年末調整とは

会社が従業員に支払った1年間の給与や賞与から源泉徴収をした所得税等の金額が、本来納めるべき年間の税額と一致しているかを確認し、過不足を調整する手続きを「年末調整」といいます。

このページでは、年末調整の概要をはじめ、令和5年の改正内容、SmartHRの年末調整機能を使って効率化できるポイントを紹介します。

年末調整の概要

年末調整は、その年の給与合計額が確定するタイミングで、1年間に源泉徴収をした税額と1年間に納めるべき税額が一致しているかを確認する手続きです。

所得税額は、その年の1月〜12月の給与・賞与等の総額から各種控除額を差し引いた金額をもとに計算します。

従業員ごとに、受けられる控除の内容や金額が異なるため、年末調整では以下の申告書を配布して必要な情報を収集します。

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
• 給与所得者の保険料控除等申告書
• 給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書（2020年以降に対象になった場合は、給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書 兼（特定増改築等）住宅借入金等特別控除計算明細書）

税額に過不足が発生する背景

会社が従業員に給与や賞与を支払う際、所得税を源泉徴収しています。

しかし、例えば年の途中で扶養親族が増えた場合、それまでに発生した所得税を再計算することはしませんが、年税額は12/31時点の状況で計算するため、差分が発生します。

また、生命保険料控除や住宅ローン控除など、年末調整でしか控除できないものもあり、それらも税額の過不足につながります。

令和5年 税制改正に伴う変更点

税制改正に伴い、令和5年（2023年）分の年末調整に変更点があります。 税制改正のポイントは、下記のページをご覧ください。

2023年の年末調整変更点は3点のみ！2024年適用の内容も先行解説

税制改正に伴うSmartHRのシステム対応について、詳しくは年末調整機能2023年版の改善内容をご覧ください。

年末調整の流れと、SmartHRで効率化できること

年末調整の流れ

年末調整を進めるにあたり、必要な業務は以下のとおりです。（一例）

実施時期	内容
10月	年末調整の対象者をリストアップ
	申告書の印刷・発送準備・発送
	団体保険情報の申告書印字 ※必要な場合のみ
11月上旬	（従業員の申告書作成期間）
11月中旬 〜下旬	申告書の回収
	申告書の到着チェック
	申告書の内容チェック
12月上旬 〜中旬	申告書の内容をデータ化
	給与計算システムで年末調整を計算 ※ SmartHRに給与計算機能はありませんが、給与計算システムとデータ連携が可能です。

SmartHRで効率化できること

年末調整の対象者をリストアップ

SmartHRに登録している従業員情報を一覧で確認でき、対象者のグループ分けも簡単です。

部署ごと、雇用形態ごと、年末調整の担当者ごとなど、任意のグループを作成し、対象者を管理できます。

年末調整を利用した翌年以降は、前年のデータを引き継いで利用できます。

SmartHRでは、従業員の入力の手間を軽減するため、前年にSmartHRの年末調整で保険や住宅借入金控除の申告情報などを入力している場合、前年の情報を引き継いで表示します。

申告書の印刷・発送準備・発送

申告書の記入をオンラインで依頼でき、申告書の印刷・配布にかかる手間を削減できます。

従業員への通知も、年末調整の依頼と同時に完了。自動でメールが送信されます。

依頼を受け取った従業員は、パソコンやスマホからアンケートに答えるだけで年末調整が完了します。

各種控除額が自動で計算され、年末調整の専門知識がなくても手続きを終えられます。

団体保険情報の申告書印字

LINC形式や損保標準フォーマットのDATファイルをお持ちの場合、あるいはSmartHR形式のCSVファイルを使用して、SmartHRに団体保険情報の一括インポートが可能です。

団体保険情報を記載した状態で、従業員に年末調整を依頼できます。

保険料控除証明書を電子データで回収

生命保険と地震保険の保険料控除証明書を電子データ（電子的控除証明書）で回収できます。

電子的控除証明書を提出した場合は、従業員は原本の提出が不要になります。

申告書の回収・到着チェック

従業員のアンケート回答状況、管理者によるチェック状況など、年末調整のステータス（状況）を一覧で管理できます。

従業員への差し戻しや、未提出の従業員への再通知もSmartHRひとつで完結します。

申告書の内容チェック

オンラインで申告書の確認、添付書類の原本の確認ができます。

修正が必要な場合は、必要な書類だけを従業員へ差し戻しができます。

複数の書類をまとめて確認する機能や、書類を「ダブルチェック待ち」にする機能など、書類チェックを効率化する機能を備えています。

申告書の内容をデータ化

年末調整のアンケートで収集した各種申告書にまつわるデータは、CSVファイルでダウンロードできます。

書類の内容を手入力する必要がありません。

他社の給与計算ソフトとの連携

年末調整結果を、給与奉行iシリーズやマネーフォワード クラウド給与などと連携できます。

データを一から作成し、内容に不備がないか確認する手間が省けます。