。

マイナンバーの印字を省略する場合は、所轄税務署に確認の上で運用を検討してください。 給与所得者の扶養控除等申告書へのマイナンバー表示を省略できる要件とは

年末調整のマイナンバーに関するよくある質問

（任意）扶養家族や氏名・住所変更の申請を一時的に停止する

年末調整の期間中、従業員から「扶養追加・扶養削除・住所変更・氏名変更」の申請を停止したい場合は、従業員のアカウント権限の設定ページで、手続きの［作成］権限のチェックを外してください。 従業員のホーム画面に手続き申請ボタンが表示されなくなります。

従業員画面の手続き［扶養家族の追加］［扶養家族の削除］［住所変更］［氏名変更］を非表示にする

事前準備が完了したら、年末調整機能の［はじめる］を押して、年末調整を開始します。

年末調整機能の初期設定の流れ