依頼を送信する・送信を予約する
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作成した書類を確認し、依頼を送信または依頼の送信を予約する方法を説明します。
1. 書類に不備がないか確認する
送信する前に、書類の内容に問題がないかを確認してください。
以下のように書類の準備を終えていない場合、依頼を送信できません。
- 書類テンプレートで設定されている［入力必須項目］の従業員情報が登録されていない
- ［CSV挿入用テンプレート変数］の挿入が終わっていない
- ［PDF書類］にPDFファイルのアップロードが終わっていない
- 依頼に含まれるすべての書類の承認が完了していない
準備を終えていない場合、依頼グループ詳細画面の依頼一覧に、以下のようなメッセージが表示されます。メッセージごとに必要な手順を参照し、準備を完了してください。
| 表示されるメッセージ | 必要な手順 |
|---|---|
| 書類の作成に失敗しました。必須項目の内容を確認してください。 | Q. 「書類の作成に失敗しました。必須項目の内容を確認してください。」と表示される場合は？ |
| CSV挿入用テンプレート変数にデータが挿入されていません。 | CSV挿入用テンプレート変数にデータを挿入する |
| PDFファイルがアップロードされていません。 | PDFファイルをアップロードする |
| 承認依頼前の書類です。 | 文書配付機能の承認者に承認を依頼する |
| 承認待ちの書類です。 | 文書配付機能の承認者に承認を依頼する |
| 承認者から却下されました。 | 文書配付機能で、書類を承認依頼前に戻す |
2. 依頼を送信する
依頼を送信する場合、［今すぐ送信］と［送信を予約］の2つの方法があります。
今すぐ送信
依頼グループ詳細画面で、依頼したい従業員にチェックを入れ ［依頼を一括送信］>［今すぐ送信］を押します。確認画面が表示されたら、［送信］を押します。
依頼が［依頼中］タブに移動し、送信の処理が完了した依頼から順次、［未完了］タブに移動します。
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送信を予約
依頼グループ詳細画面で、依頼したい従業員にチェックを入れ ［依頼を一括送信］>［送信を予約］を押すと、送信予定日時を選択する画面が表示されます。
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日時を選択し［予約］を押します。依頼が［依頼中］タブに移動し、予約の処理が完了した依頼から順次、［予約中］タブに移動します。
送信予定日時になると従業員に送信され、依頼は［未完了］タブに移動します。
送信もしくは送信を予約したい依頼が1件の場合には、依頼の右側の［…］メニューからも予約できます。
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送信後の進捗を確認するには以下を参照してください。
従業員に依頼を通知する
即時送信・送信を予約のいずれの場合も、送信時には自動で従業員に通知されますが、送信後にリマインドメールを送ったり、従業員ごとに再通知したりもできます。
通知メールの文面や編集手順は以下のヘルプページを参照してください。
【一覧】文書配付機能の通知メールの内容 書類セットや依頼グループの通知メールを設定・編集する
送信を再通知（リマインド）する手順は以下のヘルプページを参照してください。
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