年末調整機能の初期設定の流れ

年末調整機能で［はじめる］を押してから、従業員に年末調整の依頼を送る前までの作業を「初期設定」と呼びます。 このページでは、初期設定の操作の流れについて説明します。

年末調整機能で［はじめる］を押す

年末調整機能のダッシュボードにある［はじめる］を押して、初期設定を開始します。

年末調整の対象にしたい従業員が表示されているかを確認し、依頼グループに振り分けます。対象となる従業員や依頼グループは、後からでも追加・変更できます。

アンケート画面のヒントメッセージを設定する

従業員のアンケート画面には、設問ごとにヒントメッセージを設定できます。 従業員から例年問い合わせが多い箇所や、独自の運用を案内したい設問にヒントメッセージを設定しましょう。

マイナンバーを同期する

マイナンバー機能で収集した従業員・扶養家族のマイナンバーを年末調整機能に同期します。

依頼グループの設定を確認する

以下の項目は、［はじめる］を押した際に設定しますが、後からでも変更できます。最初に選択した設定内容を確認のうえ、必要に応じて修正してください。

• 書類・原本設定、引き戻しの許可設定：年末調整の依頼グループの設定と変更方法
• 管理者からのお知らせ設定：従業員の年末調整画面に管理者からのお知らせを設定する
• メールフォーマット設定：【一覧】年末調整機能で届く通知（メール）の内容
• 再通知設定、締切設定：年末調整の再通知と締切を設定する

年末調整の通知設定や住所の印字設定を確認する

すべての依頼グループに適用される通知設定、住所の印字設定を確認し、必要に応じて変更してください。

保険料・住宅ローン控除などのデータを取り込む

前年の保険料や住宅ローン控除情報を取り込む

前年の年末調整をSmartHRで実施した場合は、従業員が申告した保険情報と住宅ローン控除情報を今年の年末調整に引き継ぎ、従業員のアンケート画面に表示できます。

他システムに前年の保険情報がある場合は、CSVファイルでインポートできます。

団体保険料のデータを取り込む

取り込み可能な団体保険ファイルをお持ちの場合は、団体保険情報を一括インポートして、従業員のアンケート画面に反映できます。

企業型確定拠出年金のデータを取り込む

企業型確定拠出年金のデータをインポートして、従業員のアンケート画面に反映できます。

年末調整対象外の従業員を［対象外］に変更する

乙欄・退職予定などの理由で年末調整の対象とならない従業員がいる場合は、［対象外理由］を設定して、年末調整の対象外にします。

収入が2,000万円を超える、今年の給与支給の対象外などの理由で、年末調整対象外だが来年の「扶養控除等（異動）申告書」を作成したい従業員がいる場合は、複数の対応方法があります。どの方法で書類を作成するかをあらかじめ検討してください。

作成方法によっては、「対象外」に変更しないでおく必要があります。

［はじめる］を押した後に従業員や事業所情報、依頼グループを変更したい場合

従業員情報を追加・変更する

［はじめる］を押して初回のデータ同期を行なったあと、SmartHR基本機能で追加・更新された従業員情報を年末調整機能に反映する場合、反映したい情報によって対応が変わります。

従業員の「部署」「雇用形態」を更新する場合

年末調整機能の［従業員情報を同期］を押して、基本機能から従業員情報を同期してください。

「部署」「雇用形態」以外の従業員情報を更新する場合

「部署」「雇用形態」以外の従業員情報を更新したい場合は、対象の従業員を削除した後、CSVファイルで従業員を追加してください。

年末調整の開始後に入社した従業員を追加する場合

CSVファイルで従業員を指定して、年末調整の依頼グループに従業員を取り込んでください。

事業所情報を変更する

［はじめる］での設定を完了した後、事業所情報を変更した場合は、以下の手順で同期を行なってください。

依頼グループを追加・変更する

依頼グループを追加・変更したい場合は［対象従業員設定］から操作できます。

初期設定が完了したら

初期設定が完了したら、従業員にアンケートの回答を依頼します。