年末調整機能の事前準備の流れ

このページでは、年末調整をはじめる前に行なう、SmartHR基本機能の設定、登録情報の確認・整備などの事前準備の流れについて説明します。

以下のフロー図を参考に、必要な作業を実施してください。

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年末調整機能に同期される基本機能のデータ

年末調整機能には、基本機能の以下のデータが同期されます。

• 企業アカウントの事業所情報
• 部署マスターデータ
• 続柄マスターデータ
• アカウント権限
• 条件を満たす従業員情報と家族情報
• 昨年の年末調整の収集情報のうち、ステータスが［確定］の依頼

1. 事業所情報、部署・続柄マスター、権限の設定を確認する

会社情報・事業所情報の設定を確認する

基本機能に設定されている会社情報・事業所情報は、年末調整機能に同期され、年末調整の書類に反映されます。 以下の手順で、正しい情報が登録されているかを確認してください。

部署・続柄のマスターデータを確認する

部署・続柄のマスターデータも年末調整機能に同期されます。 以下の手順で、必要な情報が登録されているかを確認してください。

年末調整機能の権限を設定する

年末調整機能を操作するには、管理者権限を持つアカウントが、対象のアカウントに適切な権限を付与する必要があります。 年末調整担当者のアカウントに付与している権限に、年末調整機能の「機能操作範囲」を設定してください。

2. 従業員情報の登録と従業員の招待を進める

従業員に年末調整を依頼するには、従業員情報および従業員アカウントが必要です。 以下の手順で、年末調整に必要な従業員情報を登録し、従業員をSmartHRに招待してください。

なお、以下の手順3、手順4もあわせて対応するとスムーズです。

3. 従業員情報と家族情報を更新する

年末調整機能では、基本機能から取り込んだ従業員情報・家族情報と、年末調整で従業員が申告した従業員情報・家族情報との間に差異があるかを確認できる「差分リスト」を提供しています。

年末調整機能にデータを同期する前に、従業員情報・家族情報を最新の状態に更新しておくことで、年末調整書類のチェック作業が効率化できます。

事前に登録しておく情報は、今年の差分リストを活用するための事前準備を参照してください。

従業員情報・家族情報の更新方法は、以下のヘルプページを参照してください。

4. マイナンバーを登録する（従業員本人および扶養家族）

年末調整書類には、原則として従業員本人と扶養家族のマイナンバーの印字が必要です。 SmartHRのマイナンバー管理機能を使ってマイナンバーを収集・登録すると、年末調整機能に同期して、年末調整書類にマイナンバーを印字できます。

マイナンバー管理機能の使い方はマイナンバー管理機能とはを参照してください。

マイナンバーの印字を省略する場合は、所轄税務署に確認のうえで、運用を検討してください。

5. 昨年の年末調整の依頼を［確定］する

昨年の年末調整機能で収集した以下の情報は、依頼ステータスが［確定］になっている場合に限り、今年の年末調整に引き継がれます。

• 保険情報
• 住宅ローン控除（住宅借入金控除）情報

年末調整の設定をはじめる前に、前年の依頼ステータスが［確定］になっていることを確認してください。

複数の依頼ステータスをまとめて変更する手順は、依頼状況と確認状況を一括で変更するを参照してください。

6. 団体保険料データをCSV形式で入手する

年末調整機能では、団体保険料のデータを取り込むことで、従業員が編集できないようロックした状態で、従業員の回答画面に表示できます。

契約している保険会社や代理店、LINC（生命保険団体扱インターネットサービス）などから、CSV形式で団体保険料ファイルを入手しておきます。

取り込み前に、SmartHRの受け入れ形式にあわせてCSVファイルを編集する必要があります。

DAT形式のファイルしか取得できない場合

DAT形式しか取得できない場合は、「団体保険DATファイルチェッカー」を使って、DATファイルが正常に取り込めるかを確認してください。

「LINC形式」または「損保標準形式」のDATファイルであれば、CSV形式に変換可能です。エラーとなった場合も、エラー項目を修正することで、インポート用のCSVファイルを作成できます。

詳しい手順は以下のヘルプページを参照してください。 団体保険ファイルのインポートの可否を確認する

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（任意）扶養家族や氏名・住所変更の申請を一時停止する

年末調整の期間中、従業員からの「扶養追加・扶養削除・住所変更・氏名変更」の申請を一時的に停止したい場合は、従業員のアカウント権限の設定ページで、手続きの［作成］権限のチェックを外してください。

これにより、従業員のホーム画面に手続き申請ボタンが表示されなくなります。

事前準備が完了したら

準備が整ったら、年末調整機能の［はじめる］を押して、年末調整を開始します。